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Dossier : Ged automatisée, quelle valeur ajoutée ?

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    La pandémie et la généralisation du télétravail ont accéléré la prise de conscience autour de l’automatisation des processus documentaires et métiers. (DilokaStudio/Freepik)
  • Avec l’automatisation, les applications de gestion électronique des documents (Ged) peuvent franchir un pas de plus en faveur des organisations dématérialisées. Les enjeux sont multiples : gain d’efficacité, bien sûr, mais aussi meilleures fiabilité et traçabilité. Pour automatiser davantage, il faudra identifier les flux, chasser les tâches sans valeur ajoutée, modéliser, tester, mettre en œuvre… Bien déployée, la méthode permettra de tirer d’autant mieux profit de la solution choisie. Une évolution que les éditeurs prennent en compte, ayant étoffé leurs Ged de larges possibilités d’automatisation. Ressources humaines, comptabilité et facture, courrier : les métiers apprécient !

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    Au sommaire


    Cela fait désormais plusieurs années que l’automatisation est au cœur des discussions. Dans les salons professionnels comme Documation, Salons Solutions ou e-Futura, elle est devenue un sujet incontournable de l’ingénierie documentaire.

    De façon très concrète, elle est désormais présente dans les trois processus documentaires suivants : le traitement des transactions, la comptabilité fournisseur et la gestion de la sécurité des documents. Selon une étude comparative menée en France par Kofax auprès de 800 cadres, « le numérique a mis en évidence un écart entre les entreprises qui se sont transformées grâce à l’automatisation et à l’intelligence artificielle et celles qui ont insuffisamment investi et se retrouvent ralenties par une culture d’entreprise analogique ».

    Lire aussi : Bien choisir sa Ged en 7 points clés + le tableau comparatif 2022

    Pour les entreprises dites « analogiques », certaines tâches sont en effet encore réalisées « à la main » : copier-coller des données d’une source à une autre ou appliquer les règles métier tout au long du processus… Rébarbatives, chronophages, peu gratifiantes pour les salariés et susceptibles de générer des erreurs de saisie, elles nuisent à l’efficacité de l’entreprise.

    La technologie RPA (robotic process automation ou automatisation robotisée des processus en français) est prometteuse : capable de réaliser des tâches 24 heures sur 24, elle affiche un taux de précision imbattable.

    Son impact sur la productivité est, lui aussi, imbattable : un rapport du cabinet IDC Financial Insights l’estime à un gain de temps de 50 à 90 %. Autre argument qui joue en sa faveur : les collaborateurs, qui sont délivrés des tâches répétitives, peuvent être affectés à de nouvelles missions à plus forte valeur ajoutée.

    Trois défis majeurs

    Sans surprise, la crise sanitaire de Covid-19 et la généralisation du télétravail ont joué un rôle d’accélérateur dans la prise de conscience autour de l’automatisation des processus documentaires et métier. Pour le seul secteur des TPE/PME, le cabinet Markess estime que trois défis majeurs devront être relevés dans les prochaines années :

    • Le besoin de mieux partager les documents dans l’écosystème des entreprises (clients, fournisseurs, partenaires), ainsi que la nécessité de sécuriser et protéger les données ;
    • La mise en conformité des processus documentaires, notamment avec la mise en place de nouvelles évolutions réglementaires dans la digitalisation des entreprises ;
    • La réduction des coûts de traitement des documents, avec l’automatisation des processus métiers et documentaires, tels que les workflows, BPM, IA, etc.

    Sur ce dernier point en particulier, les entreprises affichent une volonté claire de digitaliser et automatiser leurs processus métiers et documentaires. Les activités qui y sont liées devraient ainsi croître de plus de 22 % d’ici 2025.

    Convertir les données non structurées en informations structurées

    Parmi les nombreuses fonctions éligibles à l’automatisation, le courrier est directement concerné par la RPA. « Aujourd’hui encore, les salles de courrier sont très actives dans beaucoup d’organisations et de nombreuses étapes de leur activité peuvent être digitalisées ou automatisées », estime Alexis Vernières (Kofax France) ; « pour les salles de courrier qui sont déjà numériques, l’étape suivante est de s’étendre aux flux digitaux, notamment via le traitement des documents entrants par mail ou par les portails externes de l’entreprise. »

    Lire aussi : Juan Sebastian Carbonell : "Il faut relativiser l'idée d'une économie dématérialisée"

    À ses yeux, la digitalisation des salles de courrier fait désormais figure de fait acquis, mais elle ne suffit pas : « La digitalisation des salles de courrier peut aller plus loin et s’appuyer sur l’intelligence documentaire qui repose sur la capture cognitive et l’intelligence artificielle pour convertir les données non structurées en informations structurées.

    L’IA et l’automatisation de processus intégrés (traitement de langage naturel, machine learning, capture mobile, développement low code, etc.) optimisent le traitement des documents en front office et en back office ».

    Vers une numérisation intelligente

    Autre fonction impactée par l’automatisation, la numérisation est en passe de devenir plus fluide et plus efficace. Grâce à ses capacités de traitement, l’IA est en mesure de traiter des formats documentaires variés : papier, documents électroniques, fichiers sonores, photographies, vidéos, etc.

    Les traitements documentaires eux-mêmes sont toujours plus agiles qu’il s’agisse de classification, de résumé de document, de suggestion de données complémentaires, de traduction automatique, de retranscription de communications téléphoniques ou encore d’analyse de courriels de clients grâce à la reconnaissance de sentiments positifs et négatifs (opinion mining).

    Derrière ces capacités accrues, on voit poindre un nouveau paradigme : il ne s’agit plus seulement de numériser un maximum de documents, mais de favoriser une gestion multicanale. Objectif : faire converger différentes sources de données dans une logique d’optimisation de la relation client.

    Lire aussi : Comment automatiser vos processus et workflows ? Méthode

    Les technologies d’automatisation apportent également aux spécialistes de l’ingénierie documentaire un confort d’usage non négligeable, à l’image de la solution de Recital qui permet de classifier et d’extraire automatiquement les données essentielles des documents entrants.

    Ces processus sont réalisés avec la même précision qu’un humain, mais de façon beaucoup plus rapide. L’un des clients de Recital estime que l’analyse automatisée d’un document est aujourd’hui réalisée en moins d’une minute contre 10 à 20 minutes auparavant.

    Après avoir simplifié les travaux de capture classique (facture, notes de frais, etc.), Recital a concentré sa recherche et développement sur des cas d’usage beaucoup plus sophistiqués.
    L’éditeur a récemment lancé Extract Tables, une nouvelle fonctionnalité qui permet de détecter, comprendre et reconstituer les tableaux au sein de n’importe quel document.

    Un marché prometteur et une inconnue

    Les éditeurs, de leur côté, se sont installés sur ce marché porteur à l’image de Zeendoc et de sa solution de Ged Zeendoc qui permet, entre autres, la dématérialisation des factures et l’automatisation de certains processus comme la signature électronique des contrats commerciaux ou la mise en place d’une piste d’audit fiable, l’envoi de bulletins de salaire électroniques ou encore la dématérialisation des notes de frais.

    À l’échelle mondiale, plusieurs mastodontes se partagent un marché prometteur, à commencer par UiPath qui est désormais valorisée à près de 30 milliards d’euros après une énième levée de fonds réalisée l’an dernier. Même scénario pour Automation Anywhere qui a multiplié les levées de fonds et affiche une valorisation proche des 7 milliards d’euros.

    L’éditeur a récemment ouvert une représentation à Paris pour partir à la conquête du marché français. Quant à Microsoft, après avoir développé sa propre solution de RPA, il a procédé au rachat de l’éditeur Softomotive.

    Reste une inconnue. En libérant les salariés des tâches répétitives, l’automatisation va-t-elle accélérer la fin du travail ? Selon le cabinet Forrester Research, une dizaine de millions d’emplois seraient menacés en Europe à cause des technologies d’automatisation…

    Lire aussi : Comment Doxtreem a permis à Payan Bertrand de réduire de 80 % ses temps de recherche (article partenaire)

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    Avec l’automatisation, les applications de gestion électronique des documents (Ged) peuvent franchir un pas de plus en faveur des organisations dématérialisées. Les enjeux sont multiples : gain d’efficacité, bien sûr, mais aussi meilleures fiabilité et traçabilité. Pour automatiser davantage, il faudra identifier les flux, chasser les tâches sans valeur ajoutée, modéliser, tester, mettre en oeuvre…
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    est en moyenne signalée toutes les semaines dans les établissements de santé depuis janvier 2021. Les hôpitaux ont subi 27 cyberattaques majeures - qui ont effectué tout ou partie de leurs systèmes d'information - en 2020.
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