Découvrez Le Brief de l'IT, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des data, de l'IT, de la digitalisation et de la transformation numérique !
Retrouvez la partie 1 "Gestion de contenu et logiciels métiers : le rôle central des API"
Urbanisation du SI : de quoi parle-t-on ?
Urbanisation rime avec rationalisation, mais aussi avec transmission. Dans un système d’information (SI), plusieurs niveaux d’urbanisation sont possibles. Nous nous intéressons ici au niveau applicatif, qui consiste en trois couches (ou strates) principales :
- le métier (processus + applications),
- la strate intermédiaire ou bus de service (encore nommée orchestrateur de flux),
- les applicatifs transverses (parapheur électronique, Ged ou ECM, CFN, SAE, TDT, etc.).
Lire aussi : Entre gouvernance et stratégie data, la DSI en première ligne
Ces trois couches s’articulent entre elles grâce à des connecteurs qui fonctionnent en utilisant des API. Elles évitent ce que l’on appelle le mode "silo". Elles reposent sur la couche dite d’infrastructure (authentification, supervision, VM, etc.).
Schéma illustrant une architecture applicative cible. (DR)
Pastell : brique centrale de l’urbanisation du SI
La société Libriciel Scop, basée à Montpellier, a développé un bus de service nommé Pastell, qui permet aux applications métiers de s’interconnecter facilement aux briques transverses du SI (parapheur, Ged, TDT, SAE, etc.) via des connecteurs natifs qu’il suffit de paramétrer. Pastell offre aux applications métiers, et donc à leurs éditeurs, une API Rest riche et documentée qu’ils peuvent assez facilement implémenter. L’intégration dans le SI, et donc l’urbanisation, se trouve ainsi facilitée.
Schéma d’urbanisation basée sur le bus Pastell. (DR)
Les modèles de données métiers ou MDM
Les interfaces de programmation (API) peuvent véhiculer des métadonnées, surtout quand il s’agit de déposer des documents dans un référentiel documentaire, comme dans une Ged. Les modèles de données sont propres à un métier (finances, RH, marchés publics, urbanisme, etc.), mais aussi à une fonction, comme l’archivage.
Le modèle de données devra ainsi contenir des métadonnées propres aux fonctions d’archivage, afin de pouvoir gérer, par exemple, les archives composites ou la durée d’utilité administrative. Le modèle de données est au référentiel documentaire ce que le schéma est à la base de données.
Comment gérer un modèle de données ?
Le modèle de données de l’organisation doit être géré dans un outil dédié (comme un outil de gestion de code), qui permet de faire évoluer ce modèle en fonction des besoins.
Le modèle de données fait partie intégrante de la Ged, qui est l’unique référentiel documentaire.
Les API Ged
- Qu’est-ce qu’une interface CMIS ?
Acronyme de content management interoperability services (services d’interopérabilité pour la gestion de contenu), CMIS est une norme indépendante des éditeurs, principalement utilisée comme interface pour l’intégration de contenus issus d’une multitude de systèmes de gestion de contenu (CMS), notamment les Ged, les ERP et les plateformes d’ECM. Elle peut également intégrer des archives ou des répertoires utilisés pour la gestion de données, appelés référentiels de contenu.
CMIS fournit un modèle de données commun couvrant les types de fichiers et répertoires avec des propriétés génériques pouvant être lues ou écrites. CMIS décrit aussi un système de gestion des droits d’accès, de contrôle de version et offre la possibilité de définir des relations génériques. Il dispose d’un ensemble de services pour modifier ou interroger le modèle de données et peut être utilisé par plusieurs protocoles, comme SOAP (simple object access protocol) et Rest (representational state transfer), à l’aide de la convention Atom. Le modèle est basé sur des architectures communes de systèmes de gestion de documents.
- Avantages d’une interface CMIS
Les fonctions d’une interface CMIS présentent plusieurs avantages :
- interopérabilité par la normalisation : l’interface CMIS unifie le langage utilisé par les différentes plateformes logicielles, permettant ainsi aux solutions de contenu distribuées et multiéditeur de dialoguer et d’interagir. En d’autres termes, il s’agit d’une couche d’abstraction pour piloter une multitude de systèmes. Cette forme de normalisation constitue la base de l’interopérabilité des échanges de données,
- optimisation des processus : la parfaite interopérabilité accélère les processus opérationnels à l’échelle de l’entreprise. Une interface CMIS unifie l’accès à l’ensemble de l’infrastructure informatique du système de gestion de contenu, supprimant les silos de contenu et renforçant l’efficacité du processus de bout en bout,
- souplesse d’utilisation : les nouveaux systèmes se connectent en toute transparence à l’infrastructure IT existante grâce à l’interface CMIS. La norme unifiée facilite l’intégration, réduisant ainsi les coûts de développement et de mise en œuvre.
En outre, au lieu de choisir un logiciel en fonction de ses capacités d’intégration, vous pouvez accorder la priorité à la valeur ajoutée, c’est-à-dire à ses fonctions.
Lire aussi : Gare au "greenwashing" sur les produits et services de la digitalisation !
Comment faire rimer API et décarbonation ?
Les API ou connecteurs (nous avons vu dans l’article du mois dernier que ces deux termes recoupent la même réalité), favorisent la dématérialisation des échanges et contribuent ainsi, d’un côté à la réduction des flux physiques, et, de l’autre, à une réduction des déplacements (mise en place de guichet unique ou de services, comme Demarches.numerique.gouv.fr). Les API entraînent donc, de fait, la diminution des échanges de matière physique, tels que le papier, tout en accroissant les ressources matérielles (serveurs, CPU, terminaux) nécessaires à leur fonctionnement.
Il convient donc de respecter certains critères en matière de numérique responsable, mais également de bonnes pratiques dans la mise en œuvre des projets visant à la réduction des flux physiques :
- une analyse complète des processus métiers en amont du projet,
- un accompagnement au changement des utilisateurs et de ceux qui ont la charge d’opérer le service, pour éviter en particulier toute rematérialisation au cours du processus de traitement des données,
- une attention particulière sur le dimensionnement des ressources matérielles,
- le choix de centres de données écoresponsables.
Le référentiel Serda Conseil/Coopérative Carbone
Dans l’optique de mesurer les impacts d’un service numérique au sein d’une organisation et ainsi de pouvoir, par exemple, comparer différents scénarios de mise en œuvre, Serda Conseil a développé en collaboration avec la Coopérative Carbone un référentiel de 21 indicateurs permettant d’estimer le poids carbone d’un service numérique à partir des facteurs d’émissions d’unités fonctionnelles, comme le stockage d’1 Mo en Ged ou l’envoi d’un e-mail avec une pièce jointe.
Guillaume Vola
[Consultant expert en écoresponsabilité et chef de projet dématérialisation au sein de collectivités]
