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Compétence n° 1 : maîtrise de la protection des données personnelles
- RGPD oblige, l’archiviste doit savoir où sont les données personnelles, comment elles sont conservées, anonymisées ou supprimées.
Cas d’usage : révision des durées de conservation des dossiers RH ou des archives médicales, appui au DPO pour l’archivage de données sensibles.
Bon réflexe : se former en continu à la réglementation et collaborer avec les juristes et les RSSI (responsables sécurité des systèmes d’information).
Compétence n° 2 : maîtrise du cycle de vie de l’information
- L’archiviste de demain est avant tout un gestionnaire de flux. Il connaît les étapes de la vie d’un document, de sa création à sa destruction ou à sa conservation définitive.
Cas d’usage : mise en place d’un tableau de gestion pour un nouveau service, accompagnement des services producteurs dans la classification et l’élimination des documents obsolètes, traitement d’un vrac numérique.
À retenir : c’est en amont que se joue la qualité de l’archivage. L’archiviste devient un acteur clé de la gouvernance de l’information.
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Compétence n° 3 : connaissance des archives numériques et hybrides
- L’archiviste évolue dans un monde où papier et numérique cohabitent. Il doit gérer les deux, en comprendre les contraintes, les formats, les supports.
Cas d’usage : reprise d’un fonds papier avec numérisation à la volée, gestion d’un SAE (système d’archivage électronique) et d’une armoire d’archives physiques.
À retenir : le numérique n’annule pas le papier, il le complète. L’archiviste doit jongler entre ces différents supports.
Compétence n° 4 : acculturation à l’IA, y compris l’IA générative
- Loin de remplacer l’archiviste, l’IA devient son assistante. Elle trie, résume, classe, alerte… si elle est bien pilotée.
Cas d’usage : utiliser une IA générative pour rédiger un résumé de contenu, tester un outil de classification automatique d’e-mails ou de documents.
Bon conseil : apprendre à "prompter" (formuler des requêtes) efficacement et comprendre les limites (biais, risques, hallucinations, etc.).
Compétence n° 5 : méthodes projet et collaboration interdisciplinaire
- L’archiviste ne travaille plus seul dans ses rayonnages. Il coconstruit, coordonne, accompagne des projets numériques avec les métiers, l’IT, la communication, les RH…
Cas d’usage : participation à un projet de dématérialisation, animation d’un groupe de travail sur les pratiques de nommage ou de classement.
À retenir : le rôle évolue vers un profil de "consultant interne". Savoir animer, dialoguer avec la SI, négocier et convaincre devient essentiel.
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Compétence n° 6 : capacité à évaluer et à documenter les risques
- L’archiviste est aussi un garde-fou. Il anticipe les risques de perte, de non-conformité, de faille ou d’obsolescence.
Cas d’usage : diagnostic d’un plan de classement obsolète ou mal utilisé, audit d’un service pour évaluer les pratiques de sauvegarde documentaire.
Recommandation : adopter une posture "audit-conseil" bienveillante et constructive. Savoir animer des ateliers ou transférer des connaissances.
La réglementation, un terrain mouvant
Le RGPD, les lois archives, les normes, les directives sur les données publiques et/ou privées, et maintenant les cadres éthiques sur l’IA… Le juriste et l’archiviste font équipe plus que jamais. Se tenir informé(e) est un devoir professionnel.
À faire : s’abonner à des lettres de veille juridique ou à des newsletters thématiques, participer à des webinaires et se former quand c’est nécessaire.
Archiver les médias sociaux ?
Comment archiver un tweet ? Une story Instagram ? Un live sur YouTube ? Ces nouveaux objets numériques posent question. Ils sont pourtant souvent des preuves essentielles dans des contextes de communication publique, d’influence ou de crise.
Recommandation : commencer une veille sur les outils d’archivage web/social (exemple : Webrecorder, Archive-It…). Dialoguer avec la DSI et tester.
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Le SAE n’est pas un outil magique
Un système d’archivage électronique est un outil puissant… Mais seulement s’il est bien paramétré, bien alimenté, bien utilisé. L’archiviste de demain doit en comprendre la logique, les contraintes et savoir dialoguer avec les éditeurs et la DSI
À retenir : un SAE sans stratégie documentaire, c’est un coffre-fort sans clé.
Archiviste écoresponsable ? Oui, c’est possible !
Réduction de l’empreinte numérique, évaluation du coût énergétique du stockage, tri intelligent… L’archiviste peut agir en faveur du numérique responsable et se positionner en tant que prescripteur pour de bonnes pratiques (exemple : rationalisation des copies numériques, politique de dédoublonnage, suppression des fichiers inutiles).
À faire : intégrer un volet environnemental dans tout projet d’archivage numérique.
Jean Gauthier
[Directeur de Serda Compétences]
