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Récemment, Kevin, le nouveau stagiaire "data engineer" du département informatique, annonçait fièrement en réunion : "tes documents, c’est complètement cheguy (désuet et démodé, selon le "Top 30 des expressions de la Gen Z décryptées", MO&JO, 2024) !".
Je me suis permis de lui rappeler que le mainframe, que l’on annonce mort depuis 1990, se porte encore bien 35 ans après, et que c’est grâce à lui qu’il peut payer sans contact son Starbucks du matin. Si cette discussion n’est pas très constructive, j’en conviens, au moins permet-elle de rappeler ce qu’est un document, et pourquoi les valeurs qu’il porte sont loin d’être dépassées ; même si, dans le même temps, sa forme a beaucoup évolué depuis la tablette de Kish (tablette de grès portant une double inscription pictographique, datée du milieu de la période d’Uruk (vers 3500 av. J.-C.).
Le stockage d’informations dans un système électronique est finalement assez récent. En effet, avant de parler de données, nos ancêtres informaticiens parlaient bien de documents. Rappelez-vous des premiers ordinateurs et de leur mémoire magnétique à tores de ferrite (forme dominante de mémoire vive des ordinateurs de 1955 à 1975) qui permettaient tout au plus de stocker quelques kilooctets. On était alors bien loin du big data. Et la mémoire nécessaire pour stocker un "mot" de quatre octets coûtait un dollar. Faites le calcul…
À cette époque, on ne parlait pas de données, mais bien de documents : un système utilisait des documents en entrée, les transformait et produisait des documents en sortie. Dans son article "A business intelligence system", publié en 1958, Hans-Peter Lühn, "inventeur" du mot "business intelligence", imaginait un système décisionnel. Et devinez avec quoi celui-ci se nourrit et ce qu’il produit : des documents, pas des données, dont le concept n’existait pas à l’époque.
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La question rhétorique de savoir si le document va disparaître peut donc être traitée à la manière de nos dissertations avec plan dialectique : thèse, antithèse et (peut-être) synthèse.
Oui, le document va disparaître !
En tout cas, dans sa forme que nous connaissons le mieux : le document papier. Disparaître est peut-être un grand mot, mais le support papier sur lequel nous avons basé nos lois, nos échanges commerciaux et nos enseignements a déjà largement réduit sa production. Alors que le marché était en croissance chaque année jusqu’en 2005, la tendance est clairement à la baisse, et la production en Europe de papier dit "graphique", c’est-à-dire servant de support à la communication (ramettes, journaux, publicité…) a depuis chuté de plus de 50 % (source : Cepi, la confédération européenne des industries papetières).
Le document tel que nous l’entendions pendant des décennies est donc en très forte régression, tout comme les services corollaires d’impression, de distribution, de stockage et d’archivage. Une bonne nouvelle, cependant : le taux de recyclage de ce papier graphique est en augmentation. Il atteignait 76 % en 2023 (source : Ademe).
Les pressions financières et écologiques pourraient avoir raison de nos documents papier : si produire, conserver et transmettre un document sous un autre format se révèle moins couteux et accessible à tous, le document tel qu’il a rythmé nos organisations administratives pourrait bien disparaître dans les prochaines décennies. Cela prendra sans doute de nombreuses années, mais imaginer un futur en 2100 sans presque aucun document papier ne semble pas irréaliste. Se pose néanmoins la question de la préservation des autres formes de documents, électroniques en particulier, et de leur transmission. Sur ce plan, on pourrait donc également défendre une autre thèse…
Non, le document ne disparaîtra pas !
Car le document est à la base du savoir et de l’enseignement. Rappelons l’étymologie du mot : le terme provient du latin "documentum", qui, lui-même, dérive du verbe "docere" signifiant "enseigner". Sans documents, pas de transmission du savoir entre générations. Mais alors, si le document papier disparaît peu à peu, comment le document survivra-t-il sous d’autres supports ? Nous parlons bien entendu, ici, du document électronique.
Selon l’Office québécois de la langue française, un document électronique est "tout contenu numérique (texte, image, audio, vidéo) stocké et accessible via un appareil électronique, qui peut être créé nativement en format numérique ou être une version numérisée d’un document papier". Et ce document électronique est une forme organisée d’un certain nombre de données. Sa structure, son format, son organisation et les ontologies auxquelles il se rattache lui donnent toute sa valeur. Sans ingénierie documentaire, les données ne sont que du vrac numérique. Les transformer en documents électroniques structurés leur apporte leur valeur, permet leur conservation, garantit leur disponibilité dans le temps et sécurise la notion de preuve.
Créer un document aujourd’hui consiste bien souvent à récupérer des données dans différentes bases, à les organiser, à les documenter, à les sécuriser, puis à créer un "document". Non pas un document au "sens papier" du terme, mais un document électronique, structuré, transmissible et exploitable. Loin de disparaître, le document va donc devenir l’esperanto de la communication entre des systèmes d’information souvent conçus sans vision à long terme.
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Tentons alors une synthèse…
Le "document" écrit, servant de preuve ou de renseignement, doit donc distinguer clairement le format et son support. Le support papier ne disparaîtra sans doute jamais (heureusement pour la transmission de notre histoire), mais sa production continuera de fortement diminuer (heureusement pour la préservation de notre planète). En revanche, le "document" vu sous l’angle de son contenu restera en progression, heureusement pour l’enseignement au sens large.
Le papier présentait de nombreux avantages : sa durabilité, sa lisibilité, sa compréhension à travers les générations et, même si la structure et l’écriture ont évolué au cours des siècles, nous savons toujours lire des documents datant de plusieurs siècles. Les supports électroniques sont beaucoup plus volatiles : qui sait aujourd’hui relire un document présent sur une disquette ? Ce type de support (disquettes, bandes magnétiques et parfois même les clés USB) a déjà disparu de nos ordinateurs quotidiens. Tout est maintenant hors de notre portée, dans le fameux cloud.
Mais au-delà du support, nous devons aussi nous assurer que le format du contenu est transmissible. C’est ici que le travail des professionnels de l’information prend tout son sens : au travers de formats standards et documentés, nous devons créer des documents autoportés, c’est-à-dire qui incluent les données et leur description.
Les classiques PDF et XML nous montrent la voie. Pourtant, beaucoup de données de nos systèmes d’information sont aujourd’hui très mal archivées et le métier de "data archivist" est d’ailleurs en pleine croissance. Son travail consiste finalement à transformer des données en documents ; pas en documents papier, bien sûr, mais en documents structurés s’appuyant sur un format documenté, conservés et transmis au travers des générations futures de manière électronique en garantissant leur accessibilité et leur caractère probatoire indispensable.
Alors, Kevin, désolé, tu as en partie raison, mais en grande partie tort. Le document est donc mort ! Vive le document !
