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Pourquoi reprendre l’existant d’un fonds d’archives papier ?
Reprendre l’existant, c’est un peu comme reprendre un grenier que vous n’avez jamais eu le courage de visiter : on ne sait jamais sur quoi on va tomber. L’objectif ? Reprendre la maîtrise intellectuelle, matérielle et réglementaire d’un fonds déjà constitué sans méthode archivistique stabilisée.
Cette démarche, qui s’inscrit dans une logique de gouvernance documentaire, peut répondre à plusieurs objectifs :
- sécuriser juridiquement les archives (oui, parce que les papiers périmés, ça peut coûter cher),
- améliorer l’accès à l’information pour les services producteurs et le public,
- préparer une dématérialisation ou une externalisation,
- répondre à une réorganisation administrative, un déménagement ou un audit (parce que oui, ça tombe toujours au pire moment).
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Évaluer l’existant : une étape incontournable
Avant toute action, un diagnostic est indispensable. Il permet de mesurer l’ampleur réelle du fonds et d’objectiver les choix à venir. Ce diagnostic repose sur :
- le métrage linéaire total et par typologie documentaire (oui, tout compte, même le dossier "URGENT - NE PAS TOUCHER" de 1982),
- l’état matériel des documents (lisibilité, conditionnement, risques d’écrasement par un autre classeur),
- le niveau de classement existant (logique, thématique, chronologique… ou totale anarchie),
- l’identification des producteurs et des périodes couvertes,
- la présence éventuelle de documents sensibles ou contenant des données personnelles (ou des vieilles notes embarrassantes de collègues partis depuis).
Cette phase peut aller du simple récolement sommaire à l’état des lieux exhaustif. Avant toute reprise, il faut évaluer si le fonds est utilisé ou dormant, vérifier l’existence d’outils de recherche, identifier les risques juridiques et mesurer l’urgence liée à un déménagement, audit ou contrainte opérationnelle.
Définir l’ambition du service d’archives
La méthode de reprise dépend étroitement de l’ambition fixée et toutes les reprises ne visent pas un classement exhaustif (sinon vous êtes partis pour quelques décennies).
L’approche minimale
Objectif : sécuriser et stabiliser (adaptée aux fonds peu consultés ou aux budgets serrés) :
- repérage des grandes masses documentaires,
- conditionnement correct,
- élimination des archives périmées (adieu les 300 rapports inutiles),
- mise en place d’un repérage sommaire.
L’approche intermédiaire
Objectif : rendre le fonds exploitable (souvent l’option préférée dans les services territoriaux ou hospitaliers).
- classement par fonctions ou activités,
- application des durées de conservation,
- rédaction d’un inventaire sommaire ou normalisé,
- identification des documents communicables.
L’approche exhaustive
Objectif : traitement archivistique complet (suppose un engagement fort en temps, compétences et ressources).
- classement définitif selon un cadre validé,
- tri approfondi et éliminations réglementaires,
- description fine et normalisée,
- valorisation et communication.
Estimer le temps et les ressources nécessaires
Le temps de la démarche dépend du métrage linéaire, du degré de désordre, du niveau de description attendu et des contraintes réglementaires. À titre indicatif, un traitement complet peut varier de quelques mètres linéaires par semaine à plusieurs mois pour des fonds complexes.
Faut-il recourir à du personnel temporaire ? Les archivistes contractuels ou vacataires peuvent sauver la situation… À condition d’un cahier des charges précis, d’un encadrement méthodologique strict et de surveiller régulièrement leurs progrès.
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Méthode de reprise de l’existant
- organisation du chantier : définition du périmètre, planification, identification des interlocuteurs, formalisation des règles.
- traitement archivistique : repérage et tri selon tableaux de gestion, classement progressif, conditionnement adapté, marquage cohérent.
- production d’outils : tableaux de suivi, instruments de recherche, notes méthodologiques internes… Pour que quelqu’un puisse comprendre ce que vous avez fait après votre départ.
Bonnes pratiques :
- documenter chaque choix,
- adapter le niveau de traitement aux usages réels,
- prioriser les fonds à risque ou stratégiques,
- associer les services producteurs (et sourire quand ils viennent se plaindre).
Points de vigilance :
- vouloir tout traiter de manière exhaustive sans moyens adaptés,
- reclasser sans respecter le principe de provenance,
- négliger les aspects juridiques,
- sous-estimer le temps nécessaire.
Quelques repères chiffrés pour préparer votre projet
Parce qu’un fonds d’archives ne se "range" pas entre deux réunions, quelques ordres de grandeur permettent de mesurer concrètement l’ampleur du travail et d’éviter les estimations trop optimistes.
À titre indicatif :
- 1 m. linéaire ≈ 10 ramettes de 500 feuilles, soit 5 000 feuilles = environ 10 000 pages (recto verso),
- 10 m. linéaires ≈ 100 000 pages,
- 50 m. linéaires ≈ 500 000 pages,
- 100 m. linéaires ≈ 1 000 000 pages.
Autrement dit, derrière quelques étagères se cache souvent l’équivalent de plusieurs centaines de milliers, voire d’un million de pages à traiter. En moyenne, un archiviste peut traiter entre 5 et 10 mètres linéaires par jour en approche minimale, centrée sur le repérage, la sécurisation et le reconditionnement. Ce rythme descend à 2 à 5 mètres linéaires par jour pour un traitement intermédiaire incluant classement, tri réglementaire et inventaire sommaire, et à 0,5 à 2 mètres linéaires par jour pour un traitement archivistique complet, avec analyse fine, tri approfondi et description normalisée.
Ainsi, un fonds de 100 mètres linéaires représente, selon le niveau de traitement :
- 10 à 20 jours ouvrés en approche minimale,
- 20 à 50 jours ouvrés en traitement intermédiaire,
- 50 à 200 jours ouvrés en traitement complet, soit plusieurs mois de travail pour un archiviste.
Ces estimations ne tiennent pas compte des temps annexes indispensables et qui représentent une part significative du temps réel du projet : échanges avec les services producteurs, validation des éliminations, gestion des anomalies ou formalisation des outils de recherche.
Conclusion
Reprendre l’existant d’un fonds d’archives papier n’est ni un simple exercice de rangement ni un traitement uniforme. C’est un projet structurant qui nécessite méthode et lucidité. En acceptant des approches différenciées et en posant clairement le cadre, les archivistes peuvent transformer un héritage documentaire parfois contraignant en un levier de maîtrise et de valorisation de l’information.
Anne-Solène Daniel
[Consultante et formatrice chez Serda Conseil]
