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Numérique vs papier : l'archivage hybride bien ordonné

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    L'archivage hybride selon le dessinateur Yves Barros. (Barros/Archimag)
  • Sommaire du dossier :

     

    Devoir gérer des archives à la fois en formats papier et numérique est bien la situation la plus courante dans les organisations privées ou publiques. Selon les volumes et la complexité, l’opération peut reposer sur des processus et un système internes ou doit faire appel à des ressources extérieures. Sécurité, hébergement et réversibilité sont les points clés à considérer en priorité. Avoir une vision globale de ses archives est facteur d'efficacité et de confort pour l'entreprise.

    le « zéro papier » n’est plus à l’ordre du jour. Et contrairement à ce que l’on a cru pendant des années, il n’est peut-être pas pour demain non plus… Selon des études menées par des ONG écologistes, un employé français continuerait de consommer 80 kilogrammes de papier par an ! Simultanément, ce même employé produit ou exploite un nombre toujours plus important de documents numériques. Le volume de données informatiques ne cesse d’exploser et se compte désormais en téraoctets plutôt qu’en gigaoctets. Résultat : les records managers et archivistes sont confrontés à de nouveaux défis et doivent être capables de gérer des flux physiques et numériques.

    « Le marché des archives hybrides tend à se développer, constate Hervé Streiff, responsable qualité, sécurité et environnement au sein de Locarchives, l’un des principaux acteurs de l’archivage en France ; de nombreux secteurs sont amenés à gérer des documents en papier et en numérique. C’est le cas des assurances qui doivent traiter, par exemple, un dossier de sinistre qui comprend des pièces en papier (déclaration de sinistre…) et des rapports d’expertise réalisés au format numérique ».

    Valse des formats numériques

    Si le marché des archives hybrides se développe, c’est que les entreprises ont tendance à rematérialiser ce qu’elles ont dématérialisé (1). En effet, certaines organisations s’inquiètent de la valse des formats numériques et doutent de leur pérennité. Qui peut assurer que le format .doc, extension des documents créés avec Word de Microsoft, existera encore dans quinze ans ? Le cas des fichiers PDF est plus rassurant dans la mesure où ce format s’est ouvert, son créateur Adobe Systems autorisant les développeurs à créer des logiciels tiers. Dans le doute, mais aussi pour des raisons juridiques, les entreprises optent parfois pour la conservation à très long terme sur papier : « Le support papier présente un intérêt, car son archivage peut se révéler moins onéreux que les chantiers de conversion numérique qu’il faut réaliser en raison de l’obsolescence de certains formats numériques, en particulier les formats propriétaire », précise Hervé Streiff.

    Locarchives ne s’y pas trompé en renforçant ses prestations autour de l’archivage hybride qui représente déjà 20 % de son activité. Cela passe par des chantiers de dématérialisation des fonds physiques et le prestataire propose à ses clients un portail capable de gérer les flux papier et numériques. Pour Hervé Streiff, « la transition vers l’électronique sera lente et passera durablement par la gestion de fonds hybrides ».

    800 typologies de documents

    Si l’archivage hybride se développe, cela se fait parfois dans une certaine confusion. « De nombreuses entreprises sont mal organisées pour faire de l’archivage hybride intelligent, souligne Murielle Leisner, directrice commerciale de Banctec, une société spécialisée dans le traitement documentaire ; elles ne mettent pas en place de plans de classement, sauf pour les dossiers les plus sensibles, et les flux documentaires ne sont pas coordonnés ».

    Banctec conseille aux entreprises de fusionner leurs flux papier et numérique en numérisant le courrier entrant dès son arrivée avant même sa distribution. Une démarche qui doit s’appuyer sur plusieurs piliers : posséder une chaîne de dématérialisation performante, être en mesure d'identifier tous les documents entrants afin de décider de leur sort... Au final, une gouvernance archivistique réussie prendra en compte les besoins des différents services de l’entreprise en termes de rétention des documents.

    Pour Murielle Leisner, « l’expertise humaine a toute sa place pour décider du sort des flux documentaires. Dans l’univers bancaire, par exemple, il existe 800 typologies de documents ! » À l’image de ses concurrents, Banctec propose une série d’actions : cartographie des flux documentaires, typologie des documents, accompagnement des clients, schéma d’organisation… Ces prestations permettent à l’éditeur de renforcer ses positions sur un marché mouvant : « Nous voyons que les prestataires traditionnels de l’archivage physique se sont diversifiés pour répondre aux besoins des entreprises face aux flux numériques. Nous constatons également que les filières de l’informatique renforcent leur offre vers l’archivage », précise Murielle Leisner.

    Signature électronique et archivage probant

    Quant à la partie purement « numérique » de l’archivage hybride, elle mérite d’être suivie avec attention. Le marché est marqué par l’entrée de nouveaux acteurs ou l’annonce de rachats. Cecurity.com, spécialiste du coffre-fort électronique, a ainsi repris les activités de STS Group qui était spécialisé dans la signature électronique et l’archivage à valeur probante. Un rachat qui « permet au groupe Cecurity de proposer une offre globale en matière de conservation sécurisée de documents et de preuves numériques », se réjouit Alain Borghesi, président du groupe Cecurity. Autre rapprochement, celui de l’éditeur et intégrateur Azur Technology avec la première société française d’archivage à valeur probante de données électroniques CDC Arkhinéo. Ce partenariat porte sur un connecteur reliant le logiciel de dématérialisation Xpert.Line d’Azur Technology au coffre-fort électronique de CDC Arkhinéo. Concrètement, un document à valeur probante sera automatiquement importé vers le coffre-fort électronique à partir du logiciel métier. Au passage, CDC Arkhinéo indique qu’il vient de passer le cap du demi-milliard de documents archivés dans ses coffres-forts électroniques.

    (1) Voir Archimag 270, décembre 2013-janvier 2014.


    + Repères

    OGF ou l’archivage hybride par l’exemple 

    Avec 5 500 collaborateurs et 1 000 établissements, le groupe OGF est le leader français de services funéraires (organisation des cérémonies, fabrication de cercueils…). Les archives papier de son service de ressources humaines sont externalisées auprès du prestataire Locarchives. « Les dossiers du personnel sont très nombreux, car nous comptons environ 1 000 entrées et 1 000 sorties de collaborateurs chaque année », explique Chantal Moret, directrice chargée de l’administration du personnel. 

    Résultat : de nombreux dossiers doivent être créés chaque année. Édités au format papier, ces dossiers du personnel peuvent être rapatriés sur site en 48 heures, voire plus rapidement, quand la situation l’exige. Mais le groupe OGF a également externalisé la gestion de certaines de ses archives numériques. Depuis 2012, les déclarations d’accidents du travail sont numérisées par Locarchives dans ses propres locaux. « Aujourd’hui, nous pouvons les consulter à distance via une clé d’interrogation, souligne Chantal Moret ; l’archivage numérique présente beaucoup d’avantages par rapport au papier, en particulier la possibilité d’interroger les documents beaucoup plus rapidement. Avantage supplémentaire, cela entraîne un gain de place dans nos bureaux ». 

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    DOSSIER L'archivage hybride bien ordonné

    Devoir gérer des archives à la fois en formats papier et numérique est bien la situation la plus courante dans les organisations privées ou publiques. Selon les volumes et la complexité, l’opération peut reposer sur des processus internes ou des ressources extérieures.

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    Commentaires (1)

    • Portrait de wijalex59

      Bonjour, La grande question sur qu'est ce que le bon archivage entre le papier qui nous entoure et le numérique. Pour ma part, et dans mon activité de bureau d'études, le choix informatique et papier est la grande question. J'ai trouvé la solution sur Valenciennes dans le Nord de la France avec la société Archives59. Ils m'ont permis de trouver une solution radicale au stockage du papier de manière durable et efficace avec une possibilité d'accès aux archives papiers quasi permanente de 4 à 48h. Vous pouvez les retrouver sur https://archives-59.fr Cette société nous permet aujourd'hui pour gagner de la place et de l'argent.

      oct 15, 2018

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