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Méthode pour une base de connaissance vivante

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    La mise à jour et l’utilisation de la base de connaissance reposent sur la persistance de la bonne volonté et la disponibilité du ou des créateurs. (Rawpixel/Freepik)
  • Créer et organiser sa base de connaissance, c’est bien. La faire vivre dans le temps, c’est mieux ! Voici une méthode pratique pour optimiser le partage et la mise à jour d’une base de connaissance, ainsi que la collaboration en interne pour prolonger sa durée de vie.

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    Au sommaire : 


    Optimiser la restitution et le partage d’une base de connaissance

    Précision : les conseils qui suivent s’appliquent au monde des entreprises, pour des connaissances de type savoir-faire, retours d’expérience et raisons des choix.
    Pour être utilisée, une base de connaissance doit être très proche des pratiques et des besoins des opérationnels à laquelle elle est destinée :

    • la navigation doit être facile et simplifiée, lors des premières utilisations, par des schémas évocateurs du métier des utilisateurs ;
    • le moteur de recherche doit être puissant et s’appuyer sur les hiérarchies de mots-clés pour proposer des affinements adaptés ;
    • les connaissances proposées doivent répondre rapidement aux besoins opérationnels des utilisateurs. Ainsi, des check-lists ou des outils d’aide à la réalisation des activités fournissent une aide plus opérationnelle que des documents descriptifs ;
    • idéalement, l’accès aux connaissances doit se faire directement depuis les outils de travail pour ne fournir que les connaissances pertinentes dans ce contexte connu.

    Lire aussi : Comprendre les graphes de connaissance : définition, sources, applications et outils

    Le partage est favorisé par la présence de fonctionnalités d’échange en ligne, de questions à envoyer aux sachants, et d’un accès aux questions-réponses déjà présentes.

    Mettre à jour sa base de connaissance

    Le pilotage par la cartographie des connaissances du secteur

    La cartographie des connaissances est l’outil indispensable de pilotage de la constitution et de la mise à jour de la base de connaissance d’un secteur. Elle consiste à identifier les connaissances du secteur selon quatre axes : activités, produits/services, métiers et clients/projets/dossiers/affaires.

    Chaque connaissance doit être caractérisée avec :

    son type : référentiel, expérience, choixsa criticité : est-elle indispensable au secteur, et si oui, est-elle détenue par peu de personnes ?sa formalisation : est-elle formalisée dans la base de connaissance ?sa gestion : qui en est responsable, quelles dates pour sa formalisation, sa mise à jour, ave....
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    E-mails, fichiers et dossiers multiples, commentaires, messages instantanés, réseaux sociaux... Si vous souhaitez regrouper les expertises de votre organisation sur un sujet précis au sein d’un système unique et accessible en ligne, il est temps de vous lancer dans une base de connaissance!
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