Quatre documents sont pour le moment disponibles au sein de la bibliothèque de référence élaborée par le Siaf, mais d'autres sont actuellement en cours de préparation.
Nombreux sont les services d'archives à se lancer dans un projet de SAE (système d'archivage électronique). Mais les moyens sont parfois limités et la garantie d'un sécurité juridique primordiale. Pour les aider, le portail FranceArchives signale que le Siaf (Service interministériel des Archives de France) a travaillé avec le cabinet de conseil Olkoa pour mettre à disposition de tous les services souhaitant mettre en place un SAE des modèles de documents regroupés au sein d'une bibliothèque de références. Ces documents, qui décrivent précisément les rôles, les responsabilités, les activités du système et les intervenants, devront bien sûr être adaptés à chaque contexte particulier (organisation, exigences, contraintes, évolutions législatives et réglementaires, etc), mais ils permettent de guider les services dans l'élaboration du dispositif documentaire de leurs systèmes.
Les documents disponibles
La bibliothèque de référence compte aujourd'hui 4 documents de référence, disponibles en version pdf (avec notice d'aide à la rédaction) et en version odt (sans la notice et directement réutilisable) :
- Politique d'archivage
Version PDF : BDR_02_Politique_d-archivage.pdf
Version ODT : BDR_02_Politique_d-archivage_sans_notice.odt
- Contrat de service
Version PDF : BDR_03_Contrat_de_service.pdf
Version ODT : BDR_03_Contrat_de_service_sans_notice.odt
- Contrat de versement
Version PDF : BDR_04_Contrat de versement.pdf
Version ODT : BDR_04_Contrat_de_versement_sans_notice.odt
- Convention de mutualisation
Version PDF : BDR_05_Convention de mutualisation.pdf
Version ODT : BDR_05_Convention_mutualisation_sans_notice.odt
D'autres documents sont actuellement en cours d'élaboration, tels qu'une charte qualité pour la numérisation fidèle de documents non patrimoniaux, un cahier des charges type pour le recrutement d'une assistance à maîtrise d'ouvrage préalable à l'acquisition d'un Système d'archivage électronique et un cahier des charges pour l'acquisition et le déploiement d'un Système d'archivage électronique.
Des outils en préparation
Cette bibliothèque de référence vient s'ajouter aux différents outils mis à la disposition par le Siaf pour faciliter l'appropriation de l'archivage numérique par les services publics d'archives, tels que Sherpa (un générateur de profils d'archivage conforme au Standard d'échange de données pour l'archive) ou encore Makematrice et Visumatrice (outils liés au versement de la matrice cadastrale numérique dans les services départementaux d'archives). Le projet Octave, en cours, vise à créer un outil de préparation des versements d'archives bureautiques vers les SAE.
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Archimag numéro 294 :
Archivage électronique : entrez dans le système !
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Offre couplée Guides pratiques n°57 + n°58 !
Aujourd’hui, pour sécuriser son information, il faut certes raisonner en cycle de vie de l’information, document vital et preuve, mais aussi en métadonnées ou journal transactionnel. Records management et archives ont pris acte de l’entrée de l’information dans l’ère de la trace. Il s’agit d’appréhender de nouveaux développements (blockchain, cryptographie) et défis (lutte contre la fraude documentaire, anonymisation des données personnelles, archivage dans le cloud). L’archivage électronique, pour le privé comme pour le public, doit pouvoir évoluer sans risque.
Ces deux guides pratiques (n°57 + n°58) vous permettent de disposer d'un état de l'art, de méthodes, de solutions et de toutes les durées de conservation pour chaque type de direction d’entreprises, services concernés, fonctions concernées et par type de dossiers. L’une des plus-values de ce guide réside dans ses nombreux tableaux de gestion qui recensent les durées de conservation de plus de 12 domaines (Guide n°58). A la fois sur des fonctions transversales (Ressources Humaines, Direction Générale…) mais aussi sur des métiers (Bancassurance, Santé…), c’est un outil indispensable pour tout gestionnaire de l’information. Ces informations existent également au format numérique – et sont mises à jour régulièrement – dans la Base de données des durées de conservation Archimag.
![nouveau-site-internet-archives-municipales-lille](https://www.archimag.com/sites/archimag.com/files/styles/vignette/public/web_articles/image/site-internet-archives-municipales-lille.jpg?itok=gLIldhNQ "La rubrique "Rechercher" donne accès à la salle de lecture virtuelle des Archives municipales de Lille. (Archives municipales de Lille)")
