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Quels outils gratuits de signature électronique utiliser ?

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    Plusieurs acteurs propose des solutions gratuites de signature électronique. (Pch.vector/Freepik)
  • La signature électronique ne cesse de se développer. Cet outil de confiance, qui accompagne souvent les démarches de dématérialisation, dispose désormais d'un grand nombre d'éditeurs... La rédaction vous propose de découvrir trois solutions gratuites de signature électronique.

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    Lex Community, des serveurs made in France

    Lex Persona propose sa nouvelle plateforme de signature électronique totalement gratuite, Lex Community, depuis septembre 2022. Ce portail public accessible à tous (TPE, professions libérales et réglementées, associations, indépendants, et particuliers) permet de profiter des avantages liés à la dématérialisation à valeur probatoire : suppression des coûts d’impression et d’expédition, instantanéité d’internet, sécurité technique, valeur juridique et conformité réglementaire. Et ce grâce à des signatures électroniques conformes à l’article 1367 du Code civil ainsi qu’au règlement eIDAS.

    Pour en profiter, rien de plus simple : il vous suffit de créer un compte et de compléter certaines informations (prénom, nom, adresse mail et mot de passe) que Lex Persona s’engage à ne pas utiliser dans un but marketing ou commercial.

    Lire aussi : Lex Persona lance la première plateforme de signature électronique gratuite

    Pas d’abonnement, pas de publicité, vos données sont confidentielles : elles sont sécurisées et stockées sur des serveurs exclusivement situés sur le territoire français. Ainsi, les utilisateurs ont un accès total à la plateforme, sans limites de durée ou de volume. À noter : vous pouvez fermer votre compte à tout moment et l’ensemble de vos données seront immédiatement supprimées.

    Signaturely, trois signatures par mois

    Signaturely est un outil de signature électronique qui permet de créer, envoyer, signer et stocker des documents numériques. La version gratuite de la solution vous permet de demander trois signatures de documents électroniques par mois.

    Trois étapes simples sont à suivre pour signer : premièrement, préparez votre document en téléchargeant un fichier, puis ajoutez vos champs obligatoires. Deuxièmement, envoyez-le. Les signataires reçoivent alors un e-mail, cliquent sur un lien et voient votre document, et cela sur n’importe quel terminal, ordinateur ou mobile. Troisièmement, faites-le signer.

    La solution guide les signataires pour les aider à compléter tous les champs obligatoires jusqu’à la signature. Ils ont ensuite la possibilité de signer le document en saisissant simplement leur nom, en dessinant directement sur l’écran, ou en téléchargeant une image correspondant à leur signature.

    Lire aussi : Signature électronique : les pré-requis pour l'adopter et en faire bon usage !

    Tous vos documents sont centralisés sur la plateforme et classés en fonction de leur statut : signés, non signés, en attente. Vous recevez également des alertes quand un document est signé ou qu’une signature est manquante. Côté sécurité, Signaturely utilise des centres de données certifiés ISO 27001 et Fisma, gérés par Amazon.

    PandaDoc, un nombre illimité de documents et d'utilisateurs

    PandDoc est une solution proposant un forfait gratuit de signature électronique. Si vous avez besoin de charger, d’envoyer ou de signer des documents, ou même de traiter des paiements par voie électronique, cet outil peut vous convenir. Et ce sans aucune restriction, puisque vous pouvez charger et signer un nombre illimité de documents tout en ajoutant autant d’utilisateurs que souhaité. De quoi profiter au maximum de l’offre gratuite avec votre équipe.

    Lire aussi : GED et confiance numérique : à chaque étape son texte normatif

    Une fois que les utilisateurs reçoivent un document PandaDoc dans leur boîte de réception, les signataires peuvent le signer sur n’importe quel appareil, sans avoir besoin d’ouvrir un compte. De votre côté, votre tableau de bord vous permet de suivre en direct la signature, ou non, du document. Un certificat de signature électronique est ensuite délivré lors du téléchargement du document.

    À noter qu’il est possible d’envoyer un document à plusieurs personnes, mais dans un ordre spécifique afin d’obtenir plusieurs signatures. Il faudra pour cela créer un ordre de signature. La solution traite de nombreux formats de documents : PDF, Word, Excel, PNG, JPEG. PandaDoc assure votre sécurité à l’aide de sa conformité aux normes eSIGN et UETA.

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    Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes. Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation. Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus.
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