De l’utilité d’identifier les meilleurs ambassadeurs de votre intranet
Dans la plupart des projets que nous avons menés, l’intranet est porté soit par la Direction de la Communication soit par la Direction des Ressources Humaines. Évidemment, ces services sont ceux qui détiennent la plupart des informations clés de votre intranet.
Avec le temps et l’expérience, nous nous rendons compte qu’il est important d’identifier certains profils clés dans les services / directions qui sont en mesure de vous fournir l’information pertinente avant tout le monde.
Une des bonnes pratiques est de créer un rôle d’ambassadeur qui permet de valoriser ces profils en interne et de susciter l’envie chez d’autres de le devenir. Ces ambassadeurs peuvent être impliqués dans le projet d’intranet (être consultés sur les évolutions en amont, participer à des réunions de travail sur l’intranet, devenir contributeur sur la solution intranet…) et/ou recevoir des gratifications mêmes simples (des goodies, un rôle visible sur l’intranet…).
L’enjeu principal : faire en sorte que les informations sortent en premier sur l’intranet
Cliquez ici pour découvrir notre solution intranet
Le tip en plus
Si vous êtes dans la phase de build (phase de développement) de votre projet d’intranet, rien ne vous empêche d’identifier les potentiels ambassadeurs et de les embarquer dès maintenant dans l’aventure.
De l’intérêt de bien vous organiser
Il n’y a pas vraiment d’organisation idéale pour faire vivre votre solution d’intranet, il faut simplement trouver l’organisation qui correspond à votre structure. Parmi les intranets que nous avons réalisés, il convient de distinguer la phase de build et la phase de run (après la mise en ligne).
Dans la phase de build, vous pouvez embarquer les directeurs des différents services pour les sensibiliser à l’intérêt pour l’entreprise comme pour leur service de créer des contenus au sein de l’intranet. Idéalement, vous pouvez leur présenter des exemples de contenus chauds à diffuser (des actualités, des événements…) mais aussi des contenus froids (présentation du service, documents clés de la direction…) qui apportent de la valeur ajoutée aux collaborateurs et qui doit également leur permettre un gain de temps productif significatif (moins de sollicitations des collaborateurs pour trouver des infos…).
Dans la phase de run, vous pouvez monter un comité rédactionnel dans lequel vous discutez des contenus à publier dans le courant de la semaine (et des responsables de la rédaction), de prévoir des sujets futurs liés à votre ligne éditoriale (portraits de collaborateurs, tips pour bien utiliser l’intranet…) et d’évoquer les sujets chauds s’il y en a (changement de gouvernance, prise de parole du dirigeant…). Généralement, ce comité rédactionnel se réunit de manière hebdomadaire après le lancement et moins régulièrement une fois que l’intranet a adopté sa vitesse de croisière.
Le tip en plus
Dans la mesure du possible, faites de ce comité rédactionnel un événement (réservez une salle de réunion, envoyez un ordre du jour aux participants, démarrez le comité par une repasse sur les todos du comité précédent…).
De l’importance de piloter la performance
Le pilotage de la performance de votre intranet doit rester une de vos priorités puisque vous voulez savoir si ce que vous publiez sur l’intranet est vu par vos collaborateurs.
Vous pouvez faire une analyse quantitative en regardant des statistiques de fréquentation (via un code de suivi Google Analytics ou Matomo par exemple) pour voir le nombre de connexions et les pages les plus consultées.
Si votre solution intranet vous le permet, vous pouvez faire une analyse qualitative (qui a consulté tel ou tel contenu) pour identifier les meilleurs leviers pour rendre vos contenus le plus visibles possible.
Le tip en plus
L’analyse des statistiques peut faire l’objet d’une thématique mensuelle lors de vos comités éditoriaux.
