Mutualiser son centre de documentation : un défi humain et technique

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Beaucoup d’organisations, publiques ou privées, se sont lancées ce défi : celui de mutualiser ses centres de documentation. Si cette tendance existe déjà depuis presque toujours, les projets se suivent, mais ne se ressemblent pas. Modernisation, partage de connaissances, gain économique, réunion de services au sein d’un même lieu : les objectifs sont nombreux et cumulatifs.

"La disponibilité croissante de l’information sous forme numérique renforce davantage la pertinence de la mutualisation et permet d’éviter également tout problème de transfert de données", souligne Gilles Batteux, président de l’éditeur Kentika. "Il n’est plus nécessaire de stocker plusieurs fois un document à des endroits différents !"

Si les profils des organisations qui se lancent dans une telle entreprise sont variés, une petite tendance se dessine néanmoins. "L’action publique met de plus en plus de bases en réseau", constate Bérengère Royer, responsable commerciale chez PMB Services. Les secteurs de la santé et du social sont assez précurseurs dans la mutualisation des données."

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Les instituts de formation (centres de formation, universités, écoles…) ne sont pas en reste. Côté technique, les bases de données documentaires sont réaménagées selon le projet. Alors que certaines fusionnent, de nouveaux outils peuvent être imaginés, comme des solutions uniques ou des agrégateurs communs.