Autrement dit, toutes ces tâches que nous effectuons chaque jour mais qui sortent du cadre de nos missions et projets, et qui, mise bout à bout prennent un temps fou et empiètent sur le temps consacré aux projets sur lesquels nous sommes réellement attendus.
Sans compter que ces micro-tâches, ces petits bouts de travail, ne sont pris en compte dans aucun reporting. Collaborateurs comme managers ont ainsi de plus en plus de mal à appréhender les tâches en cours et disposent de peu, voire d'aucune visibilité sur le travail. Rares sont les études portant sur cette matière noire du travail qui mérite pourtant d’être prise très au sérieux, car elle coûte cher aux organisations.
Impact sur les entreprises
Invisible par nature, cette matière noire prolifère dans les applications déconnectées (bon nombre de collaborateurs travaillent encore en local) et le travail non structuré, comme les fils de conversation de nos messageries instantanées, nos mails, nos réunions en visio et tous les documents créés à un instant T et non intégrés dans une plateforme centralisée.
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Comment faire dans ce cas pour suivre, gérer, exploiter et aligner les tâches sur les objectifs de l'organisation ? Impossible. Pour l’heure donc, la plupart des managers manquent de visibilité sur les tâches effectuées par leurs équipes et ne sont donc pas en mesure de suivre en temps réel l'avancement d'une grande partie des projets.
Temps perdu et mauvaise gestion du risque
Insidieuse, cette matière noire fait perdre chaque année un temps précieux aux professionnels. Sans compter qu’elle coûte des milliers d’euros, à la fois en clients perdus car mécontents, en projets avortés et finalement non reconduits, mais aussi en temps passé mais non facturé aux clients (car sous-estimé).
Elle finit donc par peser sur la rentabilité des organisations. Sans un tableau complet sur le travail effectué et les projets, les équipes ne peuvent pas anticiper, ni même réagir aux risques potentiels, et sont donc plus susceptibles de rencontrer des problèmes entraînant le report ou l'échec de ces projets.
Exode des employés
Outre les coûts financiers, la matière noire du travail a aussi un impact humain. Celui-ci se traduit par une dégradation progressive de l'équilibre travail/vie privée, par un niveau de stress accru chez les collaborateurs, par l'épuisement professionnel et par une hausse du turn-over.
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Les collaborateurs peuvent, en effet, perdre beaucoup en raison des retards et des tâches supplémentaires induits par cette désorganisation. Ils se retrouvent contraints de jongler entre plusieurs tâches, dont certaines en doublon, de réaliser des travaux inutiles et de constamment compenser le manque d'informations.
Résultat, stressés et épuisés, certains collaborateurs n’hésitent plus à chercher ailleurs de meilleures conditions de travail avec une charge mentale moins lourde. Ce qui là encore constitue un centre de coût et de tracas pour les organisations. Reste à savoir comment appréhender ce problème et le régler.
Quelle solution ?
Pour maîtriser la matière noire du travail, il convient de s'appuyer sur une source d'informations unique et de réunir les équipes au sein d’une même plateforme. Sans cette adhésion, le combat est perdu d’avance. Les organisations ont, en effet, besoin d'une solution suffisamment puissante pour pouvoir gérer et orchestrer des flux de travail complexes, et suffisamment conviviale pour que les collaborateurs apprécient de l’utiliser.
Si la mise en place d’une GED transverse permettant de centraliser l’information et d’outils collaboratifs constituent les pré-requis de cette rébellion, difficile d’agir de manière efficace sans une solution permettant aux collaborateurs et aux managers, quels que soient leurs niveaux de responsabilité, d’avoir une visibilité complète sur ces flux de travail et applications ainsi que sur leurs données.
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C’est là que les outils de gestion de projets ou de tâches comme Monday, Trello, Asana, Wrike et autres prouvent toute leur valeur. Mais encore faut-il définir et modéliser au préalable des processus clairs pour que les projets puissent avancer de manière systématique (voire automatique), rapide et collaborative.
C'est là aussi l’unique manière de simplifier et de reconnaître le travail des collaborateurs, tout en réduisant le stress et l'épuisement professionnel.
