Archiviste, responsable du pôle archives documentation (64)

Employeur : COMMUNE DE BAYONNE

1, avenue maréchal leclerc bp 60004
64109 Bayonne cedex

Département de travail : Pyrénées-Atlantiques

Secteur du lieu de travail : BAYONNE

Poste à pourvoir le : 01/03/2020

Date limite de candidature : 17/02/2020

Type de l'emploi : Emploi permanent

Nombre de postes : 1

Détails de l'offre

Famille de métier : Etablissements et services patrimoniaux

Grade(s) recherché(s) :

Assistant de conservation
Assistant de conservation principal de 2ème classe
Attaché de conservation du patrimoine
Rédacteur
Attaché
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s) : Archiviste

Descriptif de l'emploi : 

L'archiviste est responsable de la collecte, du classement, de la conservation et de la communication des archives de la collectivité. Il/elle conçoit et met en œuvre des instruments de recherche et de diffusion des archives. Il/elle organise l'accueil du public (services municipaux et public extérieur). Il/elle coordonne et supervise les activités liées aux relations avec les services producteurs d'archives et celles liées à la gestion matérielle des documents.

Missions :

Activités principales du poste :

* Organiser et coordonner le classement et l'archivage des dossiers, des documents ou des pièces : produits et/ou reçus par les services municipaux, y compris les données électroniques, dans le respect de la réglementation en vigueur ;
* Concevoir et actualiser les tableaux de bord en lien avec son domaine d'intervention : mais aussi les tableaux de gestion, le suivi des statistiques et les instruments de recherche ;
* Elaborer la politique de conservation préventive et curative des fonds et mettre en œuvre son organisation ;
* Assurer et/ou participer à la constitution, l'animation et le développement d'un réseau partenarial ou professionnel dans son domaine d'intervention : réseau des correspondants archives ;
* Informer, former et accompagner les services dans la gestion de leur production de documents (papiers et électroniques) ;
* Organiser les conditions d'accueil et l'accueil des services, des publics, des usagers ou des intervenants : en les accompagnant et en les guidant dans leur recherche ;
* Organiser et mettre en œuvre le récolement réglementaire des fonds ;
* Répondre aux besoins de consultation et de recherche des services versants et des usagers : par la mise en place du logiciel de gestion des archives notamment ;
* Animer, piloter et évaluer l'(les) équipe(s) placée(s) sous sa responsabilité : encadrer une équipe de trois agents ;
* Assurer et/ou participer à la gestion budgétaire du service (élaboration, saisie, suivi et exécution du budget) : superviser la gestion budgétaire du pôle ; identifier et alerter sur les situations présentant un dépassement ;
* Elaborer, rédiger et suivre les documents administratifs, juridiques, financiers, techniques ou réglementaires nécessaires dans le cadre de son champ d'intervention.

Activités secondaires du poste :
* Concevoir, élaborer et enrichir les dossiers documentaires relatifs à son champ d'intervention : en rapport avec la presse locale.

Profils demandés :

Compétences requises :

Connaissances théoriques, générales, procédurales ou spécialisées
(savoirs) :

A maîtriser avec un niveau d'expertise :
* Connaissance des procédures et de la réglementation relatives à son ou ses domaines d'activité : notamment en matière de communication d'archives publiques, de collecte et de records management ;
* Connaissance des normes, des principes et des procédés relatifs au domaine d'activité (catalogage, conservation, classement, format données...) : essentiellement des normes et des principes de conservation et de classement ;
* Connaissance des principes de la description archivistique, des normes en vigueur et des vocabulaires normalisés ;
* Connaissance des principes d'aménagement des locaux d'archives.

A maîtriser pour intervenir en autonomie :
* Connaissance des services de la collectivité, de son organisation, de ses compétences et de son environnement professionnel (institutionnel et juridique) ;
* Connaissance des outils de bureautique, de communication et des logiciels dédiés ;
* Connaissance de l'histoire des institutions et de l'histoire locale ;

Savoirs pratiques techniques (savoir-faire) :

A maîtriser avec un niveau d'expertise :
* Savoir élaborer et appliquer un plan de classement (continu en W).

A maîtriser pour intervenir en autonomie :
* Savoir gérer, approvisionner, actualiser, enrichir le fonds documentaire : en tenant compte des besoins et des attentes des services ;
* Savoir écouter, former, conseiller et évaluer les agents placés sous sa responsabilité : savoir mobiliser son équipe autour d'un projet, d'un objectif commun en développant l'entraide et l'esprit d'équipe afin d'enrichir l'efficience collective ; savoir anticiper, comprendre et réguler les situations de conflits, de stress ou de tension ;
* Savoir concevoir, acquérir et mettre en œuvre des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l'information : notamment à visée pédagogique pour l'ensemble des services municipaux ;
* Savoir instruire les demandes de communication et répondre aux besoins de consultation : et au besoin reformuler la demande en adaptant son discours ;
* Savoir élaborer un budget prévisionnel, suivre et contrôler son exécution : en sachant alerter et anticiper les situations de risque ;
* Savoir travailler en équipe et en réseau : avec ses agents et avec tous les métiers qui manipulent des données.

Pour lesquelles des notions sont attendues :
* Savoir élaborer des documents professionnels (cadrage, cahier des charges..), superviser la rédaction de documents et contrôler la conformité et la légalité des actes administratifs : en appliquant les techniques et principes rédactionnels, de synthèse, de structuration et de formulation des écrits professionnels.


Aptitudes et qualités à mobiliser en situation de travail (savoir-être) :
* Être rigoureux ;
* Avoir le sens des responsabilités ;
* Être respectueux de l'organisation, de la hiérarchie et du public ;
* Savoir se rendre disponible ;
* Faire preuve de discrétion à l'égard des informations recueillies et de retenue ;
* Faire preuve de capacité d'autonomie ;
* Faire preuve de partage et de communication ;
* Faire preuve de pédagogie, de relationnel et d'adaptation : notamment savoir former le personnel à la gestion de leur production de documents.

Temps de travail :

Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité :

05 59 46 61 56

Informations complémentaires :

Renseignements auprès de Madame Laure HONORE, Directrice de l’Administration générale ou de Madame Amélie GUYOT, Chef de service Secrétariat général
( 05.59.46.60.60)

https://www.emploi-territorial.fr/details_offre/8wobo2f2CuQ,,,?pk_campaign=ep