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Le cycle documentaire
Pour bien comprendre ce qui change entre l’archivage de documents papier et l’archivage de documents électroniques, il faut bien avoir en tête le cycle de vie d’un document, quel que soit son support (voir schéma ci-après).
Pour les non-archivistes, l’archive courante est un document de travail servant de support à l’activité (justificatif d’écriture comptable, rapport de suivi de chantier, compte rendu de réunion, etc.). Quand l’activité est terminée (clôture comptable, fin de chantier, fin de projet, etc.), le document devient une archive intermédiaire, dont le délai de conservation dépend du contexte juridique et métier qui l’entoure.
Ce document sera conservé tant que des contrôles ou des réclamations peuvent se présenter. À l’expiration de cette période, le document sera versé aux archives s’il présente un intérêt historique ou patrimonial, ou bien détruit pour libérer de l’espace physique ou électronique. La notion d’archive historique est en général très bien comprise et, jusqu’à l’arrivée des documents électroniques, elle était la base même de la notion d’archives.
La hiérarchie et les décideurs comprennent assez facilement qu’il est intéressant d’organiser la gestion de l’archivage intermédiaire, car ne pas retrouver un document ayant une valeur de preuve lors d’un litige ou d’un contrôle peut entraîner des conséquences dommageables pour la structure (perte financière, redressement fiscal, etc.). Cependant, cette simple compréhension n’est pas suffisante pour justifier un SAE. Une bonne organisation d’un classement sur les espaces de stockage documentaires de la structure et un bon nommage des documents ne sont-ils pas suffisants pour retrouver rapidement l’un d’entre eux en cas de besoin ?
Si la mise en place d’un outil de classement et de recherche des archives intermédiaires est souvent assez bien ressentie pour les documents papier (un tel outil s’appelle un SIA : système informatique de gestion des archives physiques), l’intérêt de mettre en place un SAE n’est pas aussi simple à faire comprendre. Et ceci se complique d’autant plus que le document devra être versé dès sa validation ou réception dans le SAE, et donc y être géré pendant toutes les durées DUC et DUA (DUC : durée d’utilité courante ; DUA : durée d’utilité administrative).
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Un SAE ayant un certain coût, à la fois de conception, mais surtout d’exploitation, le calcul de la rentabilité n’est pas simple à démontrer pour un tel système, qui vient en complément d’outils métiers, de systèmes de gestion de documents et d’autres éléments nécessaires à la bonne gestion de la dématérialisation des documents et des processus. Que vont gagner les équipes qui utilisent ces documents pendant leur DUC, alors qu’ils y ont accès dans leurs logiciels quotidiens ? Et pourquoi ne pas conserver tout simplement le document dans un espace sécurisé de stockage pendant sa DUA ?
Les risques inhérents au document électronique
Les arguments à utiliser pour convaincre de l’intérêt du SAE sont liés à la couverture des risques inhérents au document électronique.
L’intégrité
Le premier risque est la perte d’intégrité (risque de type légal) : en effet, l’article 1366 du Code civil, qui légalise le document électronique, indique : "L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité".
S’il est rarement contesté qu’un document présenté par une structure ne soit pas reconnu comme répondant à la première réserve, la réserve sur l’établissement et la conservation du document est plus difficile à démontrer. Comment garantir l’intégrité d’un document depuis sa naissance jusqu’à sa fin de vie ? Pendant toute la DUC et la DUA, le lieu de stockage du document électronique permet-il de démontrer qu’il n’a pas pu être modifié depuis sa création ?
C’est le premier argument pour la mise en place d’un SAE : le document versé dans le SAE dès sa création restera intègre, quoiqu’il arrive à sa copie restée dans les autres outils informatiques utilisés. Si quelqu’un conteste l’intégrité d’un document présenté par la structure, il sera possible d’aller vérifier dans le SAE que ce document est bien le même que le document archivé. Cette problématique existait moins pour les documents physiques, car la notion d’original était éventuellement démontrable.
L’archivage d’un document d’utilité courante permet de retrouver cette notion d’original : le bon document est celui du SAE, qui peut apporter les preuves de son intégrité. Celui qui conteste un document peut demander la preuve de son intégrité pour un litige ou lors d’un contrôle, et s’il n’est pas possible de la prouver de manière certaine (sans SAE), il y a risque de voir ce document rejeté comme preuve avec les conséquences qui en découlent.
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La disparition
Le deuxième risque est la disparition, volontaire ou involontaire, du document. Sans précaution particulière, un document électronique stocké sur un espace de stockage standard est potentiellement accessible par tout individu ou tout programme malveillant. De plus, des défaillances matérielles (électroniques, mécaniques, électriques ou même de la climatisation), des évènements climatiques violents (tornades, inondations) et des sabotages volontaires (destruction du bâtiment, vols de matériel, etc.) peuvent conduire à la disparition pure et simple d’un document.
Or, un SAE respectant les exigences fixées par la norme NFZ 42-013 sera protégé contre toutes ces opérations. Un tel SAE est un véritable quartier de haute sécurité dans le système informatique et permet de garantir de retrouver un document archivé intègre, même face à des tentatives d’altération par des éléments climatiques ou humains.
Et les risques du document physique ?
Bien entendu, certaines considérations évoquées jusqu’ici s’appliquent aussi aux documents physiques. Avec les technologies de numérisation et d’impression actuelles, comment garantir l’intégrité réelle d’un document physique ? Et comment se protéger contre la destruction de ce document lors d’évènements climatiques ou lors d’attaques volontaires humaines ?
Pour se protéger contre la perte de ces documents physiques (dont une partie est aussi liée à la dégradation dans le temps du support lui-même), leur numérisation et leur versement dans un SAE permettront de garantir leur conservation et, si la numérisation est réalisée en respectant la norme NFZ 42-026, de garantir le maintien de leur valeur probante si elle existe.
La numérisation des documents papier permet de conserver une copie de ces documents qui pourra être mise à l’abri d’éléments potentiellement destructeurs des documents physiques. Et, là aussi, un SAE répondant à la norme NFZ42-013 permettra de garantir la conservation, presque quoiqu’il arrive, de ces copies. En respectant la norme NFZ42-026, les documents papier originaux peuvent être détruits, ce qui réduit les coûts de conservation de ces archives physiques et apporte un argument supplémentaire pour la mise en place d’un SAE.
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En conclusion
Un SAE respectant la norme NFZ42-013 permet de garantir la valeur probante d’un document électronique, quoiqu’il puisse arriver comme évènement de nature à détruire ou à réduire l’intégrité des documents archivés. C’est, pour les documents, l’équivalent d’une assurance vie.
Michel Thomas
[Consultant expert en dématérialisation et archivage électronique]
