CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°375
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Les soft skills désignent des compétences comportementales, à l’inverse des hard skills, qui représentent les compétences purement techniques. Ces “compétences douces”, qui ne s’acquièrent généralement pas à l’école ou à l’université, nous rappellent que nous sommes des humains avant tout, avec des forces et parfois aussi quelques faiblesses.
Un petit sondage informel : qui parmi vous pense être un excellent communicant, mais oublie parfois l’anniversaire de sa moitié ? Certaines soft skills brillent au sein des organisations et sont particulièrement recherchées par les recruteurs : la communication, l’adaptabilité, la créativité, le sens de l’organisation, l’empathie et la capacité de travailler en équipe. Alors, où vous situez-vous sur cette échelle de l’évolution des compétences ?
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Quelques soft skills essentielles pour les documentalistes
L’adaptabilité : c’est la compétence qui vous dit : "OK, ce n’était pas prévu, mais je gère !". Dans un monde où tout change et s’accélère, l’adaptabilité est reine. Les documentalistes ont dû s’adapter au cours des dernières décennies et ils devront encore le faire, notamment pour intégrer dans leurs missions les nouvelles technologies émergentes, comme l’intelligence artificielle. Mais s’adapter, c’est aussi intégrer la stratégie des directions pour lesquelles on travaille, c’est capter l’air du temps et s’en emparer.
La communication : qui n’a jamais souhaité avoir une télécommande pour traduire ce que Jean-Jacques veut vraiment dire pendant les réunions ? Être un bon communicant, c’est un peu ça : comprendre et être compris. Magique ! Le documentaliste doit savoir communiquer vers ses utilisateurs, valoriser ses services, comprendre les besoins émergents, défendre ses projets, son budget… Il s’agit d’une compétence essentielle à intégrer au quotidien. Le temps où le documentaliste attendait "le client" dans son centre de documentation est révolu.
Le sens de l’organisation : sans lui, c’est un peu comme essayer de monter une étagère Ikea sans la notice. Avec lui, on sait se mettre en ordre de marche, cadrer un projet, organiser les tâches tout en rassurant les parties prenantes. De nouveaux outils ? Un nouvel espace ? Et hop, vous devez imaginer une organisation efficace, poser les bases d’un système qui permettra de travailler ensemble, mais aussi de rendre l’information accessible.
L’empathie : c’est la "capacité de s’identifier à autrui dans ce qu’il ressent". Autrement dit, une personne empathique a cette faculté intuitive d’écouter de manière active et positive
son interlocuteur, sans jugement. Elle sait reconnaître et comprendre ses émotions, ses sentiments, et se mettre à sa place. L’écoute active, en particulier, permet de cerner en détail le besoin réel de vos utilisateurs pour éviter de mettre en place des services qui seront peu ou pas utilisés, tout en vous prenant trop de temps pour les délivrer. Non, ce n’est pas juste pour les psychologues : c’est le petit plus qui fait de vous un collègue ou un manager apprécié et efficace.
La créativité : parce que sortir du cadre est parfois ce qui fait avancer les choses. Les recruteurs recherchent cette compétence pour trouver des collaborateurs qui sauront regarder au-delà de la routine quotidienne et innover. C’est une compétence précieuse qui pourra également vous aider à identifier et régler des problèmes en prenant de la distance. On a trop tendance à rester le nez dans le guidon, pris par le quotidien, alors qu’il faut souvent prendre le temps de regarder les choses dans leur ensemble et sortir de sa boîte pour cueillir de nouvelles idées. La créativité en groupe, qui permet de bénéficier de l’intelligence collective, est aussi un bon moyen d’être créatif pour rebondir d’une idée sur l’autre.
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Documentalistes : développer vos soft skills
Formations dédiées : de nombreuses institutions offrent des programmes axés sur le développement personnel et les compétences interpersonnelles, mais elles peuvent être aussi insérées dans des programmes orientés métiers. Se diriger vers la formation intra pour contextualiser les compétences est aussi un choix judicieux (par exemple, se former à la prise de parole en public pour présenter un projet de développement du centre de ressources en comité de direction).
Mentorat : avoir un mentor ou être mentoré peut grandement aider à affiner ses compétences, notamment la communication et l’écoute. Cette pratique anglo-saxonne peine à se développer chez nous, mais représente pourtant un excellent moyen d’être accompagné, notamment lors d’une prise de poste.
Feedback régulier : demander des retours sur ses performances peut mettre en lumière des domaines à améliorer. Si l’effet miroir et la critique constructive devraient être intégrés dans le management de proximité, ils sont malheureusement trop souvent négligés ou restent à un niveau de critique non suivi d’effet (démoralisant alors les collaborateurs comme les managers).
Livres et ressources en ligne : la littérature dédiée aux soft skills est foisonnante et le web regorge de blogs, de vidéos et de cours sur le sujet. En la matière, YouTube est un bon ami, même s’il faut fouiner un peu. Il existe également quelques Moocs, qui demandent un peu plus d’investissement personnel, mais qui sont tout à fait intéressants, comme celui de Julien Bouret.
Participation à des ateliers ou à des groupes de discussion : ces sessions permettent d’interagir avec d’autres professionnels et de développer des compétences en situation réelle. L’intelligence collective et le partage sont une clé de réussite dans ce domaine.
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L’avantage humain face à la technologie
Les documentalistes sont traditionnellement chargés de collecter, organiser, stocker et diffuser de l’information. Avec l’essor de l’intelligence artificielle (IA), les outils qui exploitent cette technologie peuvent aider les documentalistes à accomplir ces tâches de manière plus efficace. Par exemple, des algorithmes avancés peuvent faciliter la classification et la recommandation de documents ou encore améliorer la recherche d’informations. On pourrait donc s’inquiéter et considérer l’IA comme un ennemi (c’est donc ce chatbot qui va prendre mon job ?).
Les intelligences artificielles entrent en force dans nos métiers, c’est vrai. Mais aussi génial soit-il, même le robot le plus sophistiqué du monde ne pourra vous dire comment il va après une dure journée ou se mettre en écoute active sans être guidé.
C’est là que réside le pouvoir des soft skills : alors que la technologie évolue à une vitesse folle, l’humain reste irremplaçable. Les relations humaines sont la base de notre monde, et aucune IA ne peut nous surpasser en la matière.
Il convient cependant de se former et de comprendre comment elles fonctionnent et comment les interfacer dans nos missions pour les rendre plus efficaces. Avec elles, vous pourrez justement générer de la créativité, mieux organiser votre travail, vous adapter à des modes d’organisation nouveaux... autant de soft skills que nous avons évoquées plus haut.
Des formations sont proposées pour comprendre et savoir comment les interroger. Courez vous y inscrire !
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Conseils pour cultiver continuellement ses soft skills
Pratiquez régulièrement ! Comme toute compétence, plus on la pratique, plus celle-ci s’affine. Engagez-vous dans des situations qui mettent en jeu vos soft skills, challengez-vous régulièrement et sortez de votre routine. Tirez parti de chaque occasion pour élargir votre horizon, que ce soit en apprenant à parler en public, en voyageant ou en travaillant en équipe (même avec Jean-Jacques, ce collègue qui parle un peu trop fort au téléphone).
Bien que naturelles, les soft skills nécessitent un entretien continu. La formation, la pratique et la remise en question régulières sont essentielles. Et n’oublions pas l’assertivité, la résilience et la gestion du stress pour briller même les jours de pluie. Et pour finir, ne négligeons pas la curiosité (qui n’est finalement pas un si vilain défaut) en clé de voûte pour explorer, découvrir et tester. Tout ce qui fait de vous un être humain qui évolue dans sa vie privée et professionnelle.
