Au cœur des bases de données documentaires

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De nombreux professionnels de l’information font usage des bases de données documentaires, qui permettent de gérer et d’organiser de grandes collections de documents et leurs métadonnées associées. Articles de recherche, rapports, fiches techniques, documentations normatives, livres, fichiers multimédias…

Ces bases permettent de réaliser des recherches, de trier et de stocker de l’information. Elles peuvent être déployées en interne, au sein d’une organisation, ou de manière publique comme les sites Cairn ou encore Theses.fr et Europresse.

Quels types de documents faut-il inclure, quelles sont les informations clés à répertorier et quelles sont les fonctionnalités à intégrer pour faire de la recherche ? La création d’une base de données documentaire demande une phase de préparation en fonction de son objectif.

Comprendre comment l’information y est structurée permet non seulement de mieux appréhender sa conception, mais aussi son utilisation.

Le cœur des bases de données fait généralement appel à un système de gestion de base de données (SGBD). Son objectif est de veiller à la cohérence des données (gestion des doublons, maillage entre les informations…), à la possibilité de les partager et à leur sécurité.

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