Archiviste (75)

Service de l’admi­nis­tra­tion cen­trale

Contexte pro­fes­sion­nel
Le Défenseur des droits est une auto­rité admi­nis­tra­tive cons­ti­tu­tion­nelle. Il est chargé de défen­dre les droits et liber­tés des citoyens et usa­gers dans le cadre des rela­tions avec les admi­nis­tra­tions de l’Etat, les col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­ria­les, les établissements publics et les orga­nis­mes inves­tis d’une mis­sion de ser­vice public ; de défen­dre et de pro­mou­voir l’inté­rêt supé­rieur et les droits de l’enfant ; de lutter contre les dis­cri­mi­na­tions, ainsi que de pro­mou­voir l’égalité ; et de veiller au res­pect de la déon­to­lo­gie par les per­son­nes exer­çant des acti­vi­tés de sécu­rité sur le ter­ri­toire de la République. Le ser­vice de l’Administration géné­rale a la charge du fonc­tion­ne­ment géné­ral de l’Institution : poli­ti­que des res­sour­ces humai­nes, suivi finan­cier et bud­gé­taire, ges­tion de l’assis­tance infor­ma­ti­que et de la télé­pho­nie, suivi de la poli­ti­que d’archi­vage. Il regroupe actuel­le­ment une ving­taine d’agents répar­tis.

Famille pro­fes­sion­nelle domi­nante du poste : AFFAIRES GENERALES

Description du poste
Placé(e) sous l’auto­rité hié­rar­chi­que du chef du ser­vice de l’Administration géné­rale, l’archi­viste est chargé(e) de :
 Définir et mettre en œuvre la poli­ti­que de ges­tion électronique des don­nées et docu­ments (Records mana­ge­ment) :

• Mise en place, évaluation et contrôle du système de circulation des documents
• Élaboration et mise en œuvre des outils de records management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation…)

 Mettre en place l’archi­vage électronique au sein du Défenseur des droits

• Participer à la réflexion sur l’archivage électronique au sein de l’institution
• Coordonner les aspects techniques de l’archivage électronique (prestataire DDD de l’application métier, service informatique et plateforme d’archivage des archives nationales)

 Gérer la chaîne de trai­te­ment archi­vis­ti­que :

• Identifier les archives de toute nature qui peuvent être proposées à la destruction ; préparer les bordereaux d’élimination en conséquence pour le visa de la Mission des Archives
• Inventorier et classer les archives définitives afin de préparer les versements aux Archives nationales
• Assurer la conservation des documents dans les meilleures conditions possibles
• Etre l’interface entre l’institution et la Mission des archives/ les Archives nationales

  Relations avec les ser­vi­ces ver­sants/pro­duc­teurs :

• Conseiller et sensibiliser les agents sur leurs obligations en matière d’archives
• Former et animer le réseau de correspondants archives
• Actualiser les procédures d’archivage et les tableaux de gestion, ainsi que les fiches pratiques d’aide pour les agents du Défenseur des droits
• Suivre la réalisation des procédures d’archivage (versements, éliminations etc…)

 Communication des docu­ments :

• En interne : 
  Assurer les communications des documents d’archives aux pôles/directions qui en font la demande
• En externe : être la personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA)
  Simplifier l’exercice du droit d’accès et des conditions d’utilisation des documents à la demande des usagers ;
  Permettre aux agents d’être mieux informés des réponses à donner aux demandes de communication qui leur sont adressées ;
  Etre l’interlocuteur unique de la CADA pour l’instruction des demandes

  Délégué.e à la pro­tec­tion des don­nées :

• Etre le pilote de la conformité en matière de protection des données personnelles au Défenseur des droits
• Réaliser l’inventaire des traitements de données personnelles
• Sensibiliser les agents de l’institution au nouveau règlement européen
• Recevoir et répondre aux réclamations et requêtes des personnes concernées par les traitements du Défenseur des droits et veiller au respect du droit d’accès, de rectification et d’opposition

L’archi­viste par­ti­cipe à l’enca­dre­ment des vaca­tai­res et sta­giai­res.

Les fonc­tions d’archi­vis­tes condui­sent à avoir des rela­tions fonc­tion­nel­les fré­quen­tes avec la mis­sion des archi­ves des ser­vi­ces du Premier minis­tre.

Profil sou­haité :
Maîtrise de la légis­la­tion et de la règle­men­ta­tion en matière d’archi­ves ;
Bonne connais­sance des archi­ves contem­po­rai­nes et de leur contexte de pro­duc­tion (ins­ti­tu­tions admi­nis­tra­ti­ves) ;
Maîtrise des pro­blé­ma­ti­ques posées par l’archi­vage électronique ;
Autonomie, sens des res­pon­sa­bi­li­tés et capa­cité d’ini­tia­tive ;
Capacité à suivre des orien­ta­tions et à en rendre compte ;
Qualités rela­tion­nel­les ;
Sens de l’orga­ni­sa­tion et rigueur ;
Maîtrise des outils bureau­ti­ques.

Conditions d’accès
Emploi ouvert en prio­rité aux fonc­tion­nai­res des 3 fonc­tions publi­ques de caté­go­rie A Au mini­mum diplômé en licence en archi­vis­ti­que et / ou expé­rience dans un poste simi­laire.
Détachement sur contrat pour les fonc­tion­nai­res (condi­tions sta­tu­tai­res du corps d’ori­gine garan­ties).
Ou CDD de trois ans, renou­ve­la­ble, pour les agents contrac­tuels non titu­lai­res, rému­né­ra­tion fixée selon la grille du cadre de ges­tion du Défenseur des droits

Lieu de tra­vail : 3 place de Fontenoy – 75007 PARIS
Poste à pour­voir : 1er jan­vier 2018
Date limite de dépôt des can­di­da­tu­res : 15 décem­bre 2017

Le dos­sier de can­di­da­ture com­porte les docu­ments sui­vants : 
  CV
  Lettre de moti­va­tion
  Le der­nier diplôme obtenu 
  Les 3 der­niers comp­tes rendus d’entre­tien pro­fes­sion­nel, le cas échéant.

Ces docu­ments doi­vent être adres­sés à M. BRES, chef du ser­vice de l’Administration géné­rale à l’adresse électronique : recru­te­ment@­de­fen­seur­des­droits.fr

Référence à men­tion­ner dans le mes­sage : « RECRUT / Archiviste »