Archiveur : l’électronique en vogue

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Avec le records management, les documents sont pris en main de plus en plus tôt dans leur cycle de vie, souvent dès leur création au format électronique. Les tiers archiveurs se sont adaptés, en proposant de nouvelles offres intégrées, associant les documents papier et les records électroniques.

Fini le temps où les documents étaient archivés dans des cartons ou des boîtes à archives quelques années après leur date de création… « Un document devientaujourd’hui une archive dès qu’il est au format électronique ou dès qu’il rentre dans l’entreprise », signale Lionel Garcia, directeur général d’Everial « Il y a quelques années encore, un document ne devenait une archive que lorsqu’il n’avait pas bougé pendant trois ans dans un placard. Ce cycle s’est nettement raccourci », poursuit-il.

Un constat relayé par Xavier Berloty, directeur général de Locarchives, un tiers archiveur français : « Avec le records management, les archives sont désormais de plus en plus vivantes ». Face à cette nouvelle donne, les tiers archiveurs, qui se concentraient jusqu’ici essentiellement sur les archives dormantes ou mortes, ont été contraints de s’adapter.

le numérique, passage obligé

Comment ? « Nous développons tous de nouvelles offres intégrées, permettant de gérer à la fois l’archivage des documents papier et des supports électroniques », confie Xavier Berloty, en précisant que le papier pèsera toujours 90 % du chiffre d’affaires de Locarchives en 2010, contre 10 % pour le numérique – la part de l’archivage électronique, « quasiment inexistant il y a cinq ans », est néanmoins en forte progression.

Pour la mise en place de ces offres intégrées, le premier enjeu consiste, selon Jacques Thibon, président d’Archiveco, à offrir au client final un système unifié réunissant le versement aux archives des documents papier ou électroniques, mais aussi leur indexation, leur destruction ou leur consultation en ligne dans un espace sécurisé. Car « l’archivage de documents vivants, qui doivent être consultables rapidement, nécessite de nouveaux processus de mise à disposition des archives », précise-t-il. « Typiquement, une banque qui veut archiver un dossier de prêt va souhaiter que les pièces soient numérisées, indexées, classées et que les images numérisées soient accessibles à distance par ses conseillers ». Avec un double objectif : « Améliorer les processus en offrant un accès rapide à l’ensemble du dossier et améliorer la sécurité, puisque toutes les pièces qui pourront être utilisées pour résoudre un éventuel contentieux sont archivées en un lieusécurisé ».

Deuxième enjeu qui se dessine, selon Edward Hladky, directeur commercial France de l’archiveur Iron Mountain : « Il faut aussi des solutions permettant d’aller rechercher très vite [les données numériques archivées] lorsqu’il y a un besoin », insiste-t-il. Convaincue du potentiel de l’e-Discovery (l’indexation, la recherche et l’extraction des données électroniques), sa société a racheté Stratify, un spécialiste du genre, dès 2007.

deux mondes coexistent

Mais pourquoi donc les tiers archiveurs continuent-ils de distinguer l’archivage physique des données et son équivalent électronique ? En effet, si certains, comme Iron Mountain, acquièrent des solutions de Ged avec l’objectif affiché de « combler l’écart entre les informations physiques et numériques », tous maintiennent le distinguo entre les deux mondes. La raison ? « La numérisation a un coût et il est indispensable de faire tout un travail en amont pour bien identifier les documents qui nécessitent un accès en temps réel et doivent être numérisés », explique Jacques Thibon chez Archiveco.

Sa société a développé une expertise pour identifier dès le début des processus les données à numériser. Elle est suivie danscette démarche par une cohorte de concurrents, tous convaincus de la nécessité de renforcer leurs prestations de conseil. À l’instar, par exemple, de Locarchives, qui s’est doté d’une branche dédiée. Composée d’une trentaine de collaborateurs – dont « une dizaine de consultants en archivistique et une vingtaine de spécialistes de l’ingénierie applicative » -, elle participe à « l’analyse de l’existant et à la définition des politiques documentaires », nous précise Xavier Berloty. Même son de cloche chez Pitney Bowes Asterion, un tiers archiveur qui propose aux grands comptes français des solutions de numérisation et de tiers archivage électronique : « La dimension de service est un facteur clé de succès », insiste Xavier Guillet, son directeur marketing Europe du sud. « Nos consultants interviennent dès les premières phases d’audit de faisabilité jusqu’au développement des applications ». De quoi laisser penser que c’est sur le terrain des services de conseil associés – et pas seulement sur la performance des outils – que se démarqueront les tiers archiveurs papier et électroniques.

Le chiffre du jour
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est en moyenne signalée toutes les semaines dans les établissements de santé depuis janvier 2021. Les hôpitaux ont subi 27 cyberattaques majeures - qui ont effectué tout ou partie de leurs systèmes d'information - en 2020.