La rédaction du cahier des charges fait partie des étapes essentielles pour garantir la bonne réalisation du projet en numérisation. Il doit donner le cap en affichant un cadre clair et réaliste sur le déroulement des opérations, sans oublier les aspects réglementaires et les aspects légaux incontournables. Il permet également de montrer les exigences attendues à son futur prestataire qui auront une répercussion inévitable sur le coût global.
Tribune - En règle générale, il se décomposera en 4 grandes parties :
Description : contexte, objectifs de la numérisation, typologie et présentation des documents
Logistique : déroulement de la prestation, mise en garde sur la manipulation des documents, prise en charge, transport et stockage des documents
Production : phase de test, choix techniques (formats de fichiers, métadonnées, indexation, nommage des fichiers et des répertoires, arborescence), livraison des fichiers, délai de réalisation, contrôle qualité du prestataire et du fournisseur
Réglementaire : assurance, dommages des documents, question des droits d’auteur, protection sur l’utilisation des images par le prestataire
La liste et le contenu de ces sous-ensembles ne sauraient être exhaustifs mais ils montrent la diversité des sujets à aborder en amont du projet. Le cahier des charges doit refléter les contraintes spécifiques des collections patrimoniales en phase avec une réalité économique. Par exemple, si la fragilité de vos documents nécessite un protocole extrêmement coûteux pour le prestataire, lors du transport et du stockage, le risque sera de recevoir une offre tarifaire démesurée voire aucune offre. La solution peut être de proposer une prestation de numérisation au sein de vos locaux afin de garantir la conservation adéquate de vos documents.
Chaque professionnel du patrimoine du secteur public ou privé pourra trouver une aide précieuse sur les recommandations d’usage auprès des établissements nationaux : Archives nationales, Bibliothèque nationale de France, Institut National de l’Audiovisuel etc. Néanmoins, les indications de ces établissements nationaux doivent impérativement être remis en perspective selon vos besoin réels, vos moyens financiers et votre support informatique. N’hésitez pas à communiquer vos problématiques à vos pairs à travers des associations comme BiblioPat, l’AAF, l’ABF…
Vous pouvez également envisager de déléguer ou de vous faire conseiller par une agence sur la rédaction du cahier des charges en numérisation. Ainsi, votre énergie est mobilisée sur le développement et la valorisation de votre projet.
Emeline Dodart
Expertise en numérisation du patrimoine culturel / Analyse - Conseils - Assistance technique - Formation
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