Comparatif des scanners haut volume : comment choisir ?

CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°384

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Face à l’explosion des flux documentaires et à la volonté croissante des organisations de reprendre le contrôle de leur production numérique, les scanners dits "haut volume", c’est-à-dire capables de numériser entre 5 000 et 130 000 pages par jour, s’imposent comme un maillon essentiel des dispositifs de dématérialisation. À côté des équipements d’entrée ou de milieu de gamme, ces outils répondent à des besoins intensifs et souvent stratégiques. Leur coût de départ, supérieur à 4 000 euros, en fait un investissement conséquent. Retrouvez le tableau comparatif des scanners haut volume en fin d'article.

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Clarifier ses besoins en amont

Avant de faire son choix, il convient de bien évaluer les besoins du service en question. Pour Aline Saponara, sales manager chez Kodak Alaris, cinq critères principaux doivent guider la décision : "le format des documents, leur nature (carte d’identité, triptyque, etc.), le volume à traiter, le temps imparti, le nombre d’utilisateurs et la prise en compte des séparateurs de documents en sortie doivent être évalués".

Même approche chez Brother France, où Thomas Vallée, chef de produit Scanners, invite à ne pas négliger l’analyse en amont : "beaucoup de clients surestiment ou sous-estiment leur volume réel. Résultat : ils choisissent parfois une machine inadaptée". Avant de s’équiper, un audit des flux documentaires et des processus existants s’impose donc pour dimensionner correctement le matériel, pour évaluer la compatibilité logicielle et pour mesurer le coût total de possession : "il ne faut pas seulement regarder le prix d’achat", poursuit Thomas Vallée. "La maintenance, la durée de vie et les consommables sont aussi des éléments clés de rentabilité".

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Les modèles récents misent sur l’intelligence embarquée pour alléger la charge des postes utilisateurs. Chez Kodak, comme chez Brother, le traitement des images s’effectue directement dans le scanner, sans mobiliser l’ordinateur. "Cela permet d’extraire les données plus rapidement, sans ralentir le PC", explique Aline Saponara. Autre évolution notable : l’intégration directe aux solutions de Ged, ERP ou cloud. Un vrai plus pour les organisations qui cherchent à automatiser leurs traitements.

Internaliser pour garder la maîtrise

Faut-il externaliser la numérisation ou l’intégrer en interne ? Pour Aline Saponara, la réponse est sans appel : "les opérateurs internes connaissent mieux les documents et les données à extraire, ce qui leur permet d’aller plus vite lors des étapes de préparation à la numérisation". Thomas Vallée partage ce constat et met en avant la dimension sécuritaire : "en gardant la numérisation en interne, les flux sont maîtrisés et les données sensibles moins exposées, sans oublier la réactivité". À terme, une solution internalisée s’avère souvent plus économique — à condition d’avoir un volume constant et du personnel formé. Avant de valider un modèle, les fabricants recommandent systématiquement une démonstration en conditions réelles pour tester la prise en main et éviter toute mauvaise surprise.

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Le scanner comme levier de performance

Les retours d’expérience confirment l’impact stratégique de ces équipements. Par exemple, le Centre hospitalier de Lens, qui a opté pour le modèle i5850S de Kodak, a permis de rationaliser la numérisation sans fatiguer les opérateurs grâce aux bacs de tri automatiques et à son ergonomie pensée pour les usages debout ou assis. Dans le secteur bancaire, un grand groupe mutualiste a équipé ses centres régionaux de scanners Brother capables de lire automatiquement les codes-barres afin de classer les documents clients dans leur Ged, de réduire les erreurs de traitement et de respecter les exigences réglementaires.

[NDLR Archimag n’opère aucune sélection préalable pour ses comparatifs. Un grand nombre de constructeurs de scanners ont été contactés pour élaborer le tableau pages suivantes et tous ceux qui nous ont répondu y figurent. Si ce comparatif ne reflète pas l’intégralité de l’offre disponible, il permet de mettre en lumière les fabricants les plus réactifs et engagés sur le marché français]

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