Ingénieur - Archiviste

L’archiviste contribue à la mise en œuvre de la politique documentaire et d’archivage définie par les HUS et le comité de Pilotage désigné à cet effet. Il exerce des tâches qui garantissent le classement, le versement, le tri et la communication des archives médicales des UF et des entités médico techniques.

MISSIONS ET ACTIVITES
L’archiviste participe à la bonne application de la politique archivistique du CHU de Strasbourg, dans le respect des obligations légales, sous la responsabilité du DIM.

1. Veille de la bonne application des procédures d’archivage par les services versants ou services de soins 

L’archiviste diffuse les procédures d’archivage auprès des services de soins et services versants concernés pour sensibiliser à leur application et pour faciliter la réalisation des opérations de gestion d’archives ; Il conduit les actions de sensibilisation, de communication et de formation auprès des personnels concernés : archivistes référents dans les services de soins, secrétariats médicaux ou personnels prenant en charge des actions de gestion d’archives.
Il alerte sa hiérarchie sur toute évolution en matière de réglementation d’archives et propose les modifications des procédures en conséquence.

2. Prise en charge des actions de contrôle de la qualité des opérations de tri, de versement et d’accès aux archives médicales

L’archiviste contrôle les bordereaux de versement et les inventaires d’archives dans le respect des procédures d’archivage, les demandes d’accès aux archives (bordereaux de consultation).

3. Prise en charge du récolement des archives hospitalières

L’archiviste réalise les cartographies de fonds d’archives réparties sur l’ensemble des sites des HUS pour permettre la constitution et la mise à jour du récolement réglementaire (mission d’archives publiques)

4. Identification des situations critiques pour des archives médicales stockées dans les UF ou pôles

L’archiviste étudie les situations de gestion d’archives entreposées dans les services de soins ou les services techniques pour définir les modes de tri, de versement ou de destruction d’archives médicales entreposées et soumet des modes d’actions à la Gouvernance de la fonction Archivage (organisation de transfert, déménagement de locaux, tri et inventaire d’archives, …)
Il réalise les recherches d’archives médicales nécessitant de définir des actions de repérage de fonds et de recherche de dossiers.

5. Réalisation des outils documentaires et de gestion d’archivage (tableaux de conservation de tri, plan de classement, …)

L’archiviste tient à jour les indicateurs de gestion de l’archivage (versement, recherches, communication, destruction) pour le compte des HUS et réalise périodiquement des tableaux de bord pour informer sur la situation réelle de l’archivage au sein des HUS.
Il rédige les bordereaux de destruction après vérification après vérification des natures d’archives concernées et leurs DUA, et les soumet à la signature du DIM.
Il assure l’administration fonctionnelle de la base de gestion des mouvements des dossiers médicaux.
Il participe au niveau documentaire à la transition du dossier médical papier vers le dossier électronique / numérique.
Il participe à la relation entre les HUS et les Archives Départementales du Bas Rhin.

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

• Bac+5, formation spécialisée et/ou expérience professionnelle confirmée de 3 ans minimum suivant la taille de la structure• Connaissance de la législation et de la réglementation relatives aux archives et au fonctionnement de son Institution
• Connaissance des techniques archivistiques et de l’informatique spécialisée
• Connaissances en matière de conservation préventive
• Maîtrise de la réglementation et des règles juridiques du domaine de l’Archivage
• Capacité de communication et sens de la pédagogie
• Capacités d’analyse et d’observation
• Maîtrise des outils bureautiques et de la messagerie,
• Sens du travail en équipe et bonnes capacités relationnelles
• Sérieux, rigueur
• Connaissance d’outils métier en archives et en dématérialisation documentaire

Délai de dépôt de candidature : 25 mai 2015