Contexte et enjeux : une communication à la maille d’un grand groupe
Premier producteur mondial d’électricité bas carbone, le groupe EDF diffuse chaque année des milliers de médias pour ses communications interne et externe. Avant le projet, plusieurs outils coexistaient (photothèque, vidéothèque, brand center), rendant complexe la recherche, la contribution et la gouvernance des droits. Le Media Center Keepeek a été retenu pour mettre en place un référentiel unique et convivial, accessible aux communicants et partenaires, avec un moteur de recherche moderne, des workflows de contribution et un Brand Center intégré.
Trois objectifs clés
- Regrouper des outils éclatés dans un environnement unifié, avec un back‑office adapté aux usages de la marque.
- Instaurer une contribution sur‑mesure et réellement collaborative entre la direction de la communication, les BU et les agences.
- Progresser vers une sobriété numérique mesurable (moins d’envois lourds, formats adaptés, mutualisation des médias).
Déroulé du projet et architecture
Le projet a démarré par un recensement approfondi de l’existant, suivi de la migration et de l’indexation des fonds. L’ouverture du Media Center a permis à plusieurs milliers d’utilisateurs de retrouver, qualifier et partager les médias via des paniers/listes, avec des interfaces adaptées à l’identité EDF et un Brand Center consultable en mode web. Les vidéos sont intégrées et diffusées sur l’intranet, et des connecteurs facilitent l’accès depuis les outils de production. La gouvernance s’appuie sur des rôles documentés (administration, indexation, juridique) et des comités réguliers pour piloter les usages et l’amélioration continue.
Bonnes pratiques à retenir
- Nettoyer et dédoublonner les fonds avant import — et documenter la cartographie de l’existant.
- Co‑concevoir la taxonomie et le plan de classement avec un panel d’utilisateurs représentatifs (pas uniquement la com).
- Ne jamais sous‑estimer l’indexation : combiner modèles et listes contrôlées pour gagner en précision.
- Accompagner le changement : micro‑tutos vidéo intégrés au portail, webinaires récurrents, rappels sur les liens de partage pour limiter les téléchargements.
- Mettre en conformité les workflows avec le RGPD (contrats de cession, gestion des durées et des retraits) et l’accessibilité (RGAA).
Une expertise documentaire unique sur le marché
Au-delà de la technologie, Keepeek s’appuie sur une équipe interne de documentalistes et d’iconographes qui accompagne EDF au quotidien : cartographie et enrichissement des fonds, conception de la taxonomie et des métadonnées, normalisation des plans de classement, contrôle qualité/complétude, gestion des droits (auteur et image) et politique d’archivage. Cette prestation « clé en main » — unique sur le marché du DAM — sécurise la gouvernance des contenus et accélère l’adoption : les utilisateurs retrouvent plus vite, contribuent avec des référentiels communs et publient des médias conformes par défaut. L’équipe assure également le run (curation, nettoyage, support aux métiers) et des sessions de formation continues pour pérenniser les usages. Parler à un expert Keepeek
Bénéfices observés
- Recherche et diffusion accélérées : un référentiel unique, des filtres avancés et des téléchargements aux formats optimisés.
- Sécurisation des droits : association des contrats aux médias et alertes sur les échéances, y compris droits d’auteur et droit à l’image.
- Collaboration simplifiée avec les agences : dépôts directs, paniers partagés, commentaires et validations en ligne.
- Sobriété numérique : moins d’envois par e‑mail/transfert, redimensionnement automatique, diffusion via CDN et portail.
Et la suite ?
Au programme : raccordement SSO, poursuite du nettoyage, création d’espaces collaboratifs par entité, et enrichissement des capacités d’indexation assistée pour améliorer encore la qualité des recherches. Objectif : élargir les contributions tout en garantissant une gouvernance homogène et durable.
Rendez‑vous à OnDAM — 18–19 novembre
Rejoignez EDF et Keepeek à OnDAM (Paris) pour un retour d’expérience complet : enjeux, gouvernance, démonstration du media center et perspectives. Avec l’intervention de Valérie Bruandet, cheffe de projet audiovisuel au sein de la direction de la communication d’EDF. Inscription via le lien ci‑dessous.
S’inscrire à OnDAM (18–19 novembre)
