Si vous avez l’habitude de numériser des documents, aussi bien pour votre propre organisation qu’en tant que prestataire de numérisation, il est probable que vous consacriez plus de temps à leur préparation qu’à leur numérisation. Et ce, en raison de la variété des types, des formats et de l’état des documents dont le traitement exige plus de temps de préparation et forcément de main-d’œuvre.
Au sein des services de numérisation actuels, le nombre de préparateurs dépasse généralement de loin le nombre d’opérateurs de numérisation, en particulier lorsque des documents spécifiques ou très endommagés font partie du lot. Sauf que, plus le personnel est nombreux à manipuler ces documents, plus le risque lié à la confidentialité des informations à caractère personnel et à la perte de pages due aux transferts de documents entre différents postes de travail augmente. Il s’agit là d’un point de vigilance à prendre en compte pour les entreprises traitant les données personnelles de leurs clients.
Pourquoi rationaliser la numérisation de vos documents?
Malgré la popularité du travail à distance et l’adoption des solutions digitales, le papier, le courrier et les documents physiques sont encore très présents au sein des organisations. La grande majorité des informations d’entreprise seraient d’ailleurs disponibles au format papier. Nombre d’entre elles doivent encore recourir au papier pour les paiements, les assurances, certaines transactions, mais aussi le service client, les archives ou encore les votes. Toutes ces informations stockées sur papier sont malheureusement hermétiques à toute forme de recherche rapide et efficace. D’où l’intérêt de les numériser.
Gagner du temps et réduire les efforts grâce à la numérisation One-Touch
Ainsi, grâce à la fonction One-Touch des scanners OPEX®, il est possible de préparer et de numériser simultanément les documents. Et si la numérisation en mode One-Touch peut sembler plus lente que la numérisation traditionnelle à grande vitesse, elle offre en réalité une économie de temps conséquente sur la préparation. De quoi en faire une solution efficace pour toutes les entreprises traitant d’importants volumes de documents très variés, qu’il s’agisse de compagnies d’assurance, d’hôpitaux, de collectivités locales, de cabinets d’avocats ou de BPO (Business Process Outsourcers).
Les scanners OPEX® Gemini® Right-Speed et Falcon® One-Touch rassemblent donc les processus de préparation et de numérisation au sein d’un seul workflow transparent, réduisant le nombre de postes de travail et
de dispositifs nécessaires. Les scanners OPEX® vous garantissent une accélération des processus, une réduction de la main-d’œuvre associée et une réelle économie du temps consacré à la préparation manuelle des documents endommagés, fragiles, petits, fins ou épais.
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Contact
OPEX
Alban Collas
EMEA Sales Manager
tél : 06 07 28 31 02
e-mail : acollas@opex.com
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