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La signature électronique, outil de confiance n° 1

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    Outil de confiance
    Archimag vous a concocté un Supplément digital gratuit pour bien comprendre les enjeux et les subtilités de la signature électronique. Téléchargez-le !
  • La signature électronique n’en finit plus de se développer ! Limitée aux banques, assurances et collectivités il y a encore 5 ans, elle est aujourd’hui un outil indispensable pour effectuer de nombreuses démarches, offrant notamment un gain de temps et une sécurité plus qu’appréciables. Où en est-elle aujourd’hui ? Quels en sont les usages ? Comment est-elle encadrée ? Les réponses.

    Tout comme la dématérialisation, à qui elle est étroitement liée, la signature électronique n’en finit plus de se développer ! En mai 2020, une enquête Archimag menée auprès de 136 organisations françaises indiquait que 39 % d’entre elles avaient déjà succombé à cet outil, et que 43 % s’apprêtaient à franchir le cap dans les années à venir. Et la tendance n’est pas près de s’inverser. 

    D’après une étude Markess by Exaegis (2021), 64 % des entreprises et organisations publiques sont dotées d’une solution de signature électronique, et seulement 12 % y sont farouchement opposées. D’ici 2023, la société d’études estime que 87 % des structures seront équipées, faisant de la signature électronique l’outil de confiance le plus répandu, devant l’archivage électronique notamment.

    L’émergence de nouveaux secteurs d’activité

    De plus en plus répandue, la signature électronique est malgré tout plus développée dans certains secteurs d’activité que d’autres. Outre les banques, assurances et mutuelles, qui ont été les premières à adopter cette technologie pour sécuriser leurs documents, la signature électronique est aujourd’hui de mieux en mieux implantée dans des secteurs ayant besoin de fluidifier leurs processus. 

    Parmi eux, l’immobilier a de plus en plus souvent recours à la signature électronique, permettant de faire signer une grande variété de documents à la volée. Les acteurs de la construction, eux aussi, utilisent désormais la signature électronique, notamment dans le cadre de la signature de marchés, pouvant mobiliser des dizaines de corps de métiers (soit autant de parties prenantes).

    Le secteur de la santé, lui aussi, peut y trouver son compte, la signature électronique ayant le double avantage de répondre à des enjeux de sécurité (le traitement des données de santé étant très réglementé) et de réduction du papier (dématérialisation du dossier patient). Enfin, et surtout, le tourisme est un marché en plein développement, s’adaptant aux nouveaux modes d’achat des consommateurs, qui privilégient le 100 % web (ou le phygital) pour réserver leurs voyages.

    Des usages qui restent classiques

    Côté métiers, la signature électronique répond principalement à 3 cas d’usages :

    • Ressources humaines : signature de contrats, avec la possibilité d’automatiser tout ou partie du processus d’onboarding ;
    • Service juridique : signature de contrats, lettres de mission, actes juridiques, etc. ;
    • Service commercial : signature des accords commerciaux (contrats, factures, bons de commande, bons de livraison, etc.).

    Le rapport Gouvernance de l’information du Groupe Serda - Archimag (2022) confirme d’ailleurs cette tendance : les contrats fournisseurs sont les types de documents les plus signés électroniquement, avec 35,4 % des suffrages, suivis des marchés publics (34,7 %), des documents RH (28,6 %) et des contrats clients (25,8 %). Plus globalement, la signature électronique prend tout son sens dès lors qu’elle est mise au service de processus métiers nécessitant la validation de plusieurs parties : en plus d’être sécurisés, les échanges gagnent en fluidité, permettant un traitement plus rapide des documents.

    Quand la réglementation fait peau neuve

    Au-delà de l’aspect pratique qu’offre la signature électronique, il est évident que les cadres réglementaires mis en place favorisent son développement. Outre les politiques favorables à la dématérialisation, la signature électronique profite de la force probante que lui attribue le règlement eIDAS, dont la mise à jour est justement en cours d’élaboration. D’abord annoncée pour septembre 2022, elle pourrait finalement ne voir le jour qu’au début de l’année suivante. 

    Tout particulièrement, cette refonte intégrera un volet important autour de la vérification d’identité à distance et de la dématérialisation de la signature électronique qualifiée. Pour rappel, cette dernière nécessite actuellement l’utilisation d’un support physique ; avec la nouvelle version du règlement eIDAS, elle passerait en mode full SaaS et serait donc accessible à tous les citoyens européens, qui pourront signer de nombreux documents.

    Des freins qui pèsent sur les petites entreprises

    Reste que malgré les évolutions réglementaires, certains freins à l’adoption de la signature électronique par les organisations de toutes tailles ont la dent dure ! Certes, la crise sanitaire (et la nécessité de continuer à faire signer des contrats) a levé l’un des plus importants d’entre eux, c’est-à-dire le manque d’intérêt des dirigeants pour cette technologie. Néanmoins, d’autres se font toujours ressentir, en particulier autour de la protection des données et des processus de sécurité.

    C’est d’autant plus vrai dans les TPE et PME , qui accusent encore un retard important par rapport aux grands groupes. La tendance pourrait cependant s’inverser dans les années à venir, les éditeurs de solutions de signature électronique étant de plus en plus nombreux à adapter leur offre aux besoins bien spécifiques des petites structures et des indépendants. De là à espérer un taux d’équipement à 100 % d’ici 2030 ? Tous les espoirs sont permis…

    Pour tout savoir de la signature électronique et du parapheur électronique, téléchargez l'édition 2022 du Supplément Archimag entièrement dédié à cette thématique.  
     

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    Les podcasts d'Archimag
    Saison 2, Ép. 7 - Diplômé de l'École nationale des chartes et de l'Institut national du Patrimoine, Bruno Ricard est conservateur général du patrimoine. Il est également directeur des Archives nationales depuis 2019. Au micro de Bruno Texier, il revient, pour les podcasts d'Archimag, sur les grands projets des Archives nationales. Mais avec le développement exponentiel de l'intelligence artificielle, une première question se dessine : les archivistes doivent-ils craindre pour leur métier face à la puissance de l'IA ?
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