![naval-group-archives-documentation-donnees](https://www.archimag.com/sites/archimag.com/files/styles/article/public/web_articles/image/naval_group_-_adrien_daste.jpg?itok=cJ2IZgy1 ""Un sous-marin, c’est plus d’un million de composants, ce qui signifie qu’il y a beaucoup de documentation et de données associées", explique Delphine Mouchel, responsable des archives de Naval Group. (Naval Group/Adrien Daste)")
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Peu d’entreprises peuvent se prévaloir d’une telle ascendance. Du XVIIe siècle, avec la création des arsenaux de la Marine royale sous l’impulsion de Richelieu, à aujourd’hui, Naval Group continue de figurer parmi les leaders mondiaux de la construction navale de défense. Le constructeur français équipe la Marine nationale et plus de 50 marines dans le monde : des porte-avions, des sous-marins, des torpilles… Une réussite industrielle et un savoir-faire qui sont consignés dans un vaste ensemble documentaire composé notamment d’archives papier, de calques, de microfiches et de radiographies utilisées pour les contrôles de joints soudés indispensables dans la construction de sous-marins.
Ce patrimoine archivistique unique a cependant dû faire l’objet d’un important chantier de réorganisation. "Lorsque Naval Group a mis en place la norme Iso 9001 dédiée au management de la qualité, un audit a conclu à la non-conformité mineure sur la conservation des informations physiques", explique Delphine Mouchel, responsable des archives. "Il s’agissait notamment d’une dispersion des fonds documentaires, d’un manque de connaissance de ces fonds et d’un risque sur l’intégrité physique des documents".
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Décommissionnement des applications métier
Le constat posé, Naval Group a alors décidé de se doter d’un service d’archives en juillet 2010 afin de fédérer l’ensemble des sites de stockage répartis en France. "Nous avons également mis en place un processus unique de gestion des archives de tous nos services (conception des navires, production, ressources humaines, fiscalité, achats…)", indique Delphine Mouchel. "Nous nous sommes conformés aux nombreuses exigences de conservation qui s’imposent à toutes les entreprises, comme le code du patrimoine, le code général des impôts, le code du travail, ou le code de l’environnement, mais aussi à celles plus spécifiques liées à notre activité. Sans oublier la conformité au RGPD".
En quinze ans, plus de 36 kilomètres linéaires d’archives physiques ont été collectés, soit plus de 8 000 tubes de plans, environ 60 000 conteneurs et plus de 1,5 million de microfiches, et cette collecte est toujours en cours aujourd’hui. Ce travail sur les archives physiques s’est enrichi, à partir de 2015, d’un chantier sur les archives nativement électroniques.
Le versant numérique n’a pas été oublié, avec le décommissionnement des applications métier. Naval Group dispose en effet de nombreux outils (bases de données, solution de Ged, messageries…) dont certaines sont très anciennes. Pour chacune d’entre elles, l’équipe de trois archivistes s’est posé les questions préalables : les données sont-elles éligibles à l’archivage ? Le cas échéant, comment les migrer dans le système d’archivage de l’entreprise ? En lien avec la DSI, les archivistes interviennent pour valider (ou pas) ce décommissionnement sur la base d’un référentiel de conservation. À ce jour, plus de 2 téraoctets de données électroniques ont déjà été collectés en seulement deux ans.
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Archives intermédiaires, archives vivantes
Naval Group a été accompagné par le cabinet Serda Conseil pour l’évaluation du système d’archivage mis en place. Sans surprise, le volet cybersécurité est érigé en exigence pour les archives électroniques, alors que les archives physiques sont hébergées chez un tiers-archiveur avec un accès sécurisé.
"Un sous-marin, c’est plus d’un million de composants, ce qui signifie qu’il y a beaucoup de documentation et de données associées", rappelle Delphine Mouchel. "Notre archivage est un archivage intermédiaire pour les besoins de l’entreprise qui vont de la capitalisation du savoir-faire aux aspects réglementaires et légaux. Il s’agit d’archives extrêmement vivantes qui répondent aux besoins quotidiens des utilisateurs qui nous demandent entre 3 500 et 4 500 documents chaque année".
