Il y a quelques années, les quelques 1 800 agents de la Région étaient dispatchés sur une quinzaine de sites parisiens. Ils sont aujourd’hui tous réunis au siège à Saint-Ouen (93). La Région Ile-de-France compte toutefois près de 12 000 agents, en incluant les personnels des lycées. Cependant, les agents du siège restent les principaux utilisateurs de GEDIF au quotidien.
“Cette solution nous permet de mieux collaborer en interne, mais aussi de travailler avec des organismes extérieurs, explique Stéphanie Meyer, administratrice fonctionnelle d’applications, à la Direction des Systèmes d’Information. Pour le projet du Grand Paris, par exemple, la Région a pu collaborer avec des nombreux partenaires extérieurs, ce qui a été un atout considérable pour l’avancement des dossiers et l’efficacité des échanges”.
Moins de mails et une collaboration plus intelligente
Grâce à la solution GEDIF (Gestion Electronique de Documents de l’Ile de France), qui s’appuie sur Alfresco, le travail se fait désormais en réseau et l’information est plus efficiente. “Nous voulions arrêter l’envoi intempestif de mails et les échanges de pièces jointes avec plusieurs versions d’un document, ajoute Stéphanie Meyer. Mon rôle est aujourd’hui de former les gestionnaires de sites aux bonnes pratiques collaboratives et à l’usage de cet outil”. Pour cela, près de 80 fiches d’aide ont été créées : Comment importer un document ? Comment gérer le versioning ? Etc. “Et à chaque ouverture d’espace collaboratif, j’organise un entretien pour épauler le gestionnaire dans son projet”, poursuit-elle. Même si certains agents sont encore réfractaires à l’outil et si le mail reste encore très présent dans les échanges, GEDIF a largement ouvert la voie du travail collaboratif au sein de la Région.
GED transverse et GED collaborative
GEDIF se scinde en deux usages :
- un usage applicatif référentiel transverse où sont versés automatiquement différents documents (pièces justificatives et comptables, etc.).
- un usage collaboratif organisé en “sites ”. Environ 450 ont déjà été ouverts. Comme par exemple le Centre de ressources du Pôle Lycées. Cet espace documentaire unique et partagé de la direction du Patrimoine et de la Maintenance du Pôle Lycées permet désormais de disposer de l’ensemble des données utiles aux agents, uniformisées, fiables, actualisées et validées.
“Pour que cela soit fonctionnel, il suffit à l’utilisateur de créer l’arborescence de son espace, un tableau de bord, puis d’inviter des contributeurs en interne et en externe, avec pour chacun des rôles bien définis (lecture, édition, etc.), explique Stéphanie Meyer. Tous les documents versés dans cet espace collaboratif sont ensuite modifiables en ligne et hors ligne, et peuvent être facilement partageables et retrouvés grâce au puissant moteur de recherche”.
Quant au stockage, il se fait pour l’heure sur des serveurs en interne à la Région Ile de France. GEDIF agrège près de 9 To de données, dont 2 To pour la partie collaborative.
Alfresco / Bluexml : des atouts “séduction”
En production depuis maintenant plusieurs années, la solution GEDIF a su séduire la plupart des agents de la Région Ile-de-France qui apprécient tout particulièrement ses capacités de centralisation de documents, son accessibilité aussi bien en interne qu’en externe, ses possibilités de communication via les tableaux de bord et sa gestion du versionning, pour être assuré de toujours travailler sur la bonne version d’un document. Quant à l’entreprise Bluexml, qui a intégré la solution, “elle a par ailleurs su parfaitement répondre à nos besoins et nous accompagner dans ce projet de gestion documentaire collaborative, comme dans les projets GED transverses sur les métiers subventions, finance, gestion de patrimoine et autres…” souligne Stéphanie Meyer.
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