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Transformation numérique des entreprises à l’heure du Covid-19 : iGuana fait le point

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    Selon Stéphane Horta, CEO d’iGuana, la transformation numérique des organisations passera plus que jamais par du consulting plutôt que des solutions. (Pixabay/Gerd Altmann)
  • La crise sanitaire liée au Covid-19 n’a malheureusement pas épargné les entreprises. Même si celles qui avaient déjà entamé leur transformation numérique ont été moins touchées, toutes ont dû revoir leurs habitudes de fonctionnement pour s’adapter au mieux à la généralisation du télétravail. Où en est la transformation numérique des entreprises aujourd’hui ? À quoi faut-il s’attendre à l’avenir ? L’éclairage de Stéphane Horta, CEO d’iGuana, spécialiste de la GED et de l’archivage numérique.

    Les entreprises pas toutes égales face au Covid-19

    Face à l’accélération de la pandémie de coronavirus, de nombreux gouvernements européens ont imposé un confinement généralisé sans laisser aux professionnels la possibilité de se préparer en amont. Deux tendances s’observent alors. En effet, certaines entreprises avaient déjà amorcé depuis longtemps leur transformation numérique et étaient familières du télétravail, à l’instar d’iGuana. Pour celles-ci, les outils technologiques étaient en place pour favoriser le travail à distance. 

    « D’autres entreprises, dans le secteur gouvernemental par exemple, n’étaient pas équipées », nuance toutefois Stéphane Horta. « Certains secteurs souffrent, à l’instar de l’automobile, du tourisme ou de l’aviation, et cela aura un impact sur d’autres industries aussi. Pour ces entreprises en difficulté, tous les projets, et pas uniquement au niveau de la GED, sont à l’arrêt. La priorité est de survivre. »

    La transformation numérique des entreprises boostée par une prise de conscience

    Les répercussions de ce contexte si particulier ne portent pas seulement sur l’activité des entreprises, mais également sur leur transformation numérique. Nombre d’entre elles ont ainsi été obligées d’accélérer le mouvement, notamment dans le secteur de la médecine où iGuana travaille avec plus de 150 hôpitaux, principalement situés dans le Bénélux. Les musées ne sont pas en reste, avec de fortes demandes portant sur la numérisation de livres, d’archives, mais également des solutions de scanning 3D pour obtenir des images des œuvres d’art et proposer des visites virtuelles. Certains secteurs ont cependant plus de mal à s’adapter. Stéphane Horta indique :

    « Les entreprises ont pris conscience qu’il ne suffisait pas d’avoir seulement un PC pour télétravailler, mais qu’il fallait également accéder aux dossiers. À ce niveau-là, les PME n’étaient pas encore prêtes : elles n’avaient pas la technologie nécessaire, les dossiers n’étaient pas toujours disponibles online ou partagés. La demande de digitalisation a grandi avec la crise, alors qu’il y avait plus de réticences auparavant, notamment du fait des coûts, y compris dans les grands groupes. Maintenant, avec le travail à distance, cela a pris de l’importance ».

    Nouveaux besoins et nouvelles offres

    Obligées d’accélérer leur transformation numérique, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à demander à ce que leurs prestataires en la matière travaillent dans l’urgence. Là encore, la crise sanitaire a fait apparaître de nouveaux besoins. « Beaucoup de demandes concernent l’archivage des dossiers et des ressources, mais également la digitalisation du courrier. Avant la crise, le courrier entrait en entreprise et était distribué manuellement aux destinataires, mais aujourd’hui les salariés sont à la maison », note le PDG d’iGuana, dont la société a développé une solution adaptée à cette problématique.

    « Nous allons chercher le courrier après qu’il ait été livré, nous l’ouvrons, nous l’enregistrons et nous le digitalisons. Certains clients l’analysent et nous l’envoyons directement dans leur système. Les collaborateurs reçoivent alors une alerte leur précisant qu’ils ont du courrier à ouvrir. Nous essayons d’automatiser le plus possible. Nous proposons beaucoup de consulting sur cette offre : le plus important est de discuter avec les clients pour assurer l’envoi, mais également la traçabilité et le traitement du courrier », détaille Stéphane Horta, qui précise que cette solution est centralisée sur la plateforme iGuana via laquelle les clients ont accès à différents modules qu’ils peuvent sélectionner selon leurs besoins.

    L’avenir de la GED : plus de consulting, moins d’équipement

    Conséquence directe de l’accélération de la transition numérique, les entreprises sont de mieux en mieux équipées. De fait, si auparavant les fournisseurs misaient sur des scanners toujours plus performants, ces appareils ne suffiront plus dans un avenir proche. « Le scanner est devenu de la commodité, qui n’a plus rien de spécial. Les clients demandent plus que la digitalisation des documents : peut-on lire l’information ? Peut-on en partager l’accès ? Il ne s’agit plus seulement de la digitalisation, mais d’aller beaucoup plus loin dans l’intégration. Il faut donner une solution aux clients, et la numérisation sera partie intégrante de ce processus », analyse Stéphane Horta.

    Selon ce dernier, les prestataires devront mettre les bouchées doubles pour proposer davantage de consulting pour « bien comprendre le client et ses attentes pour répondre à ses besoins ». « Par exemple, il y a de moins en moins de demandes concernant le stockage. 90 % des documents scannés sont ensuite détruits après digitalisation. Plus personne ne veut acheter de cloud. La tendance va de plus en plus vers des abonnements à des services tout compris », prévoit le CEO d’iGuana.

    De nouvelles pratiques bien parties pour durer

    Si des changements devraient se faire ressentir au niveau des besoins des entreprises, d’autres pratiques adoptées pendant le confinement lié à la crise sanitaire sont, quant à elles, amenées à persister. Terminés, entre autres, les processus qui nécessitaient l’intervention de nombreux acteurs avant d’être validés : grâce au partage de fichiers sur le réseau ou Internet, seuls les collaborateurs concernés ont besoin d’intercéder. Stéphane Horta constate évidemment que le travail à distance offre plus de praticité et d’efficacité. En effet, si auparavant les commerciaux n’avaient le temps de faire que deux visites par jour chez leurs clients, il est aujourd’hui possible d’en faire quatre fois plus grâce aux outils de réunion en visioconférence.

    « Cette nouvelle façon de travailler va rester. Le virus a fait émerger un mouvement dans lequel le travail à distance ne disparaîtra pas », estime le CEO. « En revanche, on entend parler du zéro papier à chaque crise. Je ne crois pas que le digital remplace le papier, même s’il diminue. Le papier aura toujours sa valeur pour l’être humain. Ce sera toujours une cohabitation, qui existe depuis longtemps. Le problème avec le papier, c’est qu’il ne peut être qu’à un endroit à la fois ; le digital est beaucoup plus facile d’accès. Si on parvient à digitaliser une grosse partie des documents, le papier et le digital peuvent vivre ensemble, même si le rythme est plus lent que prévu. »

    La numérisation des documents ne sera cependant que l’un des leviers de la transformation numérique des entreprises. Ces dernières peuvent aller plus loin en acceptant l’idée d’acheter du soft, c’est-à-dire des prestations de consulting répondant à leurs attentes. « Beaucoup de clients voient la digitalisation comme quelque chose de très simple, mais toute la problématique vient après : que fait-on avec les images ? Comment exploite-t-on les données ? Beaucoup d’entreprises n’ont pas conscience de toutes les possibilités offertes par la digitalisation », conclut Stéphane Horta.

     

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