L’adoption d’une solution de RPA, de quelque nature que ce soit, requiert avant tout de s’interroger sur les besoins, actuels ou à venir, auxquels elle doit répondre. De manière générale, elle doit permettre de libérer du temps aux salariés pour qu’ils puissent se focaliser sur des missions nécessitant une intervention manuelle ou une réflexion plus poussée. Les fonctionnalités offertes par la RPA ouvrent un large champ des possibles, encore faut-il identifier clairement les tâches devant être automatisées. Elles peuvent être à la fois redondantes et pénibles pour les agents, mais également chronophages ou génératrices d’erreurs. Inclure directement les acteurs in situ peut donc s’avérer très utile pour bien choisir sa solution de RPA.
Bien mesurer les risques en amont
Croire que la technologie peut tout résoudre serait une belle erreur ! Certes, les avantages offerts par l’automatisation sont nombreux (mise en place rapide, délais raccourcis pour le ROI, soutien aux processus métier), mais ils sont également accompagnés d’inconvénients dont il vaut mieux avoir connaissance avant de se lancer. La RPA doit en effet se limiter à des tâches simples, au risque que la technologie ne suive pas. Elle a également un impact direct sur l’architecture serveur, nécessitant souvent l’ouverture de sessions de travail verrouillées. Cet aspect particulier peut s’avérer d’autant plus problématique qu’il soulève des questions quant à la sécurité du réseau et des infrastructures virtuelles.
Être bien accompagné pour ne pas se tromper
Il peut cependant être relativement simple de faire le bon choix et de lever les points bloquants liés à la RPA en s’entourant d’experts du domaine. Pour les identifier, rien n’empêche de réaliser un rapide benchmark visant à comparer ces acteurs et leurs solutions : UiPath, BluePrism, Automation Anywhere, AutoMate, Pega, NICE, Kofax, NTT-AT, etc. Là encore, le classement des entreprises de la RPA établi par le Gartner peut être une bonne piste de réflexion. Cette étape à ne pas négliger ne sera pas nécessairement la plus simple au vu du nombre de prestataires sur le marché.
Comment monter son projet de RPA
La stratégie d’amélioration des processus métiers nécessite généralement de créer un centre d’expertise (CoE) réunissant a minima les responsables IT de l’entreprise, un consultant métier (parmi les agents concernés) et un développeur ou architecte RPA. Ils seront les garants de la bonne mise en œuvre de la RPA. Dans ce sens, le CoE est chargé d’identifier les processus automatisables et les solutions adéquates, la gouvernance à adopter, l’intégration des robots dans l’architecture virtuelle de l’entreprise. Il doit également prévoir la maintenance de cette technologie et l’accompagnement des professionnels de l’organisation. Pour mener à bien ces différentes missions, il est recommandé d’effectuer un projet pilote (avec peu de robots) articulé autour de plusieurs étapes :
- audit des processus existants ;
- élaboration d’une stratégie d’amélioration de ceux-ci et définition des critères de succès ;
- identification des processus automatisables ;
- validation de la solution choisie ;
- définition d’une feuille de route visant à éprouver la stratégie établie précédemment.
Et la trésorerie, dans tout ça ?
Si les éditeurs évoquent tous un ROI rapide (un an en moyenne), il n’en reste pas moins que l’investissement de départ peut être variable. Certains fournisseurs, à l’instar de WorkFusion et UiPath, proposent des logiciels de RPA gratuits, tandis que d’autres ont mis en place des plateformes de partage sur lesquelles sont accessibles des ressources utiles aux solutions d’automatisation. N’en demeure pas moins que le cabinet de conseil Deloitte estime qu’un projet de RPA peut aller de 4 000 à 15 000 euros pour les PME, et jusqu’à plusieurs millions d’euros pour les grandes entreprises. À bien garder en tête, donc.
Pour bien comprendre
En automatisant les tâches à faible valeur ajoutée, ces robots-logiciels procurent des gains de temps inédits. Quand il faut trente minutes à un humain pour remplir sa mission, le robot n’en met en moyenne que dix. L’erreur humaine est également balayée, le robot, une fois paramétré, étant infaillible. Si l’on ajoute à ces bénéfices le coût de cette solution et les délais nécessaires à sa mise en œuvre (entre six et huit semaines, soit un retour sur investissement particulièrement rapide), la RPA est une formidable opportunité pour libérer du temps utile aux agents et les redéployer sur des fonctions à plus forte valeur ajoutée.
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