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Coronavirus : 5 clés pour être efficace en télétravail en cas de confinement

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    Depuis le 24 février 2020, des entreprises mettent en place des mesures de confinement et appellent leurs salariés qui reviennent de zones touchées par le coronavirus à rester chez eux et à poursuivre leur activité à distance, en télétravail. (Pixabay)
  • Le Covid-19 a touché la France et un homme de 60 ans vient de mourir du virus en région parisienne. Depuis le début de la semaine, de nombreuses entreprises mettent en place des mesures de confinement et appellent leurs salariés qui reviennent de zones touchées par le coronavirus à rester chez eux. Certains collaborateurs peuvent bénéficier du télétravail. Mais comment travailler efficacement à distance ? Voici 5 conseils d'outils et d'organisation pour un home office efficace.

    Si les organisations françaises faisaient déjà partie des championnes européennes du télétravail (deux sur trois l'autorisent à des degrés divers), le travail à distance, depuis le domicile ou des tiers-lieux, a connu un véritable essor avec la grève contre la réforme des retraites qui a paralysé les transports, notamment à Paris, entre décembre 2019 et janvier 2020.

    Alors que le télétravail se banalisait déjà peu à peu au sein des organisations françaises, il revient encore sur le devant de la scène avec la menace de pandémie de coronavirus (Covid-19) et les mesures de confinement mises en place depuis le lundi 24 janvier dans les entreprises et les administrations de l'hexagone.

    >Lire aussi : Digital workplace : vers l'environnement de travail de demain

    Le télétravail se généralise en France

    En plus de ces contraintes conjoncturelles, des facteurs d’entraînement agissent pour démocratiser le télétravail :

    • D’une part, les nouvelles plateformes de travail (digital workplace ou digital workspace) qui sont devenues accessibles à tous, aussi bien au sein de l’entreprise qu’à distance (chez soi ou ailleurs).
    • D’autre part, la volonté des entreprises de mettre en œuvre des stratégies de transformation digitale pour rester flexibles et compétitives.
    • Sans oublier la demande des salariés qui invoquent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et entendent autant que possible s’affranchir des transports.

    En résultent un nouveau rapport au travail et un nouveau modèle de management basés sur la confiance et l'autonomie.

    D’ailleurs, quand il est correctement mis en œuvre, le télétravail tend à améliorer la compétitivité des organisations, leur attractivité sur le marché du travail, leur agilité organisationnelle, leur productivité, tout en contribuant à la réduction des coûts fixes.

    Pour cela, les collaborateurs doivent pouvoir remplir leurs missions dans des conditions optimales. Ce qui passe à la fois par la mise à disposition d’outils informatiques adaptés à ce jonglage permanent entre travail sur site, en itinérance et à distance (PC portables, hybrides, tablettes, smartphones) et la disponibilité d’une connexion réseau de qualité.

    « Le plus important quand on travaille à distance, dans un espace de coworking ou ailleurs, c’est le réseau », indique un chef d’entreprise installé depuis quelques mois dans un tiers-lieu du neuvième arrondissement de Paris.

    >Lire aussi : Le télétravail augmente la productivité et favorise la collaboration entre les salariés

    Archimag lui emboîte le pas et vous donne les cinq clés garantissant un télétravail optimal :

    1. En télétravail, il faut bichonner son réseau domestique !

    Si la connexion en Ethernet filaire reste préférable, le wifi ac dual band ou, mieux, le wifi ax (qui double le débit théorique du wifi ac) permettent eux aussi d’être productif et d’accéder rapidement à toutes les plateformes et contenus hébergés dans le cloud.

    Encore faut-il avoir le bon routeur ou le bon répéteur (pour étendre la portée du signal, si nécessaire) à disposition.

    Des fabricants comme D-Link, Netgear, Cisco, Linksys ou encore TP-Link proposent ce type de routeur qui, grâce à leurs antennes et à la technologie Mimo (multiple input, multiple output), est capable d’opérer sur plusieurs bandes de fréquence et ainsi de fournir un débit optimal, en évitant les congestions.

    Conseil : N’oubliez pas cependant que pour profiter d’un débit maximum, l’émetteur wifi (box ou routeur) et le terminal utilisé doivent répondre à la même norme (wifi n, ac ou ax).

    >Lire aussi : Digital Workplace : comment réussir son projet ?

    2. Mettre en place un VPN, indispensable pour travailler à distance

    Pour se connecter à distance au réseau de l’organisation de manière anonyme et sécurisée, certaines organisations exigent la mise en place d’un VPN (réseau privé virtuel).

    Le VPN est surtout conseillé si vous utilisez un wifi public (en gare par exemple, à la bibliothèque ou dans un bar ou un hôtel), si vous souhaitez protéger vos données ou vous connecter avec une adresse IP d’un autre pays.

    De nombreuses solutions de VPN gratuites sont disponibles en ligne (VPN.net, TunnelBear, CyberGhost, Hide.me, Windscribe, VPNBook, etc.), mais restent limitées soit en download, soit en vitesse. Du côté des VPN payants, Hide My Ass est l’un des plus simples. Il crypte les données de l’utilisateur et lui assure un anonymat total en ligne.

    Contrairement aux autres services VPN, Hide My Ass fonctionne sur tous les terminaux (ordinateurs portables, tablettes, smartphones, etc.). Il est même possible de l’utiliser sur deux appareils en même temps. Son prix : à partir de 3,99 euros par mois (pour un abonnement de 2 ans) avec des abonnements possibles d’un mois seulement ou six mois.

    >Lire aussi : "Le télétravail gris est une réalité dans les entreprises"

    3. Une digital workplace et des outils pour gérer les projets et collaborer dans le cloud

    Si le télétravail permet très souvent de réduire les coûts (moins de surface de bureaux, réduction des frais de transport, moins d’absentéisme, etc.) et d’améliorer l’efficacité des salariés (meilleure productivité, réduction des retards), sa mise en œuvre repose sur l’adoption de plateformes de travail collaboratives.

    Ces outils sont le plus souvent proposés en mode cloud, donc accessibles en tous lieux.

    Quels outils pour travailler et collaborer à distance ?

    Office 365 de Microsoft et G-Suite de Google sont les plus connus et certainement les plus utilisés ; de nombreuses autres solutions sont cependant disponibles pour travailler en équipe et avancer sur des projets, même à distance.

    Même Facebook s’y est mis en lançant Workplace by Facebook, une offre de collaboration (visioconférence, partage de fichiers, création de groupes, stockage, messagerie instantanée) et de gestion de communauté capable de s’intégrer à G-Suite, Okta (gestion des accès et des identités), Windows Azure et consorts.

    Des outils comme Wrike, Klaxoon, Oolaop, Slack, AnyDesk, EverNote, Asana et Trello permettent également de gérer un projet en équipe. Mais d’autres solutions encore plus complètes existent comme le Secure Digital Workplace de Citrix, GoFast de CEO-Vision, la Digital Workplace de Jalios, la plateforme collaborative d’EXo ou encore le Workplace Hub de Konica Minolta. À vous de choisir celle qui convient à vos besoins.

    Pour les réunions à distance, Skype, Facetime, Hangouts, Live Messenger, Mikogo, WebEx Meetings, GoToMeeting ou encore MeetingBooster sont autant de solutions qui permettent d’organiser gratuitement des réunions et de partager son écran d’ordinateur en toute simplicité.

    >Lire aussi : Laurent Assouly : "Le flex office renvoie à la symbolique de la précarité du salarié"

    4. S’assurer une bonne connexion mobile

    Parce qu’aujourd’hui, le télétravail ne s’effectue pas uniquement à la maison, mais peut aussi se faire en mobilité, dans les transports ou ailleurs, les dispositifs de partage de réseau mobile font aussi partie du nécessaire de survie du télétravailleur.

    Car, pour le moment, rares sont les ordinateurs portables proposant une connectivité mobile. Asus, HP et Lenovo sont les principaux fabricants présents sur ce créneau et proposent plusieurs modèles premium avec 4G intégrée et une autonomie de plus d’une journée.

    partage de connexion

    En attendant les premières offres 5G prévues pour l’année prochaine, un abonnement mobile incluant des data en 4G (5 Go/mois minimum) et un smartphone suffisent pour disposer en permanence d’un réseau dont le débit réel (entre 75 et 150 Mbit/s) est souvent supérieur à celui de la box ADSL installée à la maison.

    Il suffit d’activer le partage de connexion adéquat (wifi, Bluetooth ou USB filaire) dans les paramètres généraux du smartphone, puis de sélectionner le smartphone dans les points d’accès de l’ordinateur, d’entrer le mot de passe d’association (il est fourni dans les paramètres du smartphone) et le tour est joué.

    Autre solution : investir dans un boîtier de partage de connexion comme l’Airbox 2 4G+ d’Orange qui autorise le partage en wifi du réseau 4G+ (300 Mbps) et accepte jusqu’à 32 utilisateurs en même temps, ou encore les hotspots mobiles 4G/wifi de Huawei, Netgear ou TP-Link disponibles moyennant une centaine d’euros. 

    >Lire aussi : Share.Place : un outil de collaboration avec messagerie instantanée et partage de documents pour mieux travailler en équipe

    5. Ne jamais être à court de batterie et de mémoire

    Même s’il est connecté au cloud, un collaborateur nomade ne voyage jamais sans plusieurs accessoires dont une batterie de secours comme la X-Moove PowerGo Flash (69,90 euros). Avec une capacité de 15 000 mAh, cette dernière peut offrir une alimentation de secours aux derniers Macbook grâce à ses deux ports USB (USB 3,0 + USB Type-C) et recharger sans problème n’importe quel smartphone grâce à son port micro-USB.

    Autre accessoire conseillé : un disque dur externe ou une clé USB sécurisés, comme la DataLocker Sentry 3 FIPS. Cette clé offre 64 Go de stockage avec une certification FIPS 140-2 de niveau 3 et un chiffrement AES 256 bits en mode XTS, pour sécurité optimale. Elle combine le cryptage matériel et la possibilité de se connecter à une console de gestion à distance (SafeConsole) pour déployer et appliquer des stratégies de sécurité à plusieurs périphériques de stockage USB.

    Vous souhaitez en savoir plus sur le télétravail, le flex office, la digital workplace et les nouveaux environnements de travail et découvrir des méthodes pour bien gérer vos projets ? Découvrez le guide pratique Digital workplace et mode collaboratif, publié par Archimag.

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    Digital workplace et mode collaboratif

    Travail nomade, télétravail, flex office, virtualisation, etc., l’environnement de travail est en pleine mutation. Les salariés sont demandeurs de plus en plus de flexibilité et d’espaces de travail hébergés dans le cloud facilitant les échanges, la collaboration et la capitalisation de l’information et des connaissances.

    Comment mettre en oeuvre cette transformation ? Comment impliquer les utilisateurs ? Pour quelle réorganisation ? Avec quels outils et équipements ? Autant de points à considérer pour à terme concilier efficacité et bien-être.

    Feuilletez quelques extraits du guide "Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension" en cliquant ici.

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