Archives d'entreprise : Comment les reprendre, les numériser et les conserver de façon pérenne ? 

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    Même si le “Zéro papier” est encore loin d’être une réalité dans les entreprises françaises, comme dans les administrations, la numérisation des documents reste pourtant un levier essentiel à toute activité professionnelle.
  • La crise sanitaire a accéléré la transformation numérique de nombreux secteurs, leur permettant de s’adapter à un quotidien bouleversé (éducation en ligne, télémédecine, e-commerce, télétravail, cloud, etc.). Depuis, toutes les organisations ont compris l’intérêt qu’elles avaient à se digitaliser et à revoir leur fonctionnement, du traitement du courrier entrant à l’archivage des données, en passant par la gestion de leurs processus internes et la numérisation de leurs archives.  

    Il y aura clairement un avant et un après Covid-19. Les entreprises qui sont sorties grandies de cette crise sanitaire sont celles qui ont su s’adapter et s’organiser rapidement, en mettant en place les mesures nécessaires pour assurer une parfaite continuité de services, à distance, en complète autonomie ou en externalisant certaines opérations, avec un impact minimum pour leurs clients et leurs collaborateurs. Ce nouvel agencement passe obligatoirement par l’instauration d’une politique de dématérialisation de tous les flux importants (courriers, facturation, etc.) et par la digitalisation des processus vitaux de l'entreprise (financier et commerciaux notamment). 

    La digitalisation au service de l’efficacité et de la rentabilité

    La digitalisation des flux documentaires répond par ailleurs à une logique de réduction des coûts et de réduction des charges administratives invoquées depuis toujours par les organisations. La mise en place d’une gestion électronique du courrier entrant, par exemple, permet incontestablement aux organisations de gagner en efficacité, mais aussi et surtout d’accélérer les échanges et le traitement des factures, des réclamations ou encore des demandes d’aides dans le public, pour in fine, améliorer aussi bien la relation client ou citoyen, que la relation commerciale avec un prestataire ou fournisseur. 

    Dématérialisation, un enjeu national 

    La dématérialisation est même devenue un enjeu national avec la mise en place du programme Action Publique 2022 qui vise à moderniser les services publics et à rendre un maximum de procédures administratives accessibles en ligne d’ici la fin de l’année 2022, de manière totalement dématérialisée. D’autant que, dans la sphère publique, certains secteurs sont de gros générateurs et de gros consommateurs de papiers. C’est le cas de la Justice notamment. Si des progrès ont été faits avec la digitalisation de certaines procédures (via des plateformes comme le Portail du Justiciable par exemple), que faire de toutes les pièces papiers constitutives des dossiers et des échanges avec les différentes parties impliquées qui se font encore majoritairement au format papier ? Comment les reprendre, les numériser et les conserver de façon pérenne ?

    Vers des procédures pénales 100% dématérialisées

    Les procédures pénales, par exemple, restent en grande partie des procédures papier, de leur ouverture à leur archivage. Les échanges des dossiers entre les services enquêteurs (Police et Gendarmerie) et les juridictions manquent dès lors cruellement de fluidité. D’où la volonté de l’Etat de développer une procédure pénale nativement numérique permettant de dématérialiser totalement les échanges, d'authentifier les actes par une signature électronique et d'archiver les procédures de manière sécurisée. La disparition du papier faciliterait la complétude et la gestion des dossiers et générerait des gains de temps, depuis le dépôt de la plainte jusqu’à l’exécution de la peine. Le papier, la signature manuscrite page par page, et parfois l’apposition d’un sceau, devaient donc bientôt laisser place à un dossier intégralement dématérialisé, servant d’unique support au procès pénal.

    Quand la justice abandonne ses classeurs et dossiers

    Dans le cadre de son plan de transformation numérique (PTN), le minis­tère de la Justice déma­té­ria­lise déjà certaines pro­cé­du­res (civiles et admi­nis­tra­ti­ves notamment) et déploie des outils de GED, de coffre-fort numé­ri­que, de signa­ture électronique et de numé­ri­sa­tion. Le Département des archi­ves, de la docu­men­ta­tion et du patri­moine (DADP) a, par exemple, lancé le PROJAE (Programme de la jus­tice pour l’archi­vage électronique). L’objectif : conce­voir un sys­tème d’archi­vage électronique hybride (baptisé Axone) permettant l’archivage intermédiaire des documents numériques et physiques du Ministère de la Justice avant versement dans VITAM. Son déploiement est prévu de novembre 2021 à novembre 2023. Si ce SAE sera alimenté par les actes et documents nés de procédures désormais nativement numériques, la reprise et la numérisation de certains dossiers judiciaires restent également à l’ordre du jour. Et ce chantier de numérisation “haut volume” implique la mise en place d’une chaîne de traitement spécifique, offrant un maximum d’automatisation. 

    Santé : vers une résurrection digitale 

    Le secteur de la santé est confronté au même défi. Le secteur hospitalier comme celui des laboratoires pharmaceutiques est, lui aussi, engagé dans des projets de dématérialisation. Mais là encore la digitalisation se heurte à des problèmes structurels et économiques. Si les professionnels de santé numérisent aussi souvent que les autres, beaucoup craignent l’absence de valeur légale des documents numérisés, et sont plus inquiets sur ces questions que dans d’autres secteurs d’activité. Des freins technologiques subsistent également dans la gestion documentaire, notamment l’impossibilité de scanner par lots, la crainte de fragiliser certains documents ou encore l’absence d’interfaçage avec les applications métier existantes, qui permettrait pourtant d’automatiser certains processus (comme les procédures d’entrée ou les hospitalisations) et de restreindre les tâches fastidieuses.

    Logistique : mettre fin aux flux papiers

    Le monde du transport fait aussi partie de ceux qui génèrent beaucoup d’échanges papiers, notamment les transitaires qui se chargent de trouver les meilleures routes et les meilleures conditions pour transporter les marchandises de leurs clients partout dans le monde. Entre les ordres d’envoi, les déclaration de douanes, les bordereaux de livraison et le reste, ce sont des centaines de documents papiers qui transitent d’un intermédiaire à l’autre, sont envoyés par voie postale ou par coursier, et qui, forcément, parfois se perdent et exigent des opérations de saisie chronophages. Il est donc urgent de dématérialiser ces dossiers de transit qui, jusqu’à présent, sont gérés en papier grâce à de simples pochettes et trieurs cartonnés. D’où l’appui de la numérisation qui permet non seulement de fiabiliser la chaîne documentaire, mais aussi d’accélérer le paiement de la prestation du transitaire, puisque toutes les opérations et leurs preuves sont dématérialisées. Si, dans ce secteur, les procédures ne sont pas encore nativement numériques, la numérisation des documents papiers, leur identification et leur injection automatiques dans la GED et l’ERP devraient grandement faciliter la vie des transitaires. Encore faut-il être équipé des bonnes solutions...

    Numérisation : quelle est votre principale motivation ?

    Et même si le “Zéro papier” est encore loin d’être une réalité dans les entreprises françaises, comme dans les administrations, la numérisation des documents reste pourtant un levier essentiel à toute activité professionnelle, et d’autant plus en période de crise, où chacun a besoin d’accéder rapidement aux pièces nécessaires à l’exercice de sa fonction. In fine, plusieurs raisons peuvent amener les organisations à se lancer dans un projet de numérisation : 

    • la réduction de la circulation du papier. Quoi de plus normal aujourd’hui que d’espérer ne plus avoir à manipuler ou à transmettre des documents papiers et pouvoir centraliser toute son information au sein d’une seule et même plateforme en ligne. Cette préoccupation est à la fois d’ordre éthique (la réduction des impressions contribue à limiter l’impact écologique de l’entreprise) et professionnelle (quel gain en efficacité que de pouvoir accéder à ses documents de travail, son information professionnelle en ligne et en tout lieu). 
       
    • les économies en archivage physique. Certains projets sont, en effet, motivés par la volonté de l’organisation de gagner de la place et de réduire le besoin en stockage des archives. Notez qu’il est même possible d’envisager la destruction des documents d’origine après leur numérisation, en s’adossant à la norme NF Z42-026. 
       
    • la conservation. L’idée ici étant de préserver l’information contenue dans certains documents. Car tôt ou tard, tous les supports papiers deviennent obsolètes et présentent des altérations. Mieux vaut donc agir avant qu’ils ne se soient trop tard et que le support soit totalement détérioré ou illisible. D’où l’intérêt de numériser l’information de ces documents afin de prolonger leur longévité.
       
    • la diffusion de l’information. Depuis le début de la crise sanitaire, bon nombre d’organisations ont pris conscience de l’intérêt de disposer d’une base documentaire facilement interrogeable et accessible aux collaborateurs travaillant à distance. D’où l’intérêt de numériser la grande majorité des documents entrants afin de faciliter leur diffusion et d’améliorer leur accessibilité, tant pour les collaborateurs de l’entreprise que par des partenaires externes (clients, fournisseurs, etc.). Un document électronique est clairement plus facile à exploiter et à partager qu’une information exclusivement disponible sur support papier. 
       
    • la valorisation de l’information. À l'heure des plateformes documentaires et de la digital workplace, bon nombre d’organisations veulent rendre certains contenus disponibles jusqu’à présent uniquement au format papier, accessibles à tous et constituer une base de connaissances interrogeable par tous leurs collaborateurs. Il peut s’agir de fonds historiques, mais aussi de littératures scientifiques ou documents professionnels susceptibles d’être utiles aux collaborateurs pour leurs missions quotidiennes. De nombreuses entreprises sont engagées dans une démarche de knowledge management et entendent réunir l’ensemble de leurs patrimoine au sein d’une même base documentaire. 

    Notez d’ailleurs que les projets de numérisation initiés au départ par les ressources patrimoniales s’étendent bien souvent aux autres flux documentaires. Le problème, c’est le manque d’équipement, le matériel vieillissant et le sous-dimensionnement technique de ce genre de projet.

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    Le chiffre du jour
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    est en moyenne signalée toutes les semaines dans les établissements de santé depuis janvier 2021. Les hôpitaux ont subi 27 cyberattaques majeures - qui ont effectué tout ou partie de leurs systèmes d'information - en 2020.

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