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L’archiviste, un acteur clé du cycle de vie documentaire
L’archiviste ne se limite pas à la gestion des fonds anciens ou à la conservation à long terme des documents. Il est aussi un acteur de la gouvernance de l’information. Dès l’arrivée d’un nouvel agent, il peut intervenir pour transmettre les règles de gestion documentaire applicables dans l’organisation, assurant ainsi une cohérence et une conformité qui bénéficieront à l’ensemble de la structure.
L’intégration documentaire consiste notamment à :
- présenter les règles internes de nommage, de classement et de conservation des documents,
- expliquer les responsabilités liées à la gestion des documents numériques et papier,
- prévenir les erreurs fréquentes, comme la duplication de fichiers, le stockage non sécurisé ou la conservation excessive,
- donner des repères concrets sur les durées de conservation et les documents à archiver ou à éliminer.
Selon la Direction interministérielle du numérique (Dinum), une gouvernance documentaire efficace repose en grande partie sur la sensibilisation et la responsabilisation des agents dès leur entrée dans la fonction publique. Cela permet d’instaurer une culture commune de l’information, réduisant les risques de rupture dans la chaîne de traitement documentaire.
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Pourquoi impliquer l’archiviste dès l’onboarding ?
Alors que l’onboarding (processus d’intégration des nouveaux salariés dans une organisation) traite souvent de la logistique d’accueil (badge, messagerie, poste de travail), y intégrer un volet dédié à la gestion documentaire répond à plusieurs objectifs :
- renforcer la conformité réglementaire : les administrations sont soumises à de nombreuses obligations, notamment celles du RGPD, de la loi sur les archives, du Code du Patrimoine ou encore du Code général des collectivités territoriales,
- réduire les risques opérationnels : une mauvaise gestion documentaire peut entraîner la perte d’informations sensibles ou une réponse inadaptée à une demande d’audit,
- fluidifier le travail collaboratif : une organisation documentaire claire et partagée améliore la transmission d’informations et réduit les temps de recherche,
- favoriser l’hygiène numérique : face à l’inflation documentaire, apprendre à bien nommer, classer, archiver ou supprimer devient une compétence de base, au même titre que la maîtrise d’un outil bureautique.
L’archiviste devient alors le référent de la culture informationnelle et son intervention participe à une stratégie de gestion durable et sécurisée des documents.
Modalités de sensibilisation à la gestion documentaire
La sensibilisation ne peut pas être uniforme. Elle doit s’adapter aux profils des nouveaux arrivants, aux spécificités métiers et aux outils utilisés. Voici quelques modalités testées dans les administrations publiques et recommandées par le ministère de l’Action et des Comptes publics :
- sessions d’accueil thématiques sur les archives et sur la gestion électronique des documents (Ged), intégrées au parcours de formation initiale,
- fiches réflexes ou livrets intégrés au "welcome pack" rappelant les gestes à adopter (ex. : comment nommer un fichier, où stocker un document partagé, etc.),
- parcours e-learning interactifs, disponibles sur des plateformes comme Moodle ou 360Learning, incluant des quiz, des cas pratiques et des attestations de suivi,
- système de parrainage documentaire consistant à désigner un agent expérimenté chargé d’accompagner le nouveau collègue sur les usages documentaires,
- intégration à la charte informatique ou à la charte des usages numériques, pour formaliser les engagements attendus.
Ces dispositifs ont un coût très faible comparé aux pertes de temps et aux risques encourus en l’absence de cadre clair.
Les risques d’un onboarding sans culture documentaire
Ne pas sensibiliser les agents à leur rôle dans la gestion documentaire dès le départ, c’est prendre le risque de voir s’installer des pratiques inefficaces, voire dangereuses :
- nommage incohérent de fichiers empêchant leur identification ou leur traitement,
- multiplication de doublons et de versions non maîtrisées, notamment dans les partages collaboratifs,
- stockage local ou sur des plateformes non sécurisées (clé USB, disques durs personnels, clouds grand public),
- oubli ou méconnaissance des délais de conservation entraînant parfois la suppression prématurée de documents essentiels ou la conservation excessive de documents sensibles.
La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) rappelle d’ailleurs que la mauvaise gestion documentaire est l’une des principales causes de manquement au RGPD. Elle expose les organismes à des sanctions et à des pertes de confiance de la part des usagers et partenaires.
Par ailleurs, dans un contexte de numérisation croissante, le Service interministériel des Archives de France (Siaf) souligne que les documents numériques doivent être gérés selon des référentiels précis, comme la norme NF Z 42-013, qui encadre l’archivage électronique à valeur probante. Tout manquement peut fragiliser la recevabilité d’un document en cas de contentieux ou d’audit.
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Un investissement stratégique
Il ne s’agit pas de transformer chaque agent en archiviste, mais bien de lui transmettre les bons réflexes dès le début. En intégrant les archives à l’onboarding, on favorise :
- une meilleure appropriation des outils collaboratifs,
- une réduction de la charge de gestion documentaire a posteriori,
- une sécurisation des processus,
- un gain d’efficacité et de temps dans le travail quotidien.
D’autant que les outils existent, qu’ils soient développés en interne ou proposés par des partenaires publics. Par exemple, certains ministères ont mis en place des "kits d’intégration documentaire" ou des "ateliers d’archivage express" dans les premières semaines. Ces dispositifs sont réplicables et adaptables selon les structures.
En conclusion
L’arrivée d’un nouveau collaborateur ne doit pas être pensée uniquement en termes de logistique ou de présentation de l’organigramme. C’est un moment stratégique pour poser les fondations d’une gestion documentaire saine, conforme et performante. L’implication de l’archiviste dans ce processus est une garantie de cohérence et d’efficacité.
À l’heure où la transformation numérique des administrations s’accélère, où les exigences de transparence et de protection des données s’intensifient, il est impératif d’intégrer la culture de l’information dès l’onboarding. Car c’est en construisant ces réflexes dès le départ que l’on assure une gouvernance documentaire robuste, au service des missions publiques.
Anne-Solène Daniel
[Consultante et formatrice chez Serda Conseil]
