Stagiaire « Archive » à la DREAL Pays de la Loire – Nantes (44)

Présentation – missions

Environnement du poste – Contexte et description du service :

La Direction Régionale de l’Environnement de l’Aménagement et du Logement (DREAL) des Pays-de-la-Loire est chargée de piloter les politiques de développement durable au niveau de la région et de mettre en œuvre la transition énergétique et écologique.

Au sein de la DREAL les missions du service ressources naturelles et paysages (SRNP) sont la connaissance, la protection, la gestion et la valorisation de l’ensemble du patrimoine naturel et culturel, de l’eau, de la biodiversité (y compris la mer et les milieux marins) et des paysages. Il poursuit le classement et la gestion des sites les plus emblématiques et assure le maintien d’une qualité des paysages du territoire régional. Il veille à la gestion économe et intégrée des ressources naturelles (eau, minéraux, …) en région Pays de la Loire, garante de la pérennité du développement régional. Il participe, par son expertise, à la prise en compte et la préservation des enjeux « ressources naturelles et paysages » dans les projets d’aménagement. Ce service est composé d’une quarantaine de personnes regroupées au sein de 3 divisions et d’1 unité.

La division sites et paysage (1 responsable de division, 4 inspecteurs des sites, 1 chargé de mission paysage, 1 dessinateur et avec l’appui d’une secrétaire) a pour objectifs la connaissance, la protection, la gestion et la mise en valeur de l’ensemble des sites et paysages de la région. Elle est chargée de mettre en œuvre, en liaison avec les autres services intervenant dans la gestion de l’espace, la politique des paysages (Convention européenne du paysage). Les missions liées à l’animation régionale de la politique de la publicité sont également mises en œuvre par cette division. Il en est de même pour le suivi des biens inscrits au patrimoine mondial de l’Humanité (UNESCO)

Objectifs (raisons d’être du stage) :

De part leurs différentes missions, les agents de la division sites et paysage génèrent différentes archives, que ce soit par leurs activités liées :

• à la protection -au classement et inscription- de nouveaux paysages
• aux procédures d’autorisation de travaux en sites classés et inscrits
• à la gestion quotidienne de sites notamment l’accompagnement de projets (échanges avec les porteurs de projets, CR de réunion, etc)
• au suivi des opérations grands sites et UNESCO
• aux missions de police
• aux missions de mise en valeur des sites protégés et paysages
• aux missions d’animation des politiques régionales du paysage et de la publicité
• aux productions d’avis sur des projets, plans programmes divers et variés

Au cours des dernières années, différents systèmes d’archivages – numérique et physique – ont été mis en place par les différents agents qui se sont succedés. Des initiatives pour trouver une certaine cohérence ont été mises en place pour faciliter le classement d’archives physiques et numériques avec notamment la mise en place récente d’une arborescence commune pour la gestion des sites, la mise en place actuelle d’une photothèque, les tableaux de suivis des autorisations ministérielles par département, tableau de synthèse de recensement des sites classés et inscrits à l’échelle régionale, etc

Pourtant, force est de constater que selon les départements et les personnes qui se sont succédées, il n’est pas toujours aisé de retrouver certains documents et informations pourtant importantes dans le suivi des dossiers. De nombreux documents restent non numérisés et lorsqu’ils le sont, il est difficile de les retrouver compte tenu du fait que leur emplacement et leur sujet repose en grande partie sur la mémoire des personnes présentes dans le service.

De ce fait, suite à un fort renouvellement de l’équipe, il semble opportun d’entamer une réflexion sur l‘organisation, la gestion et la valorisation des données afin notamment de faciliter le travail des agents dans l‘accès et la recherche d’archives concernant aussi bien leurs missions, départements, le type de document, les thématiques abordées, etc…

De même, compte tenu des activités quotidiennes des différents agents, divers éléments sont produits. Ces documents constitueront les archives de demain et il paraît opportun d’adopter une organisation commune du stockage des productions qui soit simple, intuitive et non chronophage – et qui dépendra fortement du travail réalisé sur l’organisation des archives actuelles. Cette organisation commune permettra par exemple de :

• faciliter la reprise des dossiers et l’accès aux documents lors d’un changement d’agent sur un poste
• trouver une certaine homogénéité dans les documents conservés par les différents agents
• facilité l’accès à des documents par secteur géographique / par une entrée thématique / par type de documents / par chronologie / etc.
• etc.

Une autre réflexion en lien avec l’organisation des archives concerne également la conservation et la restitution du travail quotidien (échanges avec les acteurs, inspection sur le terrain, participation à des réunions, etc) qui constituent pourtant la partie immergée des missions mais qui peuvent être sources d’informations importantes à conserver en archive.

L’objectif du stage sera donc de répondre et de faire des propositions par rapport aux questions suivantes :

• Comment faciliter l’accès aux documents ? Quelle donnée faut-il archiver en priorité ? Comment organiser la donnée existante ? Etc.
• Quelles données faut-il conserver ? Comment ? Sous quel mode ? Etc.

Des échanges devront également avoir lieu avec les personnes ressources de la DREAL sur les questions d’archivage. En effet, un système d’information de gestion de l’archivage (SIAM) a été mis en place au niveau ministériel avec un référentiel d’archivage, un mode d’indexation, des dates d’utilité administratives, etc. De même des réflexions sur un système d’archivage à l’échelle ministérielle est à l’étude (SIAMAE). La valorisation de certaines données passent également par un système d’information géographique.

Si l’objectif du stage s’inscrit dans la définition d’un « outil métier », il sera important que les propositions faites et soient compatibles avec les outils et les systèmes d’information développés à une échelle plus large.

Missions

Les missions du ou de la stagiaire seront diverses et consisteront à :

• Échanger avec les différents agents de la division et des autres services potentiellement concernés par les questions de stockage/archivage afin d’évaluer les organisations existantes, les besoins, les limites, les enjeux
• Identifier les différents types de données existantes
• Proposer une organisation des données existantes et de la donnée produite (exemple base de données)
• Proposer un ou des outils simple d’utilisation afin d’archiver la donnée en un temps restreint
• Proposer un valorisation de la donnée
• Tester l’organisation et le/ les outils proposés
• Rédiger un document synthétique d’aide à l’utilisation

La démarche devra être itérative et faire l’objet d’aller-retour avec l’équipe et les personnes ressources en fonction des avancées. En fonction des besoins et des échanges les missions pourront être ajustées en cours de stage.

• Structure de recrutement: DREAL Pays de la Loire (Nantes)
• Type d’employeur: Fonction publique d’État
• Localisation géographique : 5 rue Françoise Giroud, CS 16326, Nantes, 44200 (voir la carte Google Maps)
• Fonction / métier: Responsable des archives
• Niveau de responsabilité : A : cadre / chargé de mission / chargé de projet
• Durée: 4 mois minimum

Conditions d’exercice

Stage basé à Nantes dans les locaux de la DREAL

Profil recherché

Compétences nécessaires

Techniques

• Structuration de l’information
• L’élaboration et mise en oeuvre de règles de gestion documentaire des archives papier et électroniques
• Mise en place et de bases de données (Utilisation de Libre Office Base)
• Valorisation des archives
• Des compétences en SIG et connaissances sur la politique des sites et paysages seront un plus

Transversales

• Gestion de projets
• Pédagogie (les agents de l’équipe n’ayant pas une formation d‘archiviste)
• Esprit de synthèse
• Force de proposition
• Esprit d’initiative
• Capacité à animer une réunion

Relationnelles

• Travail en équipe
• Autonomie

Profil recherché

Étudiant ou étudiante en Master Archives.

• Rémunération: Selon la règlementation en vigueur
• Date limite de candidature: Mardi, 2. janvier 2018

Contact et informations

Renseignements :

Pour tout renseignement, veuillez contacter :
Adrien Coutanceau
Inspecteur des sites – départements de la Sarthe et de la Mayenne
Division sites et paysages
Service Ressources Naturelles et Paysages
DREAL Pays de la Loire
Tel : 02.72.74.75.94
mail : adrien.coutanceau@developpement-durable.gouv.fr

Source : Enssib

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