La salle courrier digitale doit se réinventer avec de la capture avancée

Quelles problématiques rencontrent aujourd’hui les organisations en matière de gestion électroniques des courriers entrants ?

On assiste à un accroissement exponentiel de contenus non structurés. Plus de 60 % des informations qui entrent dans une entreprise ou une administration sont en effet des documents papier ou numériques*, dont le volume va être multiplié par 2 à 4 d’ici 2021* sous l’effet de la digitalisation des échanges. Extraire au plus vite des données de qualité est clé pour prendre des décisions éclairées, améliorer l’expérience client et accroître l’efficacité opérationnelle. Pas étonnant que plus de 70 % des organisations font de la capture d’information une clé de leur transformation digitale* !

Dès lors, comment répondre à ces enjeux de capture d’information ? 

Si les technologies de capture de documents ont accompagné depuis de nombreuses années au sein de salles courrier les initiatives de dématérialisation de nombreux secteurs d’activité, elles doivent aujourd’hui se réinventer.
Nourrir en temps réel des processus métier que les organisations cherchent à automatiser au maximum (comme la souscription à un service, l’indemnisation d’un sinistre, une demande de prestation sociale, le traitement des factures fournisseurs...), prendre en charge de nouveaux formats et canaux (mobile, portails, réseaux sociaux...) et s’intégrer simplement dans des systèmes d’information ouverts et évolutifs est aujourd’hui indispensable.

Sécuriser les échanges à base de documents devient également vital, tant la digitalisation augmente les risques de fraude et de non-conformité. Sans parler de la prise en compte des dernières avancées en IA et Machine Learning, afin d’assurer un haut niveau de service...

Que propose ITESOFT en matière de salle courrier digitale et pour quels types d’usages ?

Notre solution de salle courrier digitale s’appuie sur des technologies uniques de capture avancée caractérisées par :

• un taux d’automatisation maximal pour réduire délais et ETP,
• des performances immédiates grâce à des apprentissages mutualisés,
• l’intégration avec des services de détection de fraude,
• la capacité à se connecter nativement à une solution d’orchestration des processus métier,
• un service interactif en temps réel pour améliorer l’expérience client,
• une simplicité de mise en œuvre en s’appuyant sur le Cloud et les standards du web.

Grâce à cette capture avancée, les organisations peuvent accélérer leur transformation et digitaliser pleinement l’ensemble de leurs processus métier, les rendant plus rapides, plus intelligents et plus sécurisés. C’est elle qui met les justificatifs usagers à disposition des gestionnaires du portail Info-Retraite que la Caisse des dépôts opère en 1 min (contre 24 ou 48 h auparavant).

C’est elle qui a permis à Inter Mutuelles Assistance de gagner 4,5 ETP pour traiter plus de 600 000 factures fournisseurs par an, avec une fiabilité des données accrue.

* Sources : études 2019 AIIM, Gartner, Markess by exægis