Alors que les problématiques liées à l’archivage électronique et à la sécurité des documents sont de mieux en mieux appréhendées par les organisations, le coffre-fort numérique tend, lui aussi, à se démocratiser. Pour autant, il est encore loin d’être présent dans toutes les organisations. À tort, puisqu’il permet à la fois de limiter les risques associés à la conservation des documents (piratage, accès non autorisé, etc.), mais également de respecter les réglementations en vigueur, RGPD en tête. Il est particulièrement adapté aux usages des
particuliers, et donc aux organisations qui ont besoin de partager et conserver des documents pour leurs clients, salariés, …
Le CFN pour préserver la valeur probante
Faisant l’objet de la norme Afnor NF Z42-020, le coffre-fort numérique est avant tout un espace sur lequel sont déposés et conservés des documents électroniques. Rappelons que cette norme est une norme française qui propose les spécifications fonctionnelles d’un composant coffre-fort numérique (CCFN) destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.
Ce dispositif garantit ainsi l’intégrité, la confidentialité et l’accès limité à ces fichiers. Dans le monde réel, le CCFN s'apparente à un tiroir sécurisé permettant de bâtir une salle des coffres. En plus de se conformer au cadre légal, les entreprises ayant mis en œuvre un tel dispositif observent des avantages concrets, notamment un accès unique, sécurisé et partagé par toutes les parties prenantes, une préservation de la valeur probante et une simplicité de déploiement qui le rend plus abordable et bien moins coûteux qu’un SAE (Système d’Archivage Électronique).
Vers des usages plus larges que le bulletin de paie
La conformité avec ces différentes réglementations doit donc être le premier critère de choix. Ensuite, en fonction de l’usage souhaité, l’entreprise peut se pencher plus particulièrement sur les fonctionnalités offertes par la solution : capacité native, stockage possible de tous les types de documents, intégration à l’environnement existant, interopérabilité avec des services tiers, fonctions de partage, gestion automatique des documents (lecture, indexation, récupération des données, destruction, etc.), accessibilité, etc.
De quoi répondre aux besoins de nombreux métiers, et pas uniquement à ceux du service RH pour la transmission des bulletins de paie.
Un coffre-fort numérique peut, en effet, être utilisé pour archiver tous types de documents et de fichiers électroniques, notamment des documents administratifs (factures, contrats, devis, bons de commande, bulletins de paie, etc.), des documents personnels (actes de naissance, livrets de famille, diplômes, relevés de notes, etc.), des données financières (relevés de compte, titres de propriété, actes notariés, etc.) ou encore des données médicales (ordonnances, résultats d'examens médicaux, dossiers médicaux, etc.) sous réserve de
bénéficier de la certification HDS.
CFN, un dispositif pérenne, accessible et convivial
Les coffres-forts numériques sont conçus pour offrir une sécurité maximale et protéger les données stockées contre les attaques et actes malveillants. Ils bénéficient de mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, l'authentification forte et des pare-feu pour protéger les données contre les menaces (phishing, malwares, ransomwares, etc.).
Les documents archivés dans un coffre-fort numérique restent par ailleurs accessibles à tout moment et peuvent être consultés à partir d'un ordinateur ou d'un smartphone. Ils sont conçus pour être facilement utilisables par les utilisateurs finaux grâce à des interfaces conviviales et intuitives. Les utilisateurs peuvent ainsi, en toute simplicité, stocker, partager, récupérer et gérer leurs données.
Un dispositif interopérable avec traçabilité intégrée
Le coffre-fort numérique doit aussi être en mesure de communiquer avec d'autres systèmes pour faciliter l'échange de données et l'intégration avec des applications tierces, telles que les logiciels de gestion de documents, les applications de signature électronique ou les systèmes de facturation électronique. Il permet aussi, dans la plupart des cas, de tracer les opérations effectuées.
Il est ainsi possible de connaître l'historique de toutes les actions réalisées sur les documents, telles que le dépôt, la visualisation et la suppression. Le suivi des opérations permet par exemple de détecter les activités suspectes et de retracer toutes les actions effectuées en cas de besoin, par exemple pour répondre à des demandes de conformité réglementaire ou pour enquêter sur des incidents de sécurité.
Un dispositif pratique et économique
Le coffre-fort numérique permet donc de stocker et de consulter facilement tout type de documents électroniques, sans avoir à chercher dans des dossiers papiers ou dans des dossiers dispersés dans plusieurs systèmes. Il permet également de réduire les coûts liés à la gestion de documents papier, tels que l'achat d’armoires sécurisées, les frais de stockage et les frais d'archivage dans des locaux verrouillés par digicode, etc.
Autant d’atouts qui font du coffre-fort numérique un outil utile pour les entreprises qui cherchent à gérer efficacement leurs documents électroniques, et notamment ceux de leurs utilisateurs finaux (particuliers, salariés, adhérents, …). Notez enfin que les coffres-forts numériques sont considérés comme des moyens de stockage de données personnelles, et sont donc soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union Européenne.
D’où l’importance d’accompagner ce changement en interne et de se tourner vers un prestataire respectant les normes existantes, mais aussi capables de lever les doutes latents, notamment celui-ci “Que deviennent les documents archivés si le service disparaît ?”. Une question que se posent toujours de nombreux utilisateurs.
Parmi les prestataires capables de répondre à vos besoins en matière de coffre-fort numérique, figurent :
DIGIPOSTE
Solution de coffre-fort numérique créée en 2011, Digiposte accompagne plus de 15 000 entreprises à dématérialiser l’envoi des documents à leurs collaborateurs (bulletins de paie, avenants, BSI…). Ces documents sont placés dans les coffres-forts personnels accessibles depuis un espace sécurisé web et une application mobile. Digiposte permet également aux salariés de recevoir, d’archiver et de partager leurs documents numériques en toute sécurité. En 2024, c’est 10 millions d’utilisateurs.
Digiposte est un service de confiance numérique proposé par La Poste. Il repose sur les infrastructures techniques hébergées en France de Docaposte. Pour plus d'information , téléchargez notre livre blanc "la dématérialisation RH s’installe dans le quotidien des salariés"
NUMEN
Le coffre-fort numérique est un espace d’archivage très sécurisé à vocation probatoire. Il est une solution simple et conforme pour archiver tout type de documents d’entreprise. Il garantit l’intégrité à long terme de tous vos documents métiers sensibles. Interfacé avec vos différents logiciels, vous pouvez archiver tous vos documents sensibles et contractuels et ainsi être en conformité avec la réglementation. Numen CFN Pro intègre les mesures de sécurité de haut niveau permettant de restituer à tout moment les documents conservés sans altération.
Numen CFN Pro intègre nativement des API (requêtes HTTPS REST) qui permettent une interconnexion simple avec vos applicatifs métiers.Les documents sont ainsi déposés automatiquement dans le coffre-fort électronique. Son intégration et la communication avec votre SI sont ainsi simplifiées et facilitées.
LOCKFILES
LockFiles aide les entreprises et organisations publiques dans l’archivage, le stockage et le partage sécurisé de leurs documents sensibles. Vos documents peuvent être importés en masse par vos collaborateurs ou automatiquement depuis une application tierce grâce à nos APIs. Notre coffre-fort 100% français se distingue notamment par son haut niveau de sécurité grâce à l’utilisation de mécanismes de chiffrement de haut niveau certifiés par l’ANSSI.
Rapide à installer, simple à prendre en main vous permet également d’avoir un haut niveau de traçabilité sur l’ensemble des actions effectuées. Enfin, vos données sont hébergées en France, via des cloud provider français ou directement sur vos serveurs.
Pour en savoir plus, téléchargez notre comparatif des coffres-forts numériques référençant plus de 10 prestataires évoluant sur le marché français.
