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Gestion de contenu dans les grandes entreprises : entre manque de collaboration et risques de sécurité

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    Les grandes entreprises, elles aussi, sont confrontées à l'éparpillement des données, au manque de collaboration, à une sécurité mise à mal et des difficultés d’accès. (Freepik/rawpixel.com)
  • Plus de 100 professionnels ont participé à une enquête relative à la gestion de contenu menée par Archimag, en partenariat avec l’éditeur Box, de septembre à octobre 2022. Parmi eux, près de la moitié travaille dans une grande entreprise, et force est de constater que les pratiques de ces structures diffèrent des autres. Tour d’horizon des principaux indicateurs issus des résultats de cette étude.

    Éparpillement des données, manque de collaboration, sécurité fragilisée et difficultés d’accès : telles sont les conséquences de la profusion d’outils technologiques dont disposent les organisations de toutes tailles pour gérer leurs contenus. Et en la matière, les grandes entreprises ne sont guère mieux loties que les structures de taille plus modeste ! En effet, elles subissent, elles aussi, les effets néfastes du millefeuille technologique dont elles sont dotées. 

    Et pour cause : 71 % des grandes sociétés disposent d’une suite bureautique collaborative, 41 % d’un CRM et d’une solution collaborative, 39 % d’une solution RH… Autant d’outils dans lesquels sont dispersés les contenus et les données qu’ils renferment ! De même, les mauvaises pratiques en matière de stockage de contenus documentaires sont monnaie courante : 67 % des professionnels gardent leurs ressources sur leurs postes de travail, contribuant encore à la création de silos d’informations dont se plaignent 90 % des grandes entreprises.

    Un équipement inadapté et source d’inquiétudes

    Si la gestion de contenu est aussi complexe au sein des structures de plus grande taille, c’est aussi parce que ces dernières sont généralement dépourvues d’une solution unifiée et sécurisée de stockage, gestion et gouvernance des contenus, comme le font savoir 6 répondants sur 10. Pour inverser la tendance, 63 % des professionnels préféreraient gérer leurs contenus documentaires dans un outil dédié.

    Faute de disposer d’une telle solution, 79 % des sondés se disent préoccupés par le manque de collaboration et d’harmonisation des bonnes pratiques, 71 % par la sécurité d’accès aux contenus et 70 % par les difficultés liées à la recherche des données et des documents silotés. Des inquiétudes partagées par les professionnels de l’IT des grandes entreprises, dont 54 % se plaignent d’opérations complexes et 42 % d’un stockage inadapté. En parallèle, 68 % reconnaissent avoir mis en place une stratégie documentaire différenciée par métiers plutôt qu’unifiée à l’échelle de l’entreprise. 

    Le partage de contenus en ligne de mire

    Conséquence directe des mauvaises pratiques répandues dans les grandes entreprises en matière de gestion de contenu, les échanges de ressources documentaires sont particulièrement complexes. Dans 45 % des cas, c’est par e-mail que sont partagés les contenus en interne, loin devant les solutions de transfert de fichiers (24 %) ou de business messaging (12 %). De quoi soulever, là encore, des questions liées à la sécurité des documents et des données !

    Par ailleurs, 71 % des grandes entreprises ont également besoin de partager des contenus à l’externe et de collaborer autour de ces derniers. Mais là encore, les professionnels de tous les secteurs font face à de nombreux obstacles, en tête desquels des difficultés à partager des contenus trop volumineux (65 %). 38 % des répondants font également savoir que leurs destinataires ne peuvent lire les fichiers partagés faute d’application adaptée, 32 % ne sont pas en mesure de restreindre l’accès à leurs documents, et 30 % n’ont aucune visibilité sur les documents partagés (lecture, téléchargement, partage, etc.). 

    Pour remédier aux problématiques qu’ils rencontrent lors du partage de contenus, 66 % des sondés souhaiteraient disposer d’un espace collaboratif sécurisé dédié et éphémère et tracer les accès aux contenus. 34 % des professionnels se tourneraient en priorité vers une solution interconnectée nativement avec leur écosystème applicatif ou permettant de maîtriser la sécurité des contenus partagés en interne ou à l’externe. Autant de solutions qui permettraient aux grandes entreprises de collaborer autour de leurs contenus documentaires, de les gérer plus efficacement, et en toute sécurité ! 

    Pour en savoir plus, téléchargez gratuitement le rapport d’enquête “Les organisations françaises face à la gestion de contenus" en cliquant ici.

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    Le Syndicat intercommunal d'énergies de Maine-et-Loire (SIÉML) s’est lancé dans un grand projet d’archivage électronique en 2023. L’opportunité de réduire l’impact carbone tout en optimisant les processus est apparue au cours du projet. Agnès Arendo, archiviste et déléguée à la protection des données du SIÉML, revient sur la mise en route et les grandes étapes de ce chantier.
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