“Chaque geste compte”. C’est ainsi que se termine le témoignage d’Adrian Ciocan, chef de projet Ged et archivage électronique de la Maif. La société d’assurance s’engage depuis 2020 à agir face à la réduction de son empreinte environnementale. Elle est notamment signataire de la Charte du Numérique Responsable de l’INR (Institut du numérique responsable). “Quatre piliers soutiennent notre démarche : agir pour les citoyens, proposer des offres et services plus responsables, ouvrir certaines données pour le partage et l’expérience et s’impliquer dans une société plus solidaire”.
Bien que la majorité des entreprises n’utilisent plus le format papier, ce support reste encore exclusif dans 10 % des organisations. La grande majorité des organisations sont donc dans une gestion hybride de leurs documents et jonglent constamment entre le papier et le numérique, ce que permet un outil de gestion documentaire. "Nous voulions que nos applications prennent en compte notre responsabilité sociétale", affirme Adrian Ciocan. Le chef de projet, également président du Club des utilisateurs d'Everteam, souhaite donc combiner dans sa Ged les enjeux de performance et de respect de l'environnement.
Les rôles inversés
Comme beaucoup de clients désormais, qui poussent les éditeurs de solutions à proposer des plateformes plus responsables, la Maif a donc pris les devants auprès d'Everteam : “Nous sensibilisons les éditeurs en les incitant à réduire leur empreinte environnementale", insiste Adrian Ciocan. C’est dans ces conditions qu’Everteam a accepté de répondre aux besoins de la Maif en réduisant par deux le poids de sa solution de gestion documentaire.
Parallèlement, Adrian Ciocan a mesuré la consommation énergétique de la Ged de la Maif, dans laquelle transitent pas moins de 150 000 documents par jour. Des constats sont très vite visibles : les pics de consommation se présentent notamment lors du redémarrage de la plateforme, de l’activation du traitement des e-mails (le matin notamment), ou encore lors d’horaires classiques de consultation (avant midi ou en fin de journée). La réalisation d’un tel état des lieux, avec des indicateurs et des mesures dont on peut suivre les tendances au fil du temps, est indispensable si l’on veut engager une démarche de sobriété numérique.
“Nous voulons trouver tous les leviers possibles afin de maîtriser notre consommation et ainsi, aller plus loin dans nos démarches”, affirme le chef de projet.
La gestion documentaire, un terme voué à évoluer
La gestion documentaire est une notion qui, depuis quelques années, tend à évoluer. Selon Noureddine Lamriri, vice-président product marketing chez Everteam, “la Ged est aujourd’hui un terme générique qui recouvre finalement des territoires assez variés, qui ne correspondent en rien à des solutions concrètes”, explique-t-il. L’usage du document numérique se fractionne aujourd’hui en différents îlots d’usages. “Les outils collaboratifs pour produire des documents (pour du partage, de la publication, de la création de documents), les référentiels d’entreprise ou les outils métiers de validation de contrats, sont considérés comme de la gestion documentaire”, appuie le vice-président product marketing de l’éditeur. Selon lui, de nouvelles pratiques et de nouvelles dénominations doivent être pensées afin de mieux répondre aux problématiques. Ces changements doivent s'accompagner d’évolutions nouvelles au niveau de la gestion électronique de documents avec plus de sécurité, plus de conformité et avec une meilleure approche des sujets environnementaux.
