Comparatif : à chaque organisation, sa solution de Knowledge Management

 Découvrez toutes les newsletters thématiques gratuites d'Archimag dédiées aux professionnels de la transformation numérique, des bibliothèques, des archives, de la veille et de la documentation.

Après avoir consacré de très nombreux articles au knowledge management, Archimag propose un tableau comparatif des principales solutions disponibles sur le marché français (présentées par ordre alphabétique).

Une quinzaine d’éditeurs ont répondu aux questions que nous leur avons adressées. À la lecture de leurs réponses, un premier constat s’impose : le mode SaaS est désormais privilégié et proposé de facto par la plupart d’entre eux.

Certaines solutions peuvent cependant être installées sur les serveurs du client, ce qui pourra rassurer les entreprises présentes sur des marchés hyper concurrentiels qui n’accordent qu’une confiance limitée au cloud.

Sans surprise, ces solutions sont en mesure de traiter quasiment tous les formats numériques : « la solution doit permettre plusieurs formats de support des connaissances : textes, vidéos, FAQ, annuaire d’experts… », explique Patrick Schambel, PDG Silverpeas. « Elle doit également favoriser la contribution et le stockage depuis toutes ces sources ».

Lire aussi : Dossier : Comment faire vivre ses bases de connaissance ?

Les modules de collaboration sont, eux aussi, particulièrement variés : annuaire, agenda, sondage, rappel des tâches, projets, fils de discussion… Des développements de modules sur mesure sont proposés par certains éditeurs pour répondre aux besoins spécifiques des organisations.

Gestion des droits d’accès

L’accès aux connaissances est bien entendu un enjeu majeur des outils de KM : « il faut faire en sorte que les connaissances soient disponibles auprès des personnes qui ont le droit de les connaître », rappelle Alain Berger, PDG directeur général d’Ardans. « Il y a ceux qui ont le droit de savoir qu’un document existe, ceux qui ont accès à ce document, ceux qui peuvent le modifier et ceux qui ne savent pas qu’il existe ».

Ces droits d’accès sont associés à des notifications qui se présentent sous la forme de courriers électroniques, de SMS, d’alertes… Un peu moins répandus, les flux RSS représentent une alternative que l’on retrouve dans certains logiciels.

Du côté des rapports d’analyse, les éditeurs présentent un panel d’outils permettant d’avoir une vue d’ensemble sur l’appropriation de l’outil : statistiques individuelles, temps de connexion, indicateurs d’activité, contributeurs clés, etc. L’examen de ces rapports est l’occasion pour l’entreprise d’ajuster les paramètres afin que le logiciel soit utilisé au mieux de son potentiel par tous les collaborateurs.

Par définition, une solution de knowledge management regorge d’informations à valeur ajoutée. Encore faut-il y accéder de façon fluide et efficace. Bonne nouvelle, il existe de nombreux modes de recherche mis à disposition des utilisateurs finaux : recherche simple, recherche plein texte, recherche multicritères, filtrage des résultats par facettes…

Lire aussi : Comprendre les graphes de connaissance : définition, sources, applications et outils

Tutoriel, conseil, paramétrage et aide en ligne

Nous avons également demandé aux éditeurs d’indiquer les types d’accompagnement et de support technique qu’ils proposent à leurs clients. Une question importante pour s’assurer de l’appropriation de l’outil. Chacun devrait y trouver chaussure à son pied : tutoriel, formation, prestation de conseil, paramétrage, documentation, forum de discussion, aide en ligne…

De même, le support technique est décliné en plusieurs modes allant de l’assistance téléphonique à la messagerie instantanée, en passant par la visioconférence.

Il fut un temps où ces solutions étaient réservées aux grands comptes, notamment en raison de leur coût. Elles s’adressent désormais à toutes les organisations publiques et privées, quelle que soit leur dimension. Les références clients indiquées par les éditeurs témoignent de leur polyvalence.

Quant aux tarifications déclarées par les éditeurs, elles doivent être comprises à la lumière de plusieurs critères : certaines se présentent en prix par client et par an, d’autres sous forme de licence à vie. Certains éditeurs adaptent également leurs tarifs selon le mode d’accès (SaaS ou sur site).

>> Télécharger le comparatif des solutions de knowledge management <<