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Dématérialisation des notes de frais : quels logiciels ou applications choisir ? (avec tableau comparatif !)

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    Des logiciels et des applications permettent de dématérialiser les notes de frais en les numérisant puis en les injectant dans une gestion électronique de documents (Ged). (Freepik/pressfoto)
  • La gestion des notes de frais peut coûter beaucoup de temps aux entreprises. Heureusement, il existe de nombreux logiciels de dématérialisation des notes de frais et même des applications pour envoyer ses notes de frais en situation de mobilité. Ces outils, que nous avons rassemblés dans un grand tableau comparatif pour vous aider dans votre choix, permettent de fluidifier les flux documentaires et contribuent à la transformation numérique des entreprises. 

    >>>Une vingtaine d’éditeurs figurent dans notre tableau comparatif des logiciels et applications de dématérialisation de notes de frais, accessible en fin d'article pour nos abonnés. Pour le découvrir, vous pouvez consulter le magazine Archimag n°328, dans lequel il a été publié initialement ou, encore mieux, vous abonner à Archimag !

    Différents types de solutions de gestion des notes de frais

    Les solutions de dématérialisation des notes de frais sont en mesure de numériser les notes de frais afin de les injecter dans une gestion électronique de documents et fluidifier le traitement documentaire de l’entreprise.

    Notre tableau comparatif présente d’abord une fiche d’identité de l’éditeur : nom de la société, année de création, effectifs, chiffre d’affaires… Notons que certains d’entre eux ne souhaitent communiquer ni leur chiffre d’affaires ni leurs effectifs.

    >Lire aussi : 63% des entreprises françaises adhèrent déjà à la dématérialisation des notes de frais

    Deux modes d’accès aux solutions sont proposés : on premise (installation du logiciel sur le serveur de l’entreprise) et en mode Saas (installation du logiciel sur les serveurs de l’éditeur). Dans ce deuxième cas, l’accès à la solution se fait via un simple navigateur ainsi qu’une identification et un mot de passe. C’est une solution souvent retenue par de petites organisations qui sont ainsi délivrées du fardeau de la maintenance informatique.

    La majorité des solutions présentées dans notre tableau comparatif sont dotées du standard CMIS qui permet l’interopérabilité entre les différentes solutions de gestion de contenu. Voilà qui rassurera les organisations confrontées à des silos informationnels dispersés. De même, les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) sont largement présentes.

    >Lire aussi : Comment choisir son coffre-fort numérique ? Comparatif et tuto vidéo

    Fonctionnalités d'acquisition, de recherche et de gestion des durées de conservation

    Côté acquisition, les principaux formats bureautiques sont acceptés et l’importation (de courriels, de formulaires en ligne, de plateforme d’échange…) est une réalité pour l’ensemble des logiciels.

    Des modules de recherche sont également mis à disposition des utilisateurs, soit en texte intégral (pour la totalité des éditeurs), soit en mode « avancé » (pour la quasi-totalité).

    Quant à la gestion des durées de conservation, elle fait partie du « minimum syndical » de ce type de logiciel. Elle est donc assurée par l’ensemble des solutions, certaines étant même en mesure de la décliner en multipays.

    >Lire aussi : Le bulletin de paie dématérialisé peine à conquérir les entreprises françaises : seuls 20 % des salariés en bénéficient

    Gérer ses notes de frais en mobilité

    Jusqu’ici, un salarié devrait saisir ses notes de frais (factures, ticket, billet de train/avion, justificatif de paiement…) dans un tableur, puis les transmettre à son supérieur qui, après les avoir contrôlées, devait la communiquer au service comptabilité.

    « On estime que la gestion d’une seule note de frais peut prendre jusqu’à 20 minutes et représenter un investissement de 53 euros qui se transforment en coût caché de plusieurs millions d’euros pour certaines entreprises ayant des milliers de notes frais à gérer et archiver tous les ans », explique Laurent Demaret, vice-président des ventes de KDS, un éditeur spécialisé dans les solutions de notes de frais.

    La solution KDS Neo fonctionne de façon très simple : il suffit de photographier les justificatifs de paiement avec un smartphone. Les informations figurant sur ces justificatifs sont ensuite saisies automatiquement dans une note de frais grâce à une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). 

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    Des applications iOS et Android (presque) gratuites

    Bonne nouvelle : le marché des applications de gestion de notes de frais ne manque pas d’acteurs. L’éditeur Expensya propose également aux utilisateurs de photographier les justificatifs de paiement :

    « Toutes les informations pertinentes sont détectées en cinq secondes, même les TVA multiples », explique l’éditeur qui distribue une application sous Android et iOS.

    D’autres applications (Cleemy, Evoliz, Expensify, N2F, Onexpense…) sont présentes sur Android et iOS. Malgré leur nom à consonance anglaise, beaucoup d’entre elles sont développées par des start-up françaises.

    Leur utilisation est gratuite… jusqu’à un certain point. Selon les éditeurs, le paiement intervient soit après 50 opérations mensuelles, soit après un mois d’utilisation, soit selon le nombre d’utilisateurs dans l’entreprise.

    >Lire aussi : RH : comment dématérialiser les bulletins de salaire ?

    Tableau comparatif :

    >>>Pour télécharger le tableau comparatif des logiciels et applications de dématérialisation des notes de frais, cliquez-ici <<<....
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