Gain de temps, de productivité, d’efficacité et d’espace de stockage, réduction des coûts, sécurité et conformité : externaliser la numérisation de documents présente de nombreux avantages pour les organisations. Encore faut-il choisir le bon prestataire pour se faire accompagner, à l’instar de Novarchive, spécialiste des processus documentaires, de la numérisation à l’archivage.
En matière de numérisation, mieux vaut faire appel à un expert certifié NF 544, garantissant une copie électronique identique à un original papier (dite « copie fidèle »). Cette dernière peut ensuite être conservée
dans un système d’archivage électronique conforme à la NF Z42-013 afin d’obtenir une « copie fiable », qui dispose de la même force probante que le document d’origine, qui peut donc être détruit. Un double prérequis auquel Novarchive répond pleinement.
« Notre capacité à nous adapter à tous les types de projets et demandes clients fait notre force. Nos opérateurs sont formés à l’analyse et à l’archivage de documents afin de mener des opérations fines sur des dossiers. Numériser n’est pas seulement un travail technique, mais aussi intellectuel, et c’est là notre valeur ajoutée », estime Julien Gaudin, responsable Numérisation.
Fonctionnant en mode projet, Novarchive réalise un audit documentaire afin d’identifier les documents à numériser et les conditions dans lesquelles ils devront être stockés. Des tests qualité sont ensuite effectués avant la numérisation, lors de laquelle 100 % des images numérisées sont vérifiées afin de garantir l’absence d’anomalies.
Fort de son expertise, Novarchive accompagne plus de 3000 clients, dont le département de la Marne, qui a récemment confié au spécialiste de la dématérialisation un vaste projet de numérisation concernant 2000 dossiers d’agents (soit 350000 pages). Une opération rendue possible grâce au travail préparatoire réalisé par Novarchive et à sa capacité à répondre aux exigences autour de la numérisation fidèle.
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Novarchive
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