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Quels outils choisir pour mener une veille collaborative ?

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    Les atouts de la veille collaborative ne sont plus à démontrer : la mise en commun de connaissances collectées par les uns et les autres permet de faire gagner beaucoup de temps aux organisations. (Pixabay/Hebi65)
  • Les logiciels dédiés à la veille proposent des fonctionnalités qui évoluent avec les besoins exprimés par les utilisateurs. Notamment dans le domaine de la veille collaborative où les éditeurs rivalisent d'idées pour proposer des modules spécifiques (avec tableau comparatif des outils).

    Dans un entretien qu'il avait accordé à Archimag au mois de février dernier, le consultant Frédéric Martinet faisait un constat : « Des acteurs historiques de la veille ont entamé des refontes assez profondes de leur ergonomie. (...) Ces évolutions et cette modernisation de ces logiciels pourraient offrir une fraîcheur bienvenue alors que peu – voire pas – de nouveaux acteurs se sont positionnés sur ce créneau du monitoring de site web généraliste ».

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    Le tableau suivant permet de faire le point sur les fonctionnalités qui se cachent sous le capot des solutions. À commencer par la « catégorisation de données » qui est assurée par tous les logiciels recensés ici. Celle-ci peut se faire selon différents modes : par plan de veille, par type de sources, par détection d'entités nommées... Dans tous les cas, cette catégorisation est automatisée. Certaines solutions se singularisent en proposant une orientation Ged (gestion électronique de documents) avec un système de tags hiérarchiques. D'autres, plus particulièrement dédiées à la veille brevet, optent pour un service de recherche et d'analyse des brevets.

    L'analyse de tonalité en recul

    Plus étonnante, l'analyse de tonalité semble ne plus être un avantage compétitif. Jadis érigée en critère incontournable, elle n'est désormais plus revendiquée que par trois des éditeurs qui ont répondu à notre questionnaire. Faut-il y voir le déclin d'un concept contesté au sein même de la communauté des veilleurs ? Pour les éditeurs qui continuent d'investir cette fonctionnalité, l'analyse gagne en finesse par rapport aux années précédentes avec un passage à six niveaux (de très négatif à très positif) contre trois niveaux auparavant (négatif, neutre, positif). Autre évolution proposée par un éditeur : « le machine learning avec apprentissage du corpus par l'humain qui fiabilise le système ».

    Face à l'infobésité qui pèse sur les veilleurs, on pourrait penser que le résumé de texte soit présent dans toutes les solutions. Ce n'est pas le cas. Certaines proposent un extrait contenant les termes recherchés, d'autres proposent à l'utilisateur de choisir lui-même des extraits. D'autres encore se limitent aux premières lignes d'un article. 

    Bonne nouvelle pour les veilleurs qui travaillent à l'international : toutes les solutions présentées dans ce tableau supportent (à différents degrés) une multitude de langues. Y compris celles qui ne s'écrivent pas avec l'alphabet latin. Quant aux interfaces logicielles, elles peuvent aussi être déclinées en français, anglais, espagnol ou arabe (pour certaines d'entre elles).

    Graphiques dynamiques

    Depuis plusieurs années déjà, les éditeurs planchent sur la visualisation des données. En plus de présenter des rapports de veille sous forme traditionnelle (texte, tableau), les solutions sont aujourd'hui en mesure de mettre à disposition des veilleurs une multitude de modes de visualisation : représentation statistique ou sémantique, graphiques dynamiques, frises chronologiques, radars... Notons cependant que certains modules ne sont pas livrés dans la version standard de ces logiciels : à savoir avant de se décider.

    Face aux demandes des veilleurs, les éditeurs ont largement enrichi les modes de diffusion de la veille : tableaux de bord, alertes, newsletters, flux RSS, intégration dans les réseaux sociaux, exportation avec des applications tierces... Il y en a pour tous les goûts et surtout pour tous les usages professionnels. 

    Nous avons demandé aux éditeurs de désigner les trois points forts de leur solution dans le domaine spécifique de la veille collaborative. Leurs réponses montrent des choses intéressantes : annotation collaborative de documents, enrichissement des bases de données, contributions « terrain » de la part des collaborateurs qui travaillent à l'extérieur... Il est donc vivement conseillé de regarder les développements réalisés par les éditeurs dans ce domaine. D'autant plus que les atouts de la veille collaborative ne sont plus à démontrer : la mise en commun de connaissances collectées par les uns et les autres permet de faire gagner beaucoup de temps aux organisations.

    Quant au coût de ces solutions, il varie dans les grandes largeurs. Mais attention ! Toutes ne jouent pas dans la même catégorie en termes de fonctionnalités ou de puissance. Sans oublier l'accompagnement et la maintenance qui doivent être signalés dans le devis final.

    <<< Téléchargez ici le tableau comparatif des solutions de veille >>>

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    identifient la veille collaborative comme faisant partie de leurs sujets prioritaires. Cependant, si les veilleurs sont conscients de la nécessité de la mettre en place, ils ne savent pas trop par quel bout commencer. Ils sont en attente de retours d'expérience, de trucs, d’astuces et de bonnes pratiques pour convaincre leurs collègues d’adhérer et participer à ce nouveau projet.

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