Dans les projets, 80% de l’information qui circule est matérialisée sous forme de documents. Mais si dématérialiser ces documents et ces informations est une nécessité et une évidence, les logiciels de GED arrivent souvent rapidement aux limites de leur capacité dans les projets.
Tribune - En effet, les logiciels de GED gèrent difficilement la transmission automatisée des dossiers, les collections de plans, le respect des délais contractuels, le suivi des jalons, les responsabilités, les applicabilités… Il ne faut pas se limiter à une vision de stockage et de partage : la maîtrise des flux documentaires est avant tout le moyen d’assurer un contrôle complet des opérations et des projets.
Il faut prendre en compte des besoins plus larges et plus opérationnels tels que :
Je voudrais conserver, lors de certifications ou d’études par un cabinet extérieur, l’agrément et cela en lien avec les éléments concernés.
Comment vérifier si les exigences contractuelles sont bien mises en place ?
Comment fournir l’ensemble de la documentation applicable dans le cadre des audits ?
Comment calculer les retards pour limiter les risques ?
Comment identifier l’ensemble des impacts avant toute modification de mon document ?
Comment comparer un dossier de livrable avec les exigences initiales ?
Comment puis-je accéder à l’historique de l’élément X et ses cas d’utilisation, depuis ma maquette numérique ?
D’après l’expérience acquise au travers de nos projets dans l’ingénierie et le BTP, plusieurs impératifs sont nécessaires pour prendre du recul et ne pas se restreindre à une vision « stockage + partage » :
Impératif N°1 : Mettre en place une colonne vertébrale du Système d’Information données et document du projet
Impératif N°2 : Organiser les flux d’échanges dans les projets
#1: Prise en compte du processus global
#2: cycles de relecture et gestion des commentaires et annotations
#3: cycles de validation et d’approbation
#4: diffusion et transmission des documents
Impératif N°3 : Assurer la confidentialité des informations dans un environnement multi-projets
Impératif N°4 : Piloter l’avancement et suivre les attendus
#1: suivi des listes prévisionnelles
#2: gestion des attendus documentaires
#3: piloter le processus contractuel et les exigences
Impératif N°5 : Organiser les dossiers, les livrables et les configurations documentaires
Damien Andrieu
Responsable Marketing Digital, Lascom AEC
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Damien Andrieu
Fort d’une solide double compétence en marketing BtoB et en génie industriel, Damien Andrieu évolue depuis 10 ans au sein de l’éditeur Lascom. Il y occupe aujourd’hui la fonction de Responsable Marketing Opérationnel et Digital. Ses missions vont du management de l’équipe marketing internationale (France et USA) à l’optimisation de la stratégie marketing et digitale de l’éditeur, en passant par l’animation de deux blogs professionnels. Son expérience lui permet de proposer un discours pratique et métier autour de sujets très techniques relatifs au PLM (Plant & Project Lifecycle Management) et à la gestion de données.
