Si le "jusqu'à preuve du contraire", prévu par le nouveau décret, reste désormais à éclaircir, les exigences sont enfin posées.
C'est une révolution pour le monde des archives, de la numérisation et du droit ! Le décret que les professionnels attendaient tant, précisant les spécifications à mettre en oeuvre pour qu'une copie numérique soit présumée fiable et permettent ainsi de supprimer si possible l'original papier, est paru le 5 décembre dernier. Le deuxième alinéa de l'article 1379 du Code civil précise en effet les conditions de la fidélité à l'original et de l'incorruptibilité d'une copie, "jusqu'à preuve du contraire".
Les conditions de la fiabilité
Selon le présent décret, une copie est présumée fiable si elle résulte soit d'un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie, soit, en cas de reproduction par voie électronique, d'un procédé qui répond à certaines conditions prévues par le décret :
- Documentation du contexte de la numérisation :
le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci ; elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie.
- Empreinte électronique + horodatage + cachet électronique/signature électronique :
L'intégrité de la copie résultant d'un procédé de reproduction par voie électronique doit être attestée par une empreinte électronique, qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable. Cette condition est présumée remplie par l'usage d'un horodatage, d'un cachet électronique ou d'une signature électronique qualifiés.
- Conditions de conservation de type SAE (système d'archivage électronique) ou coffre fort numérique :
La copie électronique est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
- Documentation des migrations opérées (en cas de changement de format, il y a génération d'une nouvelle empreinte) :
Le texte précise également que les opérations requises pour assurer la lisibilité de la copie électronique dans le temps ne constituent pas une altération de son contenu ou de sa forme, dès lors qu'elles sont tracées et donnent lieu à la génération d'une nouvelle empreinte électronique de la copie.
Attention !
L'ensemble de ces documentations (empreintes et traces générées) devront être conservées aussi longtemps que la copie électronique produite et dans des conditions ne permettant pas leur modification.
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