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Archivage et conformité juridique : Archimag lance une base de données des durées légales de conservation des documents

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    La base de données en ligne contient les tableaux de gestion de 12 domaines d'activité. (Brian Perskin/Flickr)
  • Magazine de référence des professionnels de la gestion de l’information, Archimag lance en exclusivité la première base de données dédiée aux durées légales de conservation des documents. Véritable référentiel de conservation en ligne, mis à jour régulièrement, cette plafeforme est un outil de référence pour les professionnels de l’archivage et du records management.

    Si archiviste rime rarement avec juriste, nul n’est pourtant censé ignorer la loi : la conformité à la réglementation et à la législation est en effet impérative quand on accumule de l’information, et ce quel que soit son domaine d’activité. Mais se plonger parmi les milliers de durées légales de conservation des documents est souvent une tâche bien fastidieuse et même une source d’erreurs, celles-ci pouvant être modifiées à tout moment.

    Dans la droite ligne de ses guides pratiques papier consacrés à l’archivage, au records management et à la conformité, véritables références en matière de droit de l’information, le magazine Archimag vient de lancer une base de données en ligne dédiée aux durées de conservation des documents. Réalisée en partenariat avec le cabinet d’avocats spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées Lexing-Alain Bensoussan, cette plateforme est une mine de renseignements juridiques pour les archivistes.

    Lien vers Legifrance

    Véritable référentiel de conservation en ligne, cette base de données recense l’ensemble des documents produits par une organisation, et ce parmi 12 domaines ou secteurs d’activité, qu’il s’agisse de la Direction générale, de la comptabilité, des assurances, de la banque, des ressources humaines, de la santé, ou encore de la chimie.

    La durée légale de conservation se rattachant à chaque document est fournie et accompagnée de son texte de référence, consultable en lien direct sur Legifrance. De nombreux conseils et commentaires viennent ensuite enrichir la consultation, complétée par une impression facile au format PDF.

    Recherche intuitive par mot-clé

    Quasi instantanée, la consultation de la base de données est une garantie de gain de temps et de qualité pour les archivistes, ce que confirme Amandine Ratigner, chargée d’études pour le groupe Serda : "Grâce à cette base, je n’ai plus besoin de faire de veille sur les durées légales de conservation des documents présents dans les différentes organisations auprès desquelles j’interviens, explique-t-elle ; des juristes experts mettent à jour ces durées pour chaque typologie de documents référencées dans la base".

    Des atouts renforcés par l’ergonomie de la plateforme, particulièrement intuitive et très simple d’utilisation : "Retrouver une typologie de document à travers les différentes catégories d’un tableau de gestion issu d’un référenciel papier prenait jusque-là un temps fou, poursuit Marine Fraiz, également chargée d’études chez Serda ; la base de données me permet de faire des recherches sur les informations dont j’ai besoin par mot-clé et d'y accéder en un clic".

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