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Bien gérer ses contenus dans un monde post-covid pour augmenter sa productivité

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    Avec les bouleversements liés à la pandémie de Covid-19, l’ECM est désormais indispensable aux organisations. (freepik)
  • Dans un contexte de généralisation du télétravail où chacun doit pouvoir accéder à ses documents depuis n’importe quel endroit, la gestion de contenu d’entreprise doit plus que jamais être une priorité pour les organisations de tous les secteurs. Pourtant, ces dernières sont nombreuses à déplorer un manque d’efficacité et de productivité dû à l’absence d’outils adaptés.

    L’ECM est encore loin d’être une réalité ! En France, seulement 26 % des organisations sont dotées d’une solution permettant de gérer tous leurs contenus [1]. Pourtant, le manque d’interconnexion, d’organisation et de mise à disposition des données s’impose comme l’un des principaux freins à la productivité dans de nombreuses organisations.

    Les données, une mine d’or sous-exploitée

    Ce verrouillage de l’information n’est pas sans conséquence ! Malgré tous les avantages qu’elles peuvent offrir (compréhension et anticipation des besoins des clients, évaluation des performances des produits, identification de nouvelles tendances et opportunités, etc.), les données sont encore trop souvent des ressources très peu exploitées. Il faut dire que leur accès est particulièrement complexe, les organisations n’étant pas assez équipées pour faciliter le stockage et le partage d’informations. À titre d’exemple, la moitié des entreprises du secteur financier classe ses data dans 9 systèmes et plus [2], sans connexion entre eux dans 3 cas sur 4 (ce qui peut notamment générer des doublons).

    Des difficultés qui se font ressentir par les collaborateurs

    Sans surprise, les utilisateurs sont les premiers à subir les effets d’une mauvaise gestion des contenus. En moyenne, ils passent pas moins de 52 minutes par jour à rechercher de l’information, soit une perte de productivité de 15 %. Et si le stockage des données dans plusieurs systèmes différents est le principal facteur expliquant cette difficulté (cité par 42 % des professionnels), il est néanmoins loin d’être le seul. Une nomenclature incorrecte, incohérente ou inadéquate peut également compliquer la recherche d’information, comme le font savoir 33 % des utilisateurs, de même que l’impossibilité d’effectuer des recherches dans plusieurs systèmes (25 %) ou l’absence d’outils adaptés (22 %).

    Des avantages à avoir en tête

    Paradoxalement, bien que les organisations soient encore peu nombreuses à utiliser un ECM, les bénéfices de cet outil sont largement reconnus. 46 % des professionnels soulignent sa capacité à centraliser tous les contenus numériques, issus de différentes sources d’information, au sein d’une seule plateforme [1]. En effet, contrairement aux logiciels ECM créés il y a plus d’une décennie, les solutions de gestion de contenu modernes ou plateformes de services contenus disposent d’un avantage de taille :  la possibilité de connecter les différentes sources d’information au sein de l’entreprise pour proposer une vision centralisée de l’ensemble des informations de l’entreprise, quel que soit l’endroit où elles se trouvent. Les utilisateurs peuvent ainsi continuer à travailler comme ils l’ont toujours fait avec leurs outils métiers (Google Drive, Slack, Photoshop), sans pour autant créer de silos d’information. Par ailleurs,  43 % des professionnels déclarent savoir que l’ECM facilite la traçabilité de l’information, et 40 % estiment qu’une telle solution contribue à l’accélération des processus métiers grâce à l’automatisation. L’accès plus facile à l’information et le développement de la collaboration interne/externe sont également cités par 37 % et 30 % des organisations. Mais les avantages de la gestion des contenus ne s’arrêtent pas là ! 

    [1] Enquête Archimag réalisée en mars et avril 2020 auprès de 150 organisations des secteurs privé et public.
    [2] Rapport Nuxeo sur la situation des services financiers en 2020 : quelle réalité pour les services financiers britanniques en 2020 ?

    Pour mieux comprendre les enjeux liés à l'ECM, téléchargez dès à présent l'eBook Nuxeo "5 raisons de bien gérer ses contenus dans un monde post-covid".
     

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