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L’archivage à l’épreuve des agréments et des labels

  • Archivage hybride locarchives.jpg

    Les deux visages de l’archivage hybride (le site de Locarchives à Péronne, dans la Somme, et ses serveurs dédiés à l’archivage numérique. (Eric Delamarre/Locarchives)
  • Près de 70 sites ont reçu l’agrément du Siaf pour gérer les archives publiques courantes et intermédiaires. Quant aux coffres-forts électroniques, ils sont également évalués par un label attribué par la FNTC.

    Depuis la loi sur les archives du 15 juillet 2008, les archives publiques courantes et intermédiaires peuvent être externalisées auprès de prestataires privés. Une bonne nouvelle pour les tiers archiveurs qui trouvent ainsi un relais de croissance non négligeable. Mais à une condition cependant : ces prestataires doivent recevoir un agrément délivré par le Service interministériel des archives de France (Siaf).

    Ce sésame est accordé sur la base de critères d’évaluation portant aussi bien sur les capacités techniques du tiers archiveur (sécurité des systèmes d’information, protection anti-intrusion, température et hygrométrie, contrôle de l’air…) que sur son bilan comptable et financier.

    Le Siaf a publié deux grilles d’évaluation à destination des prestataires : la première est destinée aux archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier, la seconde s’applique aux archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique. 

    À noter que certains documents font l’objet d’une procédure encore plus contraignante. C’est le cas de « l’hébergement des données de santé à caractère personnel sur support informatique » : elles ne pourront être externalisées auprès d’un tiers archiveur que si celui-ci a reçu l’agrément du Siaf, mais aussi celui du ministère de la Santé. 

    Près de 70 sites agréés par le Siaf 

    Au 14 janvier 2014, près de 70 sites d’archives avaient obtenu l’agrément du Siaf en France métropolitaine et dans les Dom-Tom. La majorité d’entre eux, une petite quarantaine, a été agréée pour les archives papier seulement et moins de vingt sites dédiés aux archives sur supports numériques ont reçu leur agrément. 

    La carte de France des sites agréés fait apparaître des implantations au niveau de l’Ile-de- France, du Nord-Pas-de-Calais, du Grand Ouest, dans la région lyonnaise ainsi que dans les environs de Toulouse. En revanche, un grand « désert archivistique » caractérise le centre de la France où une trentaine de départements sont tout simplement démunis de tiers archiveurs agréés. En outre-mer, signalons trois sites agréés sur l’Ile de la Réunion (deux emprises) et en Guadeloupe (une emprise).

    Quant aux sites agréés pour la conservation d’archives papier et numériques, ils se comptent sur les doigts d’une seule main : ils sont trois ! Deux emprises de la société Locarchives (Seine-Saint-Denis, Somme) et une emprise du groupe Imprimerie Nationale (Nord). 

    D’une façon générale, tous les prestataires les plus connus de la place ont obtenu un agrément pour au moins un de leurs sites : CDCArkhineo, Everial, Archiveco, Archimede, Iron Mountain France, Novarchive… 

    Coffre-fort électronique 

    De son côté, la Fédération des tiers de confiance (FNTC) attribue son label Tiers Archiveur à la lumière de la norme NF Z 42-013. Elle décerne également un label Coffre-fort électronique selon les spécifications techniques de la norme NF Z 42-020. 

    L’objet premier d’un coffre-fort électronique (CFE) n’est pas de se préoccuper d’archivage pérenne, à long terme, comme le fait un véritable système d’archivage électronique (SAE). Ce dernier obéit aux règles de l’archivistique et met en branle des moyens non seulement techniques, mais aussi administratifs et humains. Il n’est pas non plus de se focaliser sur la valeur probante des informations qu’il recueille. On peut y déposer tous types de documents, notamment des documents bureautiques qui en eux-mêmes n’offrent pas de garantie d’intégrité. 

    Un coffre-fort électronique est une solution technique. Son premier but est de sécuriser un stockage : accès par mot de passe, connexion avec HTTPS ; on peut également chiffrer ses données avant de les déposer, par souci de confidentialité. Par ailleurs, il convient de vérifier la réversibilité du stockage pour le cas où l’on voudrait changer de prestataire. 

    Les services de CFE sont nombreux et leur sérieux est parfois difficile à cerner. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) a publié une fiche pratique et une recommandation à leur sujet. Les banques et les assurances tendent à proposer ce type de services. Les prestataires de coffres-forts électroniques bénéficiant du label FNTC-CFE sont : Cecurity.com (offre Coffre-fort Électronique Communicant), Dictao (Dictao Secure Storage Server ou D3S) et Docapost DPS (Espace Sécurisé de Conservation ou ESC).

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    Devoir gérer des archives à la fois en formats papier et numérique est bien la situation la plus courante dans les organisations privées ou publiques. Selon les volumes et la complexité, l’opération peut reposer sur des processus internes ou des ressources extérieures.  
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    Commentaires (1)

    • Portrait de Service interministériel des Archives de France

      Pour précision, les périmètres des agréments d'hébergeur de données de santé (ministère de la Santé) et de conservation externalisée d'archives publiques courantes et intermédiaire (ministère de la Culture) ne se recouvrent pas totalement. Le double agrément n'est pas obligatoire à chaque fois qu'on externalise des données de santé contenues dans des archives publiques. L'ASIP-Santé et le Service interministériel des Archives de France ont expliqué cette articulation dans la FAQ disponible sur le site de l'ASIP-Santé : bit.ly/1qI54Lg.

      avr 14, 2016
    Le chiffre du jour
    C'est le nombre de dossiers médicaux partagés ouverts par les assurés.
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