Archivage électronique : ce que change eIDAS 2 pour la conformité

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Au sommaire : 

- Documents, données, IA : bâtir une chaîne de preuve conforme
- La capture, premier maillon de la preuve
- Ged, ECM, BPM : passer du stockage au pilotage du risque
- La conformité à l’épreuve de l’AI Act
- De la donnée capturée à la preuve opposable
- La fonction archive sous l’angle de la conformité
- La checklist de la conformité

C’est une réforme méconnue qui devrait interpeller les archivistes d’entreprise. Depuis le 1er août 2025, les professionnels concernés par le système d’immatriculation des véhicules (SIV) sont tenus de conserver leurs dossiers d’immatriculation dans un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité. Une obligation qui s’impose donc aux garagistes, aux concessionnaires automobiles et aux loueurs de véhicules. Tous ont dû réviser leurs pratiques d’archivage afin de faire face à d’éventuels contentieux ou contrôles.

Le dossier d’immatriculation archivé dans les règles de l’art peut alors servir de preuve opposable à condition de respecter un certain nombre de conditions. "L’intégrité du document constitue la première exigence fondamentale", explique la société AGS Records Management (Groupe Mobilitas). "Chaque fichier déposé dans le coffre-fort reçoit une empreinte numérique unique, calculée par un algorithme cryptographique robuste." Autres exigences, l’authenticité, la traçabilité et l’horodatage font également partie des obligations. Ce qui a pour effet de créer un haut niveau de sécurité lorsqu’un dossier est accédé d’une façon ou d’une autre : "La traçabilité exhaustive impose que chaque consultation, chaque tentative d’accès, chaque action effectuée sur un document soit enregistrée de manière permanente et inaltérable."

certification de copie conforme

Au-delà du cas spécifique des SIV, l’archivage est naturellement associé à la notion de conformité. Tout le monde ou presque est un jour tombé sur cette célèbre formule : "Certification de copie conforme à l’original". Comme le rappelle la conservatrice du patrimoine Élodie Voillot-Blanchard, "la certification de copie conforme atteste la parfaite similitude entre une copie et le document original. Elle évite ainsi les risques de contestation du contenu et/ou de falsification d’une copie. La certification conforme doit être réalisée par le service qui conserve le document, de sorte que les services publics d’archives peuvent être amenés à certifier conformes des copies de documents qu’ils conservent."

Le code du patrimoine, quant à lui, dispose que les copies conformes doivent "reproduire littéralement le texte original, sans résoudre les abréviations et en respectant l’orthographe. Elles ne doivent comporter ni lacune, ni surcharge, ni addition dans le corps du texte."

eIDAS 2 et la présomption de fiabilité inversée

À l’ère de l’archivage électronique, le règlement eIDAS 2 a bien évidemment changé la donne tant il redéfinit le paysage de la confiance numérique. Entré en vigueur en mai 2024 et complété par la publication de ses actes d’exécution techniques fin 2025, ce texte introduit un changement de paradigme majeur : il ne s’agit plus seulement de stocker des documents, il s’agit désormais de garantir leur valeur juridique absolue à l’échelle européenne. Alors qu’eIDAS 1 se concentrait principalement sur la signature, l’horodatage ou le cachet, eIDAS 2 impose aux solutions d’archivage électronique (SAE) de passer des audits rigoureux menés par des organismes de contrôle nationaux (comme l’Anssi, en France). Car la conformité des SAE passe aujourd’hui par le respect de critères stricts fixés par les normes européennes : traçabilité totale et piste d’audit immuable, politiques de gestion avancées des risques cyber (alignées sur l’Iso 27001), garanties de lisibilité des formats de fichiers malgré l’obsolescence technologique.

Autre changement majeur apporté par eIDAS 2, et non des moindres en matière de conformité : la présomption de fiabilité inversée. Un prestataire qualifié eIDAS 2 peut aujourd’hui se prévaloir d’une présomption de conformité, la charge de la preuve, quant à elle, se déplace vers l’entité qui conteste la fiabilité des archives.