Méthodologie pour conduire son projet de gouvernance de l’information numérique

La gouvernance de l’information numérique, des documents et des données est un challenge pris en charge par des organisations publiques ou privées. Il s’agit de conduire un programme de transformation des modes de gestion des informations numériques permettant d’identifier, de valoriser, de simplifier, de fluidifier, mais aussi de sécuriser toutes les données et tous les documents en lien avec les processus métier et les circuits d’instruction comme de décision des activités d’une organisation. Alors comment s’y prendre ? Car si les enjeux et les problématiques à traiter sont connus (accès et partage des informations et des connaissances, maîtrise des risques, organisation de la pérennité, valorisation…), quelle méthodologie doit-on appliquer ? Quels conseils, repères, pratiques élaborées pour permettre à une organisation de conduire cette démarche depuis son initialisation jusqu’à son déploiement sous la forme d’un projet ? Voici la méthodologie.

Découvrez Le Brief de la Démat, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels de la transformation numérique et de la dématérialisation !

Sommaire du dossier sur la gouvernance de l'information :

Gouvernance de l'information numérique : les chiffres et les tendances du rapport 2022
Méthodologie pour conduire son projet de gouvernance de l’information numérique
Une gouvernance de l’information saine doit passer par la valeur ajoutée humaine
RTE : la gouvernance de l'information par et pour les métiers
La gouvernance de l’information vue par les éditeurs de solutions

Conduire un programme de gouvernance de l’information, c’est conduire un projet qui comporte plusieurs facettes, de nombreuses phases possibles qui vont s’enchaîner ou se paralléliser, et qui nécessite des actions préalables fortes pour permettre le lancement dans les conditions les plus optimales.

Quelques exemples au préalable de projet de gouvernance de l’information :

Les productions et instructions de documents internes ou externes en lien avec les activités métier ou support, nécessitant la mise en place de modes de travail collaboratifs pour :

1. Gagner du temps ;
2. Faciliter et tracer les évolutions de coédition de documents ;
3. Accélérer les circuits de validation voire de signature ;

La gestion des échanges et le traitement de courriers en réponse aux sollicitations externes, notamment les courriers (courriels, dépôts sur plateformes et papiers).

Les volets d'un projet de gouvernance de l'information

Un projet de gouvernance de l’information s’articule autour de quatre volets majeurs à piloter en parallèle pour mener à bien la réalisation :

Les processus métier à réviser et l’impact sur les équipes, leurs compétences, leurs organisations, les ressources documentaires et les gisements de données concernées ;
Les technologies : architectures techniques et fonctionnelles dont sécurité et signature… ;
Les budgets (“build” et “run”) ;
Les cadres réglementaires dans lesquels s’inscrire (normes et réglementations dont RGPD notamment). (voir graphique 1)

methode-projet-gouvernance-information

Un projet de gouvernance de l’information se décline de manière opérationnelle en cinq phases majeures permettant depuis son initialisation jusqu’à son déploiement généralisé de progresser tout en sécurisant les avancées, les choix et les changements qui vont nécessairement impacter les modes de travail donc les r....