Parce que les documents sont votre plus grand atout, un Système de Gestion de Documents devient votre outil le plus indispensable et le plus critique. Alors que beaucoup se concentrent sur la complexité des fonctionnalités de ces solutions, d’autres ignorent leurs avantages.
Pourquoi la gestion des documents est-elle importante ?
Voici les 4 principaux avantages :
1- Maintenir la Sécurité de vos Documents
Les documents de votre entreprise peuvent contenir de nombreuses informations compromettantes, telles que des données commerciales ou des informations concernant les clients et soumises à la RGPD. Le SGD permet de protéger les documents en délivrant un accès autorisé aux personnes clés tout en traçant les actions dans des journaux d’audit, protégeant ainsi les documents contre les accès non autorisés ou les fuites. Ce système protège également les documents électroniquement sur la plateforme, à comparer avec les documents papiers qui peuvent être égarés ou endommagés dans les unités de stockage et les archives non entretenues.
2- Permettre des Collaborations Simplifiées
Le SGD autorise l’accès à différents documents à partir de divers emplacements sur la même plateforme en utilisant des technologies innovantes comme la blockchain. Elle peut accéder à des silos et permettre à des tiers un accès limité afin de créer, examiner et approuver des documents dans la mesure où ils bénéficient de l’autorité pour ce faire. Les collaborations sont simplifiées grâce à l’accès en temps réel aux documents et à la possibilité d’effectuer un suivi des versions et des collaborateurs. Il permet également aux employés et au personnel hors site d’avoir le même accès aux documents, et les dote des mêmes capacités et privilèges.
3- Classification Améliorée
Le SGD permet de classer et de stocker des documents dans un référentiel central. Grâce à une architecture modulaire, vous pouvez appliquer des règles de conformité spécifiques qui vous permettent de classer automatiquement vos documents. Le SDG peut réduire le risque de mauvais classement et de perte de documents en déplaçant les documents vers un nouvel emplacement, en créant des dossiers étiquetés, en mettant en place un système hiérarchique pour les répertoires et en indexant des documents.
4- Efficacité Accrue
Enfin, la plupart des avantages d'un bon Système de Gestion des Données peuvent être résumés en un mot : "Efficacité". Le SGD peut aider les entreprises à accéder aux documents depuis n'importe quel endroit de leur entreprise, ou permet l’accès à n'importe quel tiers avec lequel elles collaborent. Les documents peuvent être consultés avec rapidité et précision en économisant les coûts d'archivage, de maintenance des documents et le temps perdu à chercher des informations, des dossiers ou des données spécifiques.
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