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Gestion documentaire : tout démarre par la capture

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    Scanner
    Puissant et flexible, IRISPowerscan est un logiciel tout-en-un qui s’adresse à tout type d’organisations.
  • La plupart des organisations ne mesure pas l’effort nécessaire pour numériser, vérifier et classifier correctement un document papier avant qu’il n’intègre le système d’information. Beaucoup consacrent un temps fou et une énergie folle à cette opération de capture, sans se soucier de son efficacité et de sa rentabilité. Elles ont pourtant tout à gagner en soignant cette porte d’entrée, qu’il s’agisse des documents papiers ou de documents numériques. 

    Á quoi bon scanner une facture ou un contrat pour ensuite être contraint de saisir manuellement dans le logiciel métier (ERP, CRM, etc.) toutes les informations importantes qu’il contient (avec tous les risques d’erreur que cela comporte) et y associer un double numérique à la lisibilité aléatoire ?

    Une extraction automatique des données

    IRISPowerscan est un logiciel de capture de documents, que ceux-ci soient issus d’un scanner, d’un MFP, d’un serveur de fichiers ou d’un cloud. Le logiciel permet, en effet, d’extraire facilement toutes les informations clés des documents. Cette extraction se fait très facilement : il suffit de sélectionner la zone du document à partir de laquelle vous souhaitez extraire les informations, de lui donner un nom (“coordonnées clients”, par exemple) et de laisser le logiciel opérer automatiquement. Contrairement à beaucoup d’autres, IRISPowerscan ne s’appuie pas sur des templates. Non, il est capable d’aller chercher l’information là où elle se trouve. 

    Une classification intelligente et automatique des documents

    L’indexation des documents est dès lors plus facile, car différentes données de classification sont également extraites en fonction du type de documents. Le logiciel autorise également la conversion des documents, notamment en PDF indexé pour des recherches ensuite plus aisées. Le logiciel permet également de visualiser le document scanné, de le réorganiser si besoin et de l’exporter dans le format souhaité vers des solutions de GED comme Therefore de Canon, mais aussi vers des solutions de partage et de stockage cloud comme Box, Dropbox, OneDrive et consorts. La compression est aussi possible grâce une technologie propriétaire (iHQC pour intelligent High-Quality Compression) qui permet à tous ceux qui souhaitent archiver des documents PDF, sans dégradation de la qualité de la couche texte, puissent le faire, et ainsi simplifier leur partage tout en réduisant les coûts d'archivage.

    Formulaires et documents d’identité

    Et ce n’est pas tout, car IRISPowerscan permet également de capturer des données issues de formulaires papier, de les digitaliser et ainsi de supprimer les erreurs de saisie manuelle. Le logiciel est aussi capable de capturer les informations figurant sur les passeports, les pièces d’identité (en France et dans d’autres pays) et sur les permis de conduire. En un clic, les données sont capturées et disponibles pour être traitées. 

    Numériser, même de gros volumes

    L’une des forces d’IRISPowerscan réside dans le fait qu’il s’adapte aux besoins de l’organisation et à la vitesse de numérisation souhaitée, et ce sans limitation de volume. Il est ainsi possible pour une organisation de se lancer dans des opérations de capture à haute vitesse avec des scanners professionnels (200 pages/minute). IRISPowerscan est parfaitement capable de suivre. D’autant qu’il s’agit d’un outil polyvalent capable de fonctionner avec différentes marques de scanners, de Canon à Alaris, en passant par Fujitsu, Panasonic, InoTec, ibml et HP. 

    Un logiciel puissant et facile à prendre 

    IRISPowerscan identifie automatiquement le type de document soumis, grâce à la technologie Fingerprint. Ce qui facilite ensuite le tri et la séparation des lots. “Notre logiciel est capable de détecter avec précision le type de document soumis, de scanner par lots et de personnaliser les opérations en fonction des besoins de l’organisation, indique Thibault Frisque, Product Manager chez IRIS. Le logiciel dispose d’une interface suffisamment intuitive pour que ce paramétrage puisse être effectué par du personnel non-informatique, avec la possibilité de créer facilement des règles par exemple”. 

    Une séparation des documents haute précision

    C’est d’ailleurs sur la séparation des documents qu’IRISPowerscan creuse vraiment l’écart sur la concurrence. Alors que la plupart des autres solutions n’effectue cette séparation que sur un seul critère de reconnaissance, le logiciel IRIS permet de combiner plusieurs conditions ou critères visuels, comme la présence d’une code-barre et d’une valeur par exemple. “Nous atteignons dès lors une précision exceptionnelle en termes de séparation des documents”, ajoute Thibault Frisque.

    Masquage et stamping

    Le logiciel dispose également de fonctions pratiques comme la possibilité pour un administrateur de créer un projet de numérisation et de configurer le logiciel selon ses besoins, pour ensuite laisser les utilisateurs utiliser la solution, sans se soucier du paramétrage. Il offre également la possibilité de masquer certaines zones du documents ou certaines informations (par exemple l’identité et les coordonnées postales d’un contact) ou encore d’ajouter du “stamping” et ainsi d’avoir des données précises sur les opérations de numérisation (qui a scanné ? Quand ? Etc.). 

    Une solution modulaire

    Puissant et flexible, IRISPowerscan est un logiciel tout-en-un qui s’adresse à tout type d’organisations. Notez qu’il est toutefois possible de greffer à la version standard différents adds-on dont un dédié tout spécialement à la gestion des factures. D’autres modules complémentaires sont également proposés comme Background Processing Add-on (pour exécuter l'export en tâche de fond et éviter d’attendre la fin du traitement d’un lot avant de numériser le lot suivant), Central Management Add-on (pour connecter IRISPowerscan à IRISPowerscan Server), ISISDriver Add-on (qui permet de supporter les scanners avec le protocole de communication ISIS) ou encore IRISConnect (qui fournit la connectivité à plusieurs applications comme Sharepoint, Therefore et différentes solutions cloud). 

    Á chacun sa version d’IRISPowerscan

    “Nous adressons aussi bien les TPE/TPI que les grandes entreprises, reprend Thibault Frisque. Voilà pourquoi nous proposons plusieurs versions d’IRISPowerscan dont IRISmart File et IRISmart Security. IRISmart File, étant un dérivé simple d’IRISPowerscan et un bel exemple de tri et nommage automatique. Ce qui les différencie, ce sont essentiellement la vitesse de capture et l’éventail de fonctionnalités proposées. Certains de nos clients ont, en effet, besoin de traiter de 100 à 1 000 pages/mois, alors que d’autres traitent jusqu’à 10 000 pages/jour. Chaque version est adaptée à cette volumétrie”. De nombreuses entreprises sont déjà convaincues des bienfaits du logiciel dont VP Auto ou encore Euromaster. Grâce au IRISPowerscan, elles ont pu gagner un temps considérable dans leurs tâches de capture et de gestion documentaire. Elles peuvent aujourd’hui compter sur une solution de capture de documents qui ne se contente pas d'extraire les informations dont on elles ont besoin, mais également de les exporter vers les applications métier souhaitées. 

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