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Quand dématérialisation rime avec anticipation

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    Bouée sauvetage
    Une crise crée forcément de la désorganisation. Quelle nouvelle organisation mettre en place ?
  • Le confinement imposé en France de mars à mai 2020 a mis en exergue la nécessité, pour les organisations, d’anticiper l’arrivée d’une crise, de quelque nature qu’elle soit. Mal préparées, certaines ont en effet dû cesser toute activité, tandis que le télétravail se généralisait pour d’autres, soulevant des questions liées à l’organisation interne, à la gestion des flux documentaires et à la sécurité.

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    À l’heure du digital, le télétravail s’impose comme une partie intégrante du PCA (Plan de Continuité d’Activité)… pour peu que l’entreprise ait déployé les moyens nécessaires à sa mise en place avant que la crise ne survienne ! Afin d’éviter tout arrêt brutal d’activité, c’est l’organisation toute entière qui doit être repensée, en tenant compte des différents points de vigilance que peut imposer une longue période de travail à domicile : quels outils utiliser ? Comment garantir l’accès à distance des salariés au système d’information et aux outils internes, sans rogner sur la sécurité ? Comment assurer la disponibilité, la fiabilité, l’intégrité et la confidentialité des documents et des données ? Comment protéger les données sensibles ? 

    L’anticipation avant tout

    La solution est pourtant simple : il suffit d’anticiper. C’est d’ailleurs la fonction principale du PCA, qui vise à maintenir la disponibilité des activités essentielles à la survie de l’entreprise. Pour prévenir tout risque, une organisation doit ainsi être en mesure de basculer, du jour au lendemain, dans un nouveau mode de travail où chaque collaborateur peut poursuivre ses missions. Pour ce faire, il est primordial que chacun puisse disposer de l’information dont il a besoin, et puisse accéder à ses documents et dossiers depuis n’importe quel lieu. Voilà pourquoi la dématérialisation tient une place de choix dans le PCA. 

    Assurer l’accès aux documents

    La crise sanitaire liée au Covid-19 montre la vitesse avec laquelle une situation peut changer. Du jour au lendemain, la France s’est mise au pas et ceux qui ont pu ont basculé en télétravail. Pour les organisations qui disposaient déjà d’un espace ou d’un portail centralisant leurs documents numérisés (GED, ECM, drive, cloud, intranet, etc.) et permettant d’accéder aux applications métiers en SaaS, l’impact a été fort, mais moindre comparé à celles étant dépourvues de ce type de solution. Pour elles, la gestion de la crise a été d’autant plus compliquée : comment permettre aux employés de poursuivre leur travail à distance, sans accès à leurs dossiers ? Lancer un programme de dématérialisation (opération déjà chronophage en temps normal) pendant une crise s’avère particulièrement délicat, l’entreprise devant composer avec une organisation exceptionnelle. A contrario, si cette opération a déjà été amorcée, les collaborateurs peuvent plus facilement accéder à un large éventail de documents et d’applications nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

    La dématérialisation au service du PCA

    Selon le secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale, il est d’ailleurs recommandé, dans le cadre de la rédaction du PCA, de disposer d’un outil de gestion documentaire (GED) et de stocker une copie (papier et/ou numérique) de la documentation liée à l’entreprise sur un site sécurisé distant de cette dernière. Cela se généralise plus globalement à toutes les pièces dont ont besoin les salariés : contrats, suivis de projets, bons de commandes, factures, fiches de paie, courriers, etc. Á cette précaution, s’ajoute le fait que les organisations ont aussi la possibilité d’externaliser leurs flux documentaires en faisant appel à un prestataire spécialisé qui, lui, peut assurer la continuité de service (pour le courrier notamment et les documents commerciaux) si l’organisation est contrainte de fermer ses bureaux physiques. 

    Benchmarkez-vous !

    Et vous, au sein de votre organisation, comment ces flux documentaires (courrier, contrats, bulletins de paie, factures, etc.) ont-ils été gérés pendant ce confinement ? Le PCA a-t-il été activé ? Vous a-t-il aidé à faire face à cette situation inédite ? Avez-vous externalisé certains traitements ? Répondez à notre grande enquête sur le sujet et benchmarkez-vous ! Les résultats seront exploités dans un livre blanc consacré à la gestion documentaire en période de crise. Il répondre à cette question : Comment rendre l’organisation autonome et lui permettre de continuer à avancer en termes de gestion documentaire ?
     

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    Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes. Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation. Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus.
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